高校檔案管理信息化分析

武向煒

摘 要：隨著科學技術水平的不斷提高，信息化已經不斷的融入到人們的生活和學習中，許多高校的檔案管理都實行信息化，使高校的檔案管理水平得到提升。本文對高校檔案管理信息化的作用以及存在的問題進行分析，對高校檔案管理信息化的進一步發展提出建議。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

高校檔案是大學教育中重要的信息資源，對于檔案管理工作，大部分高校也在進行不斷的探索和創新。隨著信息化技術的不斷發展與應用，為了順應時代發展潮流，許多高校的檔案管理工作也實行信息化管理，高校檔案管理信息化是必然趨勢，對于整理高校的信息資源，查詢信息資料等都有重要意義。

1 高校檔案管理信息化的作用

1.1 提高信息利用率

傳統的檔案管理需要利用紙張進行手工書寫，采用檔案信息化管理，能夠使管理實現無紙化，能夠通過信息技術及時的錄入、了解和查詢相關信息，能夠提高高校檔案的實時化管理。在高校檔案管理信息化的運用過程中，一條檔案只有一個目錄號，大大提高了信息的利用率，避免信息資源的浪費。

1.2 提高高校檔案管理工作的效率

在傳統的檔案管理工作中，需要手工對信息進行錄入，查詢，需要投入很多的人力和精力。運用信息化對高校檔案進行管理，能夠避免人力物力的浪費，同時還能夠提高檔案管理的工作效率。信息化的檔案管理利用信息技術，建立與高校相適應的信息檔案數據庫，并且將檔案號與目錄進行一對一的對應，實現了檔案信息的有效整合。信息化的檔案管理使信息的錄入與查詢變得簡單，節約了很多時間。

1.3 避免了高校檔案管理信息的重復和丟失

高校通過建立檔案的信息化管理，能夠實現檔案信息的優化利用。在信息化管理過程中，能夠對高校信息進行合理分類，并且按照一定的標準，在數據庫中進行錄入，不會造成一檔多卷或者是一檔多號等現象的產生，能夠實現信息的完整度，同時能夠方便檔案信息的查詢，與此同時能夠減低信息的重復率，避免高校信息的丟失，給檔案管理工作帶來了便利。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 對高校檔案管理工作的重視程度不夠，管理意識淡薄

目前，我國大多數高校對檔案管理的重視程度不夠，對其的重要性和必要性缺乏真正的認識，沒有看清檔案管理工作在學校管理中的重要地位。許多高校領導只是將檔案管理作為是一種信息的錄入和查詢的工作，并且對于檔案信息化管理的時效性沒有明確的理解。許多檔案信息化管理的工作人員更是忽視了其重要性，單純認為檔案信息管理的工作就是對信息進行整合和保管，不會起到實際作用，便對其工作安于現狀。

2.2 檔案信息管理的基礎設施建設落后

許多高校將資金都花費在校園內環境建設，圖書館建設，教學設施完善上，造成高校的資金往往出現緊缺的現狀。大部分情況下高校對檔案信息化管理的資金投入較少，導致我國高校信息化檔案管理的相應設備設施還不完善，許多高校依然采用手工方式。盡管部分院校已經進行了檔案管理的信息化，但是計算機的配備上還有待加強，并且對于數據庫的開發等還不夠完善，相比校園其他的信息化建設，檔案管理的信息化基礎設施建設比較落后。

2.3 工作人員整體素質不高

許多高校的檔案管理信息化已經具備了相應的條件，但是工作人員的整體素質還不夠高。許多信息檔案工作人員的信息化技術水平不高，缺乏對信息技術的掌握，同時缺乏對信息技術的知識的掌握和理解。許多工作人員工作熱情不高，工作不積極，態度不認真，同時對于檔案信息管理工作的工作責任意識淡薄。

3 高校檔案管理信息化發展的建議

3.1 加強高校對檔案信息管理的重視

高校檔案信息化已經成為了學校信息化發展的必然趨勢，針對目前大多數高校對檔案管理工作在認識上存在不足以及管理意識淡薄的現狀，更應該強化高校負責人對高校檔案信息管理的重視，對檔案信息管理進行宣傳，營造良好的高校信息化氛圍。

3.2 加強基礎設施建設

為了貫徹落實高校的檔案信息化管理，學校相關部門要增加資金投入，對檔案信息管理的基礎設施進行建設。高校要積極向政府和教育主管部門去爭取資金，促使高校的檔案信息化建設有可靠的資金來源。同時高校要發揮自己的主觀能動性，合理利用安排自己的資金，對檔案信息管理的資金要進行明確規定和投入使用。同時對于檔案信息管理的計算機以及數據庫的建立等都要進行不斷地完善。

3.3 提高工作人員的綜合素質

即使對檔案進行信息化管理，也需要發揮人的主觀作用。因此，工作人員綜合素質的提高，對檔案信息化管理有很大的推動作用。高校要實行一定的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情。同時對工作人員進行定期的培訓，增強其信息化技術水平，對知識技術進行鞏固。工作人員要樹立正確的工作意識，提高工作積極性和責任感。

4 結束語

高校檔案管理信息化是一項任重而道遠的任務，需要高校不斷對其進行深化研究，同時對于已經發現的問題要及時解決，使檔案的信息化管理能夠順利進行。

參考文獻

[1] 陳玉英.高校檔案管理信息化建設芻議[J]. 企業技術開發. 2010，5（03）：23-24

[2] 葛桂珍.試論高校檔案信息化管理[J]. 科技情報開發與經濟. 2010，12（05）：26-27

[3] 曹仕海.對當前高校檔案管理工作的探究[J]. 科技信息. 2011，9（15）：58-59