提高檔案管理水平 完善檔案管理對策

馬曉龍

摘 要：機關機構管制脫離不了檔案管制的科學程度，一定以檔案管制的科學性推動機關機構管制。檔案管制是機關機構管制的關鍵步驟，文章就怎樣提升檔案管制準則化、模范化水準，健全人事檔案管制政策開展解析。

關鍵詞：檔案；管理；對策

1 提高檔案管理標準化、規范化程序水平

從科學以及經歷中都能夠清楚地想要提升檔案管制的程序就一定要實施準則化、模范化的作業流程以及方式，就是要求檔案管制的搜集、收拾、鑒別判定、記錄、保存等全部步驟都要根據標準的流程以及合理的方式開展作業。

1.1 全面普查案卷，去糟取精

這是為完成檔案管制準則化、模范化的首要作業。由于普遍的較為全面的檔案館很多年沒有徹底的進行過清點并且送交單位區分保管，所以肯定具有很多重復的或者沒有價值的資料。因此，首先要清除這些沒有價值的資料才能夠防止以后開展電腦管制時存在低功效以及重復的現象。

1.2 重新組合案卷實現案卷規范化

把那些每份內容繁雜的卷宗開展從新整理。重整卷宗的準則是盡量把一些相互之間具有聯系的資料放在一起。在重整卷宗的程序中還要對沒有頁碼標志的、目錄沒有標注的、沒有題目的或者題目含糊的卷宗要從新制作以便確保整體卷宗更加標準。從新整理卷宗不光能夠使館藏更好、保管合理，并且還能夠提升實施電腦管制檔案后的使用狀況。

1.3 結合本館實際規范著錄工作

記錄是實施電腦管制的一項關鍵的基本作業同時也是對輸入電腦資料和信息精準度的一項關鍵的準備作業。在一九八六年我國下發的檔案登記標準就是登記作業最根本的登記原則。不過因為每個檔案館實際的狀況不同，并且電腦管制還，有別的措施需求，所以每個檔案館都要按照頒發的標準為根據，同時根據本身的真實狀況按照電腦管制的措施需求擬定出適宜自己館內登記作業的詳細準則。

1.4 統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類，然后再根據每個文件的具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外，在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識、統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。

1.5 規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準率因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點，在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委，北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委，還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種。題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，很影響檢索的準確率，所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

2 完善人事檔案管理對策

2.1 嚴格按程序交接

人事檔案移交是一項仔細嚴肅、手續慎密、職責巨大的作業，要根據流程進行。檔案移交步驟：第一，對所管理的檔案開展一次整體的清點，要帳實一致；第二，針對借出去的檔案要立即進行催促歸還，收拾好借條，同時在借條上標注緣由和催還狀況；第三，對沒有進行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應檔案中；第四，根據檔案交接需求開展轉交，同時在轉交手續上標注轉交時間、位置、轉交雙方、證明人、轉交數量等，還必須在轉交文件上簽署相關人員名字，對轉交作業擔負責任。

2.2 強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

提高主管級別對檔案管制的思想，健全檔案管制硬件裝置，增多檔案倉庫，采購空調、除濕設備、檔案架以及計算機。引入電腦管制程序，創建人事檔案資料儲存以及搜索體系。檔案管制是人事管制作業的關鍵步驟，和薪資待遇、職稱等職員利益緊密相連，所以要提升檔案管制者的整體水準，提升作業積極性，從本質上保證人事檔案資料預備完整、按時歸還。除此之外，還要創建完善檔案管制機制，努力做好檔案整理完善、實質實際可信。

2.3 完善檔案管制機制

創建檔案作業機制一定要按照下面幾點標準：（1）制定的規則要符合科學以及合理性的標準。建筑起來的規則一定要達到企業特征以及檔案管制本質，符合企業檔案管制的需求。（2）簡單適用。機制一定要擁有可操縱性，其創建要按照便利適用、簡單可行、操縱性強為宗旨，方便能夠更好的施展機制的指揮以及標準用途。（3）保持機制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風對機制的順利開展有直接作用，而職員是企業的關鍵組成團體，是機制的關鍵限制目的和實施者。（4）保持機制實施的嚴厲性。檔案機構不僅是擬定檔案規則的主管機構，還是規則的實施機構。在規則的實施程序中，要做好獎懲的工作，充分表現出機制的威望。

2.4 建章立制，有章可循，規范操作

主動熱情的改好檔案搜集作業，機制張貼上墻，操縱作業能夠有規則可依據。建設職員借讀檔案記錄，職員檔案轉入以及轉出和進行交接的記錄表格。針對因為歷史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業供應便利。所以，我們在整理檔案材料的時候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實現其原始根據用途。

2.5 積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感

主動搞好宣揚作業，對搜集資料要仔細審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細負責、保證檔案是完善真實的，充分了解到工作人員在管制作業中的關鍵性，持續改善作業形式、作業手段，改革作業形式，提升作業速度，提升工作品質。在辨別程序中，辨別對錯，虛假材料定要拒絕，保護好人事檔案的真實健全原則。

2.6 提高人民群眾對檔案材料重要性的認識

第一，增強宣揚力量，提升對人事檔案關鍵性的了解，搞好籌議服務作業，使用多種方式向民眾宣揚關于人事檔案管制的內容，讓他們清楚，人事檔案的重要性，在之后的生活中對自己的關鍵作用。第二，增強對人事檔案標準化的管制，對于檔案的搜集、收拾、辨別以及保存等每個步驟都要按照標準開展。第三，增強搜集作業，改善檔案實質，實時填充檔案缺少的資料，提升檔案使用功能。

2.7 加快檔案信息化進程，提高工作效率

怎樣使用電腦措施為人事檔案開展資料儲存、搜索，從而完成網絡化管制，這已經是現在人事檔案管制作業的關鍵問題。這就必須盡早創建人事檔案資料庫，推動人事檔案的管制完成信息化以及網絡化。并且，在制定有關運用權力的狀況下，一些資料對機構以及員工來講是開放的，創建公開通透的人事檔案管制制度。這樣，不僅可以加強人民檔案思想，加強人事檔案管制作業的通透度，還能夠為企業挖掘人才，培育人才以及運用人才打下堅實的根基。

3 結束語

總而言之，檔案是國家以及社會的珍貴資源。所以增強檔案的合理管制作業，是檔案機構所一起面對的問題。各個相關機構特別是檔案管制機構，要從戰略思想上注重以及增強事業機構檔案管制作業，以檔案管制合理化推動事業單位管制的高效化。

參考文獻

[1]郭素萍.推進檔案管理水平、提高檔案公共服務能力[J].山西檔案，2012.