關于醫院人事檔案管理工作的思考

韓婧

摘 要：本文主要探討了醫院人事檔案管理工作，分析了人事檔案管理工作在醫院管理中的重要地位和作用；分析了當前人事檔案管理工存在的問題，并在此基礎上提出了對策和建議。

關鍵詞：醫院；人事檔案

在醫院的管理中，檔案管理屬于重要的組成部分，醫院的檔案作為國家醫藥衛生檔案的重要組成部分，是醫院工作和決策的重要參考和依據。另一方面，醫院的衛生檔案與其它普通檔案還有所不同，因為醫院的醫療檔案還關系到病人的醫療信息等重要資源，對于醫學統計分析、對于醫療訴訟等爭端的處理，有著重要的參考作用。醫院的檔案不只是文字，還包括圖表、聲像等其它形式的載體的信息，不只是在醫療過程中，還包括在科研過程中、醫院管理過程中、人事管理、基建管理等方面的基礎信息，這些資料都是醫院的重要信息資產，對于醫院的管理和經營有著不可或缺的作用，也是醫院的現代化發展中不可忽視的一個重要領域。所以做好醫院的檔案管理工作就尤其重要。

醫院的人事檔案是所有檔案管理中更加重要的一部分，醫院的人事管理檔案記錄了醫院的所有工作人員的基礎信息、技能水平、品德方面，以及員工業績和考核等基本信息，所以提高醫院的人事檔案的管理水平，對于發揮人事檔案的作用，有著重要的作用。完善的人事檔案管理，可以幫助醫院盡早的選拔人才，更好地調配人員的需求，更好地開發醫院的人力資本，從而發揮更大的作用。

1 在醫院的人事管理中，主要存在以下問題

首先，醫院的人事檔案管理沒有引起充分的重視。醫院的主營業務是治病，所以普遍在后勤等方面的關注不夠，所以從領導的層面對醫院的人事檔案管理工作沒有引起足夠的重視，導致醫院的人事檔案管理方面的投入不足，資源不夠。人力、物力以及財務的支持不夠，從而影響了人事檔案管理工作的質量和水平。使得醫院的人事檔案管理還停留在基本的處理方面，僅局限于對檔案的收集、保管等一些事務性的信息，這些人事檔案信息并沒有真正地為人力資源的開發和利用所服務，導致在新醫改的過程中，人事檔案的管理工作不能很好地為醫院的建設做出貢獻。另外，檔案管理也很不規范，從醫院的招聘環節起，很多的醫務人員的入職的基礎信息都不全，給后續的人事考核、人事審批等工作人員帶來不便，使得人事管理工作缺乏必要的依據。主要是因為有些單位缺乏專業的檔案管理人員，從而導致檔案資料不能夠被及時的入檔，最終導致了檔案資料的不完整。從檔案材料收集的角度看，在收集的資料中，真正能夠反映個人特點的材料較少，檔案材料缺乏科學的定位描述。

領導的不足夠重視，也導致人事檔案管理人員的配備不足。從事檔案管理的人員，多是將要退休的老同志，或者在其它崗位不能勝任的同志，導致醫院人事檔案管理人員的總體素質比較低，知識水平和專業技能不足，對專業的檔案管理知識不了解，更對醫學知識不了解，所能做的只是一些簡單的檔案收集和整理的工作，這些因素都對醫院人事檔案的質量管理工作造成不利的影響；在資源方面，對人事檔案管理工作也沒有給以足夠的支持。導致人事檔案的基礎設施落后，尤其缺乏對現代電子信息技術方面的支持，大部分的人事檔案管理工作是人手純手工的完成，給人事檔案的查閱、統計、分析帶來困難，而且紙質的檔案存儲一方面會面臨缺失的風險，另一方面也對空間提出了更高的要求。

2 提高醫院人事檔案管理工作質量的對策

首先要健全人事檔案管理的制度和規范。沒有制度和規范，醫院的人事檔案管理就沒有制度可以依賴，制度是人事檔案管理工作順利展開的制度保障。所以要結合人事管理工作，根據本醫院的情況，建立精細化、規范化的制度，具體包括人事檔案的收集、整理制度、檔案的保密制度，人事檔案的分類歸檔制度等。只有健全了工作制度，在工作中才能做到有章可循。科學、規范地進行檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作： 檔案管理人員在收集檔案時，要嚴格對材料的質量進行控制，符合材料收集的要求和標準，以保證材料的真實性和可靠性。個人的檔案材料中，要詳細而全面地記錄個人在不同時間段的經歷，從而反映出真實的個人情況。在檔案收集的過程中，既要保證檔案內容的針對性，還要保證內容的全面性。同時，對崗位不同的人員，采用不同的檔案管理模式。材料收集結束后，要進行反復篩選，祛除一些無價值的信息。一些涉及個人學歷、獎懲、專業技術職稱的資料要及時的歸檔。同時做到嚴格和規范的進行檔案整理、標引、著錄等工作，嚴格避免資料的堆疊、遺失，客觀真實的保存個人的信息。

其次，加強檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質。檔案管理不是大家簡單理解的對基礎信息的記錄和匯總等，檔案管理工作有更高的技術含量。而針對檔案管理人員在這方面專業知識缺乏的現狀，應當加強培訓，更新其知識，完善其知識結構，不斷地不斷更新檔案管理知識，從而改善醫院檔案管理人才結構，提高檔案的開發利用水平，從本質上避免“重藏輕用”的現象。

強化檔案管理硬件建設要實現檔案管理的科學化，就要加大資金的投入，更新現代化設備，提高檔案管理工作的效率。傳統的的紙質檔案雖然可以將檔案標題等基本信息輸人計算機進行保存，但是紙質檔案本身占用的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，隨著醫療業務的快速發展產生了大量的檔案，造成了庫房擁擠，并增加了保存安全性差的隱患。隨著科學技術的普及和推廣，Hls系統的應用和電子檔案的推廣，推動了電子檔案管理的發展。完善檔案的信息系統，建立防盜監控設置和溫濕度自動調控系統，使檔案壽命得到延長，提高檔案的完整性與安全性。

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