檔案利用與服務

肖偉玲

摘 要：隨著我國改革開放的深入和經濟的不斷發展，檔案利用服務工作要求檔案工作者要與時俱進，并在服務方式和內容上做出探索和改善。因此，只有做好檔案資源的開發利用工作，創新檔案服務功能，才能實現新時期檔案工作的轉型和發展，才能滿足人民群眾日益增長的信息需求，從而達到信息資源共享的目的。

關鍵詞：檔案管理；利用；服務

1 發散思維，提高檔案利用和服務的整體水平

檔案服務創新與檔案利用的目的是滿足黨和政府各項工作以及廣大人民群眾對檔案需求的客觀要求，現代化技術設備、手段是高質量快速進行檔案信息服務的重要手段，它可以使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，使大力開發和科學合理、有效利用檔案信息成為現實，也可以為將來人類共享檔案信息打下基礎。各級檔案館，特別是縣級檔案館，要逐步克服資金不足的困難、人才素質低的問題，逐步使計算機進入檔案利用服務工作領域。

要積極拓寬服務領域，建立多元化的利用服務平臺，檔案利用服務工作不能墨守成規，拘泥于傳統的接待利用、查閱檔案、出具證明、咨詢服務等利用服務模式。我們應該不斷推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案利用創造條件。要利用大眾傳播媒介開展檔案服務，進一步提高檔案服務功能的現代化水平，以“積極開發，主動服務”的新姿態向社會提供迅速、高質量的檔案信息服務，變消極為積極，變被動為主動。

2 豐富館藏，夯實檔案利用服務的物質基礎

合理的館藏結構，豐富的館藏內容，是檔案館為經濟建設服務，為社會各界服務的物質條件，更是檔案管藏真實反映歷史、動態反映現實，為當前和今后服務工作性質所決定的。由于各地的館藏情況有所不同，在館藏優化工作上的認識有所差異，必然會導致不同的思路、工作重點和工作方法。為此，充分認識優化館藏的根本出發點就顯得尤為重要。

（一）依法制檔之路。優化館藏案卷質量必須從實際出發，從文書工作抓起。推行文書、檔案工作一體化管理。以《中華人民共和國檔案法》為依據，按照檔案的基礎原則，科學地全方位地對文書檔案各個環節推行標準化，制度化管理。使其有法可依，有章可循，加大宏觀調控力度，使其更具權威性，消除各種障礙，營造良好的依法行政環境。

（二）充分發揮主管部門的作用。文書檔案工作要納入機關工作目標化管理，建立一套行之有效的制約手段和措施。明確具體工作人員的崗位職責，健全落實各項規章制度，如文件質量把關制度，文件的撰寫制度，各種文件的登記制度，平時歸檔制度等。根據國家有關標準和規定，結合本地區實際情況，具體制定出本地區機關文件材料歸檔的范圍，本地區文書檔案保管期限表，本地區檔案分類方案等等。并制定出相應考評方案、與公務員考核、業務人員考評、職稱考評等掛鉤，獎罰嚴明，使案卷質量人人重視，齊抓共管。

（三）檔案館要把住案卷質量入館關。同時開展館內檔案后續鑒定工作。檔案室業務建設是檔案館業務建設的基礎。檔案館的接收人員要根據進館標準、規劃、主動履行職責，深入基層了解檔案的業務問題，發現問題，及早解決。把案卷質量問題解決在館外，把住入館檔案案卷質量的關口，注意直轄市與檔案室的關系。檔案館要積極開展館藏檔案鑒定工作，對已到期的短期、長期檔案進行鑒定，并進行相應的整理和銷毀，逐步形成館藏檔案案卷質量優化的良性循環。

3 加強服務意識，努力提高自身素質

檔案工作本身就是一項服務性工作，其最終目的是為各項工作服務。檔案工作是集政治性、服務性和科學管理性為一體的專業工作，是一種專門職業。檔案保存的目的就是利用，為黨和國家各項建設事業服務。

（一）當下社會，要求檔案人員必須不斷學習新知識，擴展知識面，使自己的知識層次不斷提高，檔案人員不但要有良好的思想素質，還要有完善的知識結構和業務素質。許多新門類的檔案又涌現出來，檔案服務工作越來越呈現出全方位性。檔案服務的形勢變化要求檔案人員必須提高自身素質，解放思想，樹立全新的服務意識。因此，檔案人員不能滿足于原有的知識積累，要不斷更新觀念，同時還要做到主動、熱情、服務周到，不論利用者職位高低，親疏遠近，一律熱情接待，對其所需利用的檔案，無論查找難易，都要耐心細致，不厭其煩，通過自身的努力和實績來提高檔案工作的地位。

（二）要深刻領會黨的路線、方針、政策，這是非常必要的，并以此作為衡量和處理文件資料取舍的標準，同時要不斷的學習，掌握現代科學技術，逐步將計算機技術、微縮技術等運用于檔案管理領域。隨著數據庫、知識庫、人工智能等相關技術的不斷發展，使得構建具有知識推理能力和知識檢索能力的自助式知識服務技術平臺成為可能。利用者可利用電話、個人電腦及好友的軟件界面，根據自身需求進行自助服務。同時，服務提供還可采用一些推送技術，根據利用者的需求進行檔案知識推送服務。

總之，在保障國家利益的前提下，充分發揮檔案管理的社會作用，以服務社會、服務人民為主要內容，不斷地改進檔案利用服務工作，使我們的檔案利用服務工作得到創新和發展。

參考文獻

[1]李超.檔案知識服務研究[J].檔案學，2009（4）

[2]李學林 吳蓓蓓.淺談檔案利用服務工作的創新問題.雞西大學學報，2006（6）