新時期檔案信息化管理平臺的建設探究

司徒俊萌

摘 要：檔案的管理離不開現代化技術手段的支持，尤其是信息化技術的手段。以檔案信息化管理為標志，打造完整的檔案信息化平臺，是新時期檔案工作的基本走向。本文以此為切入口，分析了建設檔案信息化管理平臺的必要性，并提出了建設工作的思路和方法。

關鍵詞：檔案信息化；信息化平臺；檔案管理；計算機；檔案資源

所謂的檔案信息化，其實是指在信息時代運用信息化技術手段對檔案管理的升級和改造，是電子化、計算機技術與信息技術的有機結合。建設新型的檔案信息化管理平臺，并非單純技術上的創新，而是包括檔案內容、形式與管理模式的綜合提升。因此，打造檔案信息化管理平臺的最大意義是延展檔案的使用價值與社會價值，為檔案更好的發揮功能提供保障。尤其在檔案管理日益受到重視的當下，這一點尤為重要。

1 檔案信息化管理平臺建設的必要性

無論是企事業單位的普通檔案，還是國家機關的機密檔案，亦或是孤本、善本基本的稀缺檔案，歸根結底都是具有重要社會、歷史、文化和傳承意義的重要資料。保護、保存并更好的發揮檔案的價值，是檔案管理者必須充分考量的問題。以文書類檔案為例，由于材質方面的原因，這樣的檔案保存、保管與管理通常面臨比較大的問題。那么，將文書類檔案進行信息化的改造，建設完整的數字化檔案庫，就可以很好的解決檔案資源、資源存續與保管的問題。誠然，某些文書、手稿或者紙張其象征意義很難被取代，但是其承載的信息資源往往更加重要。打造以檔案信息資源為核心的信息化管理平臺，對于更好的保存、保管與傳播檔案信息價值，都極為重要，也是十分必要的。

此外，建設檔案管理信息化平臺，是提升檔案管理層次和質量的必然要求。所謂的檔案管理，就是在加強對檔案的整理、分類、立卷、收集、歸類、篩選、入庫等各個方面開展的有效的管理化工作。檔案管理是新時期檔案工作的主體與核心，也是延續檔案價值和功能的核心路徑。建設檔案信息化管理平臺，運用新型信息化技術和傳媒手段加強對檔案的管理，能夠保障檔案更加有序、有效的為人們所用。此外，建設檔案管理信息化平臺利于更好的培養高素質的檔案管理人才，對于健全檔案系統也是極為重要的。以管理手段的創新和升級為目的，建設信息化管理平臺，共享檔案信息資源，打造完整鏈條的檔案信息數據庫，是檔案綻放價值的基本途徑，也是檔案管理部門的必由之路。

所以，將檔案信息化管理平臺建設作為檔案工作的一項重要任務去抓，是新時期檔案管理的核心，也是保障檔案有效利用的好辦法。

2 建設檔案信息化管理平臺的思路與舉措

檔案信息化管理平臺建設有如此多的好處，自然標志著新時期檔案管理要進入到全新的階段。那么，推進檔案信息化管理平臺建設，應該如何著手，建議考慮如下思路。

首先，要有效開發和運用現有檔案資源，建設完整的檔案信息數據庫。具體來說，相關部門要加快開發和利用現有信息資源，不能因為檔案管理要實現信息化便將現在的所有檔案材料藏于“死庫”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現有的檔案資源進行全面開發，逐步地適應。同時，要通過現代信息處理技術對現有的各種檔案進行數字化處理和存儲，加強檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。這樣一來，現有檔案信息資源可以被納入到數據庫，從而保證了檔案信息的完整性，也為后續的管理工作打下了基礎。

其次，要建立健全管理規章制度，形成統一的信息化檔案管理標準和規范。無論是企事業單位還是國家機關，在開展檔案管理信息化平臺建設時，都應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制訂內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善；此外，檔案管理部門還應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范。這樣的話，未來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。此外，建立健全檔案信息化管理平臺建設的規章制度，嚴格依照制度辦事，徹底解決存在的建設進度、資金短缺、人才匱乏等多方面的不利問題。

再者，要做好檔案信息化管理平臺建設的安全保障工作，培養、引進優質的信息化管理人才，打造業務素質過硬、思想道德扎實的檔案管理隊伍。由于檔案信息化管理平臺的建設與外部互聯網相通，數據庫、信息庫的檔案資源必然面臨諸如黑客入侵、木馬病毒等安全風險。這時，就必須充分考量檔案信息化管理平臺建設的安全問題，并據此制定有效的應對舉措。另外，要加強人才隊伍建設，培養、引進一大批高素質的檔案信息化管理人才，讓那些既懂檔案管理又懂計算機技術的人才成為檔案部門的中流砥柱，并激發出他們的工作潛能，打造科學、嚴密和有效的檔案管理信息化平臺。

綜上所述，新時期檔案管理工作的趨勢就是信息化、現代化與數字化，這也預示著檔案信息化管理平臺建設一定有更光明的前景。以檔案信息化管理為依托，未來的檔案管理工作一定可以取得實效，檔案價值的發揮也會更有意義。

參考文獻

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