淺談人事檔案的開發(fā)與利用

李永航

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。大中專畢業(yè)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

目前出境、計算工齡、工作調動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。

1 人事檔案特點

1.1 全面性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

1.2 現(xiàn)實性

由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

1.3 真實性

這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質服務。

1.4 動態(tài)性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

1.5 流動性

人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調走后的一周以內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。

1.6 機密性

人事檔案的內容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。

2 合理開發(fā)運用人事檔案資源

現(xiàn)代企業(yè)一般將人力資源管理分為幾個功能不同的模塊，人事檔案在人力資源管理的各個環(huán)節(jié)都起到了無法替代的作用。

2.1 人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃強調基于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質量和結構。當戰(zhàn)略轉移時，組織內部會出現(xiàn)職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發(fā)展情況，如各階段的組織規(guī)模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數(shù)據(jù)的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選

人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事?lián)袢恕⑷稳宋ㄙt、專業(yè)對口、事得其人”。

2.3 員工培訓與開發(fā)

人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業(yè)資格培訓、專業(yè)技術人員繼續(xù)教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規(guī)定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續(xù)進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現(xiàn)加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利

員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯(lián)系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業(yè)、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業(yè)務。

2.5 績效考核

人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確保績效考核結果有據(jù)可查，從而避免不必要的爭議，確保績效考核工作的公平性、公正性。

2.6 職業(yè)生涯規(guī)劃

通過進行人事檔案分析，可以根據(jù)各員工的不同特點將其進行劃分，根據(jù)需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業(yè)分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業(yè)發(fā)展H通道相聯(lián)系，明確每個員工現(xiàn)有的業(yè)績與知識能力與職業(yè)晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現(xiàn)職業(yè)發(fā)展途徑的激勵性，實現(xiàn)員工的職業(yè)生涯規(guī)劃。

開發(fā)運用人事檔案時，要注意橫向比較與縱向比較的結合。橫向比較是針對于部門與部門之間、同年齡、同學歷、同職務級別人員相關資料的對比分析；縱向比較著眼于員工本人現(xiàn)狀與員工本人歷史數(shù)據(jù)的對比分析。開發(fā)運用人事檔案時，可以從定量與定性兩方面進行分析。可以將員工收入、保險費用、年齡結構等可以數(shù)字化或者可以運用工具將其數(shù)字化的部分進行定量分析；可以將員工學歷層次、專業(yè)結構、性別結構等進行定性分析。

合理開發(fā)利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平，開發(fā)利用人事檔案是人力資源管理中檔案工作的根本目的，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題。只有通過人事檔案的開發(fā)利用，其作用和價值才能得到充分體現(xiàn)。也只有通過開發(fā)利用，人事檔案管理工作才能充滿生機和活力。通過多途徑多渠道，主動地將人事檔案信息資源開發(fā)出來，為公司領導決策、制定規(guī)劃、總結經(jīng)驗教訓、開展科學研究等各項工作服務。