淺談如何做好學校檔案信息化管理

朱凱

摘 要：隨著信息社會和教育事業的快速發展，學校的辦公自動化建設發展較快，但是檔案管理工作還基本存在手工管理方式多，可共享的少；部門自我服務多，向社會提供服務少的弊端。要想逐步改變這種狀況，實現學校檔案信息資源的共享，就必須重視和加強學校檔案信息化建設工作，努力提高學校檔案信息化管理的水平。

關鍵詞：學校；檔案信息化；管理

學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，是辦學的基礎性工作，也是在客觀上反映一所學校的管理水平的重要標志之一。當今信息時代人們對信息資源的重視程度越來越高，信息資源在社會發展中也越來越發揮著重要的作用，檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分也越來越突顯出它的關鍵性和重要性。

1. 加大宣傳力度，普及檔案知識。

學校的檔案管理首先要擴大普及宣傳面，讓全校師生都了解掌握檔案的相關知識。學校檔案館（室）應做好檔案、檔案工作、檔案法律法規等的宣傳工作，讓廣大師生對檔案工作有一個正確的認識，了解檔案的重要作用。其次，檔案館還應主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，將電子文件歸檔范圍公布在校園網或者是的檔案館（室）的部門網站上，擴大宣傳面，提高廣大師生對檔案信息化的認識。學校檔案館（室）的工作人員要深入到各歸檔部門進行調研，廣泛聽取各部門對電子文件形成與歸檔情況的意見，制定出適合自己學校的電子文件歸檔防衛以及切實完善的檔案信息化建設的法規、政策。再次，學校檔案館（室）不應該局限于為學校建設、日常教學提供檔案材料這一狹隘的服務功能上，而應該更好地發揮檔案作為一個學校不斷發展的歷史見證的功能，成為廣大師生了解學校歷史面貌和發展的信息平臺，展示學校優良文化傳統和良好學習風氣的教育基地，讓更多的人認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，自覺地支持學校檔案信息化管理工作，從而使學校檔案信息化管理工作有更好更完善的發展。

2.學校檔案工作者角色的重新定位和素質提高。

學校檔案信息化管理就是采用計算機技術和網絡技術實現傳統的檔案管理業務，它只能通過專業人員操作計算機才能得以實現和發展。因此，檔案信息化管理對學校檔案工作者提出了更高的要求，一方面檔案業務知識要過硬；另一方面計算機技術也要過硬，即不僅要掌握檔案專業知識、計算機知識，還要精通網絡技術、多媒體技術及具備信息分析能力。所以學校檔案工作者要改變過去那種“看攤守業”的做法，增強危機感和緊迫感。首先，應努力優化自己的知識結構，在鉆研檔案理論的同時進一步擴大自己的知識面，努力學習外語、互聯網、計算機應用等方面的知識和技能，使自己成為一專多能的復合型人才；其次，應積極創新，始終保持對新事物的敏感度。以全新的姿態投入到檔案事業中。而相關的重要檔案部門也應重視對現有檔案管理人員的教育培養及各種專業人才特別是計算機人才的引入，為檔案信息化管理配備一支素質高、結構合理的檔案管理專業隊伍。而針對某些學校檔案管理人員專業素質偏低的問題，要采取鼓勵管理人員通過業余自學、短期培訓、脫產進修等形式來逐步提高自身素質，同時招聘接納專業人才，改善學校管理人員隊伍素質結構。

3.提高管理設備和技術的現代化，大力推進文檔一體化管理。

實現學校檔案信息化管理的目的，就是利用以計算機技術為核心的信息技術對檔案資源進行管理，使檔案信息能夠以更準確、更迅速的方式為全社會服務。因此，要實現檔案信息化管理，檔案管理設備、技術必須現代化，除了要有計算機、掃描儀、光盤刻錄儀、縮微閱讀機等必要的高性能硬件設備外，還必須基于網絡技術和數據庫技術，大力開發應用檔案管理專用軟件。檔案工作的信息化不可能一蹴而就，將是一個長期的過程，必須在工作中逐步實現。雖然目前隨著辦公自動化的深度推進，計算機已經廣泛應用于現代辦公管理領域，從而使機關單位各部門的公文書寫方式發生了質的變化，工作效率得到了很大的提高。但是由于沒有實現文檔一體化管理，致使傳統的公文書寫方式改變了，而傳統的公文處理方式沒有改變，公文的修改、簽發、傳閱、歸檔等重要環節仍然靠手工操作完成，尤其是歸檔時仍要延續傳統的模式交接，檔案錄入、格式轉換、著錄標引等工作還要由檔案部門完善，這在很大程度上影響和阻礙了檔案信息化管理的進程。因此，要想加快檔案信息化建設，必須強力推進文檔一體化管理。從文件材料形成開始，運用統一的檔案管理網絡系統進行管理，使文件材料撰寫、簽發、登記、發放、接收、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研的全過程實現一條龍運行、一體化管理，實現公文處理與檔案管理的有機結合，推動和促進檔案信息化的深入發展。

4.建立庫存容量宏大的學校檔案數據庫，實行標準化、規范化管理。

檔案信息化的基礎是高科技含量的現代化計算機技術，不僅要求能夠進行正常的保養維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時代發展的要求隨時進行技術的更新和升級。檔案網絡的建成不意味著檔案信息化建設大功告成，還要在檔案數據庫建設上下功夫。因為，學校檔案信息化層次的高低，信息資源轉化對社會貢獻的大小，都取決于檔案數據庫的建設。學校檔案數據庫的規模和內容，決定著學校師生和社會共享學校檔案資源的需求程度，有了庫容宏大、存量豐富的檔案數據庫，才能滿足學校師生和社會對學校檔案資源信息的需求，實現檔案的存在價值。維護好數據庫的前提是要做到學校檔案信息管理的標準化、規范化，要嚴格規范學校檔案基礎工作，學校檔案基礎工作的規范程度，直接關系到檔案計算機管理和檔案信息的檢索。要加強對文件的質量控制，嚴格按國家公文標準制發和傳遞公文，嚴把檔案部門文件的入口關，確保文件收集齊全完整，文件整理標準，保證歸檔文件符合規范，要建立功能齊全的檔案標引和檢索體系，穩步推進學校檔案管理工作的標準化、規范化。