新論公共檔案館功能及其實現

楊嬋

摘要：本文在論證綜合檔案館即是公共檔案館基礎上，分析目前我國公共檔案館功能缺失的原因，并提出相應解決對策。

關鍵詞：公共檔案館綜合檔案館檔案服務

公共檔案館的提法由來已久，但是其很多問題都還處于探索階段，比如公共檔案館的涵義、作用等等，并未形成完全一致的觀點。筆者僅就實現地區公共檔案館功能的可行性措施，淺陳己見。

一、公共檔案館及其功能

（一）公共檔案館與綜合檔案館

公共檔案館是由國家中央或地方政府管理、資助和支持的，免費為社會公眾服務的檔案館。它可以是為一般群眾服務，也可以是為某一特定群體如學者、軍隊、工人、農民、兒童等服務的。我國的公共檔案館來源于綜合檔案館。1955年，國務院批準建立中華人民共和國檔案館，此后，地方各級檔案館相繼建立。1987年《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）頒布，從法律上明確了我國國家檔案館的公共檔案館性質，各級國家綜合檔案館被明確賦予公共檔案館的職能。《檔案法》規定：“中央和縣級以上的各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構。”

[1]可以看出，作為以構建全面反映社會歷史面貌，覆蓋人民大眾的館藏資源為內核，以面向社會公眾提供公益性精神文化產品及服務，滿足人民大眾對文化精神生活的多種需求為宗旨的國家綜合檔案館，其本質屬性和發展定位就是公共檔案館。省、自治區、直轄市檔案館應當是各省、自治區、直轄市的公共檔案館，地（州）市檔案館應是各地（州）市的公共檔案館，區（縣）檔案館是各區（縣）的公共檔案館，行業檔案館是各行業內的公共檔案館。這也符合公共檔案館具有多類型性的特點，即公共檔案館有中央的和地方的，有綜合性的和專門性的。

進入新世紀，公共檔案館的建設得到了我國政府的高度重視。2002年，國務院《政府工作報告》要求“加強圖書館、博物館、文化館、科技館、檔案館等公共文化和體育設施建設。”這是國家首次明確將檔案館列入公共文化設施進行建設。2004年，全國檔案局（館）長會議提出，要把檔案館建成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心。[2]檔案館社會服務功能的逐步拓展，預示著我國建設公共檔案館的決心和毅力。建設公共檔案館不僅是適應我國社會轉型、全面建設小康社會的內在需求，也是推進民主政治、政府信息公開的客觀要求，還是傳播先進文化、拓展檔案館的服務功能、實現我國檔案事業跨越式發展的現實需要。

（二）公共檔案館的功能

對于公共檔案館的功能，各位研究學者的表述不盡相同。“上海市檔案館劉南山館長認為，檔案館不僅應該成為學者的資料寶庫，作家的靈感圣殿，教師、學生的第二課堂，還應該成為收藏愛好者的會聚場所，影視工作者的拍攝基地，學術流派的論劍講壇，休閑一族的旅游勝景，市民節假日的駐足福地，乃至家庭親子教育和情侶約會、談心、尋找感覺的高雅去處。”[3]劉館長的描述為公共檔案館的社會角色形象塑造了一副美好的理想藍圖。筆者以為，公共檔案館在承擔為本地區公眾提供檔案文獻資源查閱與咨詢服務、提供檔案證明等基本服務功能的同時，還需要承擔區域內檔案文獻信息加工和資源共享、檔案業務指導與培訓等高層次職能，這才是公共檔案館應有的功能。進而，在發揮公共檔案館應有功能的基礎上，構建覆蓋全社會的、普遍均等的、惠及全民的公共檔案館服務網絡體系。

二、目前公共檔案館功能缺位的原因

國際檔案理事會城市檔案館委員會主席阿爾貝勒奇說過，按照國際標準，一個優秀的城市檔案館應當必備三個條件：一是位于市中心，市民容易接近，方便查檔；二是現代化程度高，可以通過互聯網和其他先進技術手段為用戶提供便捷的服務；三是同市民生活緊密相關，能幫助他們了解城市發展的歷史。[1]時至今日，我國真正意義上的公共檔案館仍是鳳毛麟角，除了上海、深圳、廣東等發達地區已出現象上海市檔案館、廣東省檔案館、深圳市檔案館這樣的公共檔案館雛形。多數地區的綜合檔案館離真正的公共檔案館還有很大的差距，集中表現在檔案館的標志性不強，無論從選址、設計布局還是功能建設來說，都沒有很好體現以人為本的思想；文化性不高，館藏檔案內容單一、結構不合理，不能全面反映社會深厚的歷史文化底蘊；公共性不足，開放力度不夠，據統計，目前我國綜合檔案館中，能公開提供給社會公眾利用的已開放檔案數量大約只占整個館藏檔案總數的一半左右，有的僅有三分之一。且服務方式單一，社會整體的檔案意識比較薄弱。即使有的檔案館呈現出一定意義上的公共檔案館狀態，但也大多是“設施孤島”，尚未形成完善的服務體系。制約公共檔案館服務體系的形成和功能有效發揮的因素很多，主要有以下兩個方面：其一，客觀上是公共檔案館管理體制造成的障礙。目前的檔案館管理體制可以概括為垂直分級管理的行政體制和分灶吃飯的財政體制，這就嚴重阻礙了跨級、跨區的公共檔案館服務體系的形成。各館分屬不同的地方政府，彼此在人、財、物上都沒有隸屬和管理關系，上級館對于本地區基層館也僅具有業務指導關系，其號召力大打折扣。其二，主觀上是公共檔案館本身意識不強。由于大多數檔案館財政經費拮據，困難重重，館長考慮最多的是如何使本館擺脫困境，在地區檔案館事業發展方面想法不多，有些即使有所想法也會被認定為勞民傷財而不得不放棄。這直接影響了公共檔案館功能的發揮。而出現上述狀況的根本原因在于具體地區的大小差異及當地政府投入的不同，各地區公共檔案館的狀況及存檔量相對會有很大的差別。就全國來說，總體財政投入匱乏，我國公共檔案館建設遠遠落后于發達國家。

三、實現公共檔案館應有功能的對策

檔案館服務體系建設離不開公共檔案館。《公共圖書館標準》認為“開展公共圖書館服務的任何行政單位在為使用者提供圖書資料方面都無法做到自給自足”，“各圖書館行政單位之間、公共圖書館與其他類型圖書館之間開展協作”。同樣的，開展公共檔案館服務的任何單位在為利用者提供檔案資料方面也無法做到自給自足，各級各類檔案館之間必須開展充分協作。因此，讓檔案館形成網絡體系，是實現公共檔案館社會功能的必由之路，也是公共檔案館事業發展的基本規律。endprint

（一）以館長聯席會議制度主導公共檔案館工作

譬如以省、市或行業為單位，每年召開兩至三次公共檔案館館長會議。如年初召開全市公共檔案館工作會議，市檔案館編制全年工作要點和任務安排表，作為各館年度工作計劃的依據；7月份召開全市公共檔案館半年工作調度會議，由各館介紹上半年工作情況和下半年打算，市館對全市性工作進行統一調度，找出問題，分析原因，研討對策；年底召開全市公共檔案館全年工作總結匯報會，總結工作成績與存在的不足，提出來年努力的方向。要保證聯席會議制度一直得以堅持，才能確保公共檔案館工作的全面推進和相對平衡發展。

（二）以學會為平臺促進各類檔案館協調合作

省、市檔案學會要定期召開會員代表大會，確保會務工作逐步制度化和規范化。具體操作如下：每年召開一次理事會議、一次常務理事會議、至少兩次理事長辦公會議，每季度編印一期會刊。以學會為平臺，抓住學術交流、行業服務和科普閱讀三條主線，組織多種多樣的跨系統的學術研討、業務交流、館際合作，使全省、全市各級各類檔案館的合作意識、共享意識明顯增強，為推進整體公共檔案館事業的發展奠定基礎。

（三）以竭誠之心服務基層檔案館（室）

公共檔案館要盡力幫助解決關系檔案工作人員切身利益的問題，如為基層普通檔案工作者解答職稱評審的有關問題，指導撰寫論文并修改論文等；支持和幫助縣級以下檔案館（室）開展基層檔案管理員的業務培訓，經常深入基層檔案館（室）開展業務輔導；學會每年還可以舉辦一次文體比賽或考察活動，促進會員間交流學習。

（四）以倡導調查研究推動科研學術水平提高

除了積極發動檔案工作者們參加全國性檔案學術征文活動外，各地區、各行業每年可組織開展本地區、本行業檔案學術征文及評選活動或檔案學理論研討會等。評選出優秀論文，在表彰會上由獲獎論文作者作專題發言；請專家對征文活動及獲獎論文進行述評。還可以不定期邀請檔案學界的專家、教授來講學，指導學術研究和專業論文寫作。出臺鼓勵和獎勵辦法，倡導對學術成果和服務成果進行獎勵，將對檔案館界的理論研究在客觀上起到巨大的引導和推動作用。

（五）以承辦和參與全國性檔案活動及開展重點工作擴大影響

比如積極響應全國檔案館宣傳月活動，使檔案館走出“象牙塔”，促進公共檔案館與百姓“零距離”、“無障礙”接觸。此外還可以借助開展文化共享工程建設等使檔案館逐漸步入社會公共文化空間領域。

（六）以文化興國、文化強市為契機，努力推進公共檔案館服務體系建設

現在，國家乃至許多地方政府都提出了“文化興國”、“文化強市”的戰略理念與發展規劃，還有開展“公共服務進社區”等工程，為公共檔案館抓住機會和多渠道促進公共檔案館服務網絡的逐步完善奠定了堅實的政策基礎。

綜上所述，在目前情況下，公共檔案館應以超越本館的視野和戰略，為本地區乃至全國檔案館服務體系建設和檔案事業的全面發展做出力所能及的貢獻。

參考文獻：

[1]對我國公共檔案館建設的背景研究[EB/OL]. http：//www.yhda.net/Html/Doc/713_1.html.

[2]公共檔案館與綜合檔案館是一回事嗎？[EB/ OL].http：//blog.163.com/zhw_1357/blog/static/ 608361820091133256109/.

[3]張曉霞.中美檔案館比較——以檔案館的公共性為切入點[J].檔案與建設， 2011.（4）.

[4]李國新.“湖南省衡陽市公共圖書館回訪”調研報告[J].圖書館，2010（3）.

作者單位：西南政法大學檔案館endprint