談企業檔案信息資源的合理開發

劉海艷

在社會主義市場經濟條件下，企業經營模式發生了巨大變化，成為面向市場的直接經濟行為，而且對信息的需求日益增大。在這種情況下，對于企業檔案工作來說，機遇與挑戰并存，企業檔案工作者必須轉變觀念和作風，大力開發檔案信息資源，更好地為企業發展服務。

1 企業檔案信息資源開發利用的必要性

在激烈的市場競爭中，企業要想立于不敗之地，就得不斷地了解市場和開發新產品，拓寬市場，而一切都需要信息，離開信息企業就無法生存和發展。因此，企業檔案工作者應清醒地認識到檔案信息資源開發利用工作的必要性。

1.1 為企業領導的正確決策提供依據

檔案部門通過國家政治性、政策性信息的收集、整理，并及時提供給企業領導和相關的部門，為企業領導科學決策提供可靠的依據。

1.2 為企業的科研生產提供理論依據

檔案部門通過對本企業的產品結構、遠景規劃的深入了解，并積極參與到企業的各項科研生產活動中去，不斷地收集、整理一些與企業擴大改造、新產品開發和一系統與科研生產活動有關的信息資料，幫助科技人員了解一些最新科技信息，同時，也為企業節省了人力、物盡其用力和財力。

1.3 為企業的營銷決策提供依據

檔案工作者通過對過去、現在國內外市場信息的收集、整理，去粗取精，及時有效地提供給企業的領導及營銷部門，使企業的營銷活動緊跟市場，避免盲目性，為企業直接或間接創造經濟效益。

2 企業檔案信息資源開發利用工作中存在的問題

新時期，企業模式及管理理念正發生著巨大的變化，而一些企業檔案工作僅僅停留在對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等實體的管理上，而在檔案信息開發利用上下的功夫很不夠。提供利用還僅限于"你來我找"這種原始、最簡單的服務方式，許多有實用價值的檔案信息被埋在庫房深處，無法轉化為現實的生產力，這與信息時代要求提供高質量、高效率的信息服務很不協調，造成檔案信息資源的極大浪費。

3 企業檔案信息資源開發利用的途徑

3.1 明確開發企業檔案信息資源的目的，強化全員檔案信息意識

企業檔案信息資源開發的最終目的是為企業服務，考核的標準是通過擴大和加強檔案信息量的投入以節省企業資金、物資等物質緊張及時間的投入、增加產業、效益的產出。這就要求我們必須沖破傳統思維模式的束縛，克服單純為了應付檢查的作法，按照現代企業發展的具體要求來強化檔案信息管理工作。企業要把檔案信息資源的開發利用工作與人、財、物一樣列為企業管理的主要內容，與總產值、利稅、消耗、質量一樣列為考核企業升級的主要因素，使領導干部、技術人員、銷售人員、人人關心檔案工作，培養人人利用檔案信息的意識。

3.2 建立檔案信息資源開發利用工作領導體系和網絡

這里所說的領導體系，指建立一個由主管領導牽頭的各有關職能部門負責人參加的非常設機構，負責協調、研究、指導整個檔案信息資源的開發利用工作；這里所說的網絡組織，指分散在企業所屬各基層單位的兼職檔案員，這些兼職檔案員負責定期向領導小組匯報各基層單位的需求情況，并對利用工作提出建設性意見。這樣，不僅可以搞清楚基層單位需要"什么"，而且可以根據自己有"什么"，有針對性地開發"什么"，以增強開發利用的可行性。

3.3 加強檔案信息資源開發利用工作的基礎建設

其內容主要包括以下幾個方面：①加強文件材料形成的保證體系，使歸檔文件材料完整、準確、系統、合格。②豐富檔案信息資源，擴大信息存儲量。③搞好檔案立卷工作，提高組卷質量。④搞好檔案人員素質培訓，提高開發利用質量。⑤完善檢索工具，加強檢索工具的深度和專指度，最大限度地揭示檔案信息的內容。⑥建立檔案管理網絡，疏通檔案信息流通渠道。

4 檔案信息資源的合理開發

鑒于檔案信息資源開發利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現實，積極進取，采取有力措施，徹底加以解決。

4.1 更新思想觀念，確立檔案信息資源開發利用工作的地位

檔案信息資源開發利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環節的落腳點。

4.2 加強基礎建設，努力提高檔案管理水平

一要抓館庫建設。檔案館基礎設施的建設和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質基礎。各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發利用工作的組織協調、統籌規劃和監督管理，制訂檔案信息資源開發利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規劃之中。進一步推進檔案資源建設，提高對檔案基礎業務建設重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優化結構，更好地為黨和政府的中心工作服務，為人民群眾服務。

4.3 建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系

為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系。

4.4 搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發利用創造良好的社會環境

檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規的同時，還應采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要開展有關檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內容，從而引導人們有針對性的利用檔案。