檔案管理創新模式研究

洪潔

摘 要：檔案管理一個組織和單位重要的管理活動。檔案管理在我國社會發展過程中，擔負著重要的參考作用。隨著經濟和社會的快速發展，檔案管理也面臨著新任務和新目標。對對檔案管理實施創新模式，是要從檔案管理的本質入手，從檔案管理的模式入手。把傳統的檔案管理模式轉變為適應社會發展的管理模式，提高檔案對于經濟和社會活動的重要推動作用。本文從檔案的基本內涵入手，分析了檔案管理的特點，闡述了創新檔案管理模式的途徑和方法。

關鍵詞：檔案管理；特點；創新研究；途徑

檔案工作在企事業單位中是一項必要的管理工作。檔案存在的目的就是為單位發展提供必要的參考依據。檔案工作在多年的發展過程中，經歷了重要的轉型。從傳統的記錄到資料的保存，從封閉的存儲到網絡化更新，檔案管理工作與時代發展緊緊相連。檔案工作中，檔案的管理是核心的任務。我國檔案管理在很大程度上還依舊延續著傳統的管理方式。但是，科技進步和社會發展，要求檔案管理必要要進行必要的改革。改革的目的是使檔案管理工作更加快捷和高效。研究檔案管理的模式創新，就是要從理論和實踐上，共同探討檔案管理的新方法、新理論。

1 檔案概述及管理模式特點

檔案是一種歷史記錄，它記載著大到國家、小到企事業單位、個人在從事各種活動對國家、單位及個人重要價值和信息，它通常是以文字、影像、聲音、圖表等載體保存。從古代的甲骨文記載發展到現代的紙質檔案和數字化電子檔案，可以說檔案的發展歷史悠久。現代的檔案管理涵蓋多種方面，比如檔案的管理體制、檔案運行機制、檔案管理的組織機構和檔案工作的方式等等，它的管理模式具備以下幾個特點：一是統一制度，統一領導，組織協調分級別管理；二是各類檔案館健全，布局分散合理，檔案館眾多；三是各企事業單位定期移交檔案，定向收集檔案；四是借閱手續、歸檔時間嚴格審查和要求。

2 現行檔案管理發展現狀及存在的問題

改革開放三十多年來，具有中國特色的市場經濟體系已經建立，各種行業緊跟國家改革創新大軍的步伐，然而，在檔案工作行業依然墨守成規、自成一統，它的工作模式和工作思路讓沿襲著傳統管理方法及模式進行，缺乏創新意識和改革理念。檔案管理工作一直是與人們生活分不開的，它的發展聽不到創新的聲音、看不到創新的動作，這與時代發展脫軌也與經濟發展脫軌，只有推陳出新、改革創新，才能使檔案管理工作掌握主動權，更好地為社會服務、為人們服務。我國現行的檔案管理模式落后，在管理模式上存在諸多問題：

2.1 地方檔案管理存在的問題

一是自我封閉嚴重，檔案管理資源分散及管理的服務功能單一化；二是管理單位對檔案管理的人員發揮不了應用的作用，造成人力資源浪費；三是檔案館庫或檔案室建設重復，造成物力資源浪費；四是檔案管理資金投入分散，體現不出整體效益，發揮不了整體作用，造成財力資源浪費；五是檔案管理人員素質不高、專業水平低，甚至有的人員臨時聘請，造成檔案管理混亂；六是檔案庫分散、資源分割嚴重，不能實現國家倡導的“一站式”服務，造成群眾提檔和使用難。

2.2 企事業單位及學校管理存在的問題

一是對新形勢檔案管理認識不足，檔案館處于原始狀態；二是對電子檔案和數字化檔案管理陌生，數字化檔案管理模式仍處于“喊嗓子”階段；三是對檔案管理理念的重要性沒有足夠認識，仍處于重視收藏、不重視業務；重視制度、不重視服務；四是對檔案管理人員培訓不夠，不能適應現代化管理方式，缺少檔案管理人才；五是檔案管理模式循規蹈矩，跟不上企事業或學校發展步伐。六是服務意識不強。對調檔人員制度冷漠，有的甚至造成門難進、臉難看、話難聽、檔案難提的現象。

3 檔案管理創新模式幾點意見

3.1 提高思想認識，創新管理觀念

在非專業人士眼中，檔案管理并不是一個組織和單位重要的管理工作。很多人認為檔案管理就是簡單的將檔案進行整理后的收藏。其實，檔案管理具有明顯的專業性和科學性。檔案是一個單位所有信息的集合。檔案涉及到單位從建立到發展的所有內容。在各個時期發生的任何事件都有明確的記錄和分析。創新檔案管理的首要任務就是提高對檔案管理新的認識。從思想上，改變對檔案管理的錯誤認識。從根本上認識到檔案管理對于一個單位發展的重要意義。

3.2 建立交流平臺，創新管理流程

隨著傳媒手段的高度發達，檔案管理也逐步擴展到電子信息化的領域。電子檔案興起以來，得到的廣大群眾的充分喜愛。電子檔案可以實現瀏覽的快捷，提高了查閱的速度和寬度。創新檔案管理，要建立一個龐大的交流平臺，在這個平臺里建立一個堅實的信息系統，能夠準確的搜集和整理新出現的檔案資料，能夠實現存儲和查閱的海量信息。交流平臺上，要規范使用流程，把信息資源進行分類，合理控制信息的檢索方式，使檔案信息處于隨時可以監控的環境，保證檔案使用的規范性。

3.3 加強文件管理的嚴密性，創新質量監督體系

檔案資料具有多種用途。檔案資料也同樣受管理機制的制約。檔案查閱需要權限，所以，檔案的管理嚴密性是檔案管理的核心原則。一個單位的檔案涉及的內容很多，包括員工信息、業務信息、制度信息、發展計劃等多種內容。檔案的嚴密性決定在創新過程中，要更加完善檔案的秘密等級管理。在檔案的保留、收文、數據處理等方面建立層級制的審批環節。任務人借閱檔案都要有合理的事由并且形成規范的報告，報告經過相關領導的審查后，方可查閱。同時，建立質量監督體系。質量監督是指對檔案的文本質量和數據質量以及涉及客觀因素的各個環節，實行實時監督。通過監督，檔案管理可以隨時進行更新和調整。

3.4 注重檔案管理人員的素質提升，創新綜合管理

無論是傳統的檔案管理，還是現代化的電子檔案管理，都離不開檔案專業人員的具體操作。因此，提高檔案管理人員的職業素養是非常重要的管理模式提升。要積極建立檔案人員的培訓機制，采用自主學習和集中學習的方式，完成基礎知識的培養。采用宣傳和教育的手段對管理人員進行遵紀守法的教育，讓管理人員明確工作的性質和重要意義。對人員的管理是一個長期的過程，需要有專門的部門建立檔案管理的長效機制，減少檔案管理的隱患，避免檔案管理的不妥善給單位造成的信息損失。

4 結語

檔案管理是一種傳統的管理活動。在信息高度發達的傳媒時代，檔案管理在遵循原有管理方式的基礎上，可以實現新的突破。新的方法和新的管理可以增強檔案管理的有效性，可以從手段上提高檔案管理的重要突破。積極探求檔案管理的新方法是時代的要求，是檔案工作發展的要求，是社會文化進步的要求。創新檔案管理需要多方面的力量共同合作，在檔案專業的各個環節形成統一的合力，實現檔案管理的專業化、科學化、現代化。

參考文獻

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