高職校檔案利用工作中存在的問題及對策

摘 要：近年來，國家對檔案工作越來越重視，許多職業學校也開始逐漸重視檔案工作在學校管理中的作用，日常的檔案整理、搜集、保護等工作也都是為了更好地利用檔案為社會服務，因此，檔案利用與服務工作的優劣直接反映出一所學校檔案管理工作的優劣。文章從高職校檔案工作中當前存在的歸檔文件不全、檔案人員重基礎工作輕管理，信息化程度不高、編研材料沒有完全發揮作用等四個方面提出了檔案利用工作中存在的問題，并探討出相應的解決對策。

關鍵詞：高職校；檔案工作；利用；服務

高職校的檔案利用與服務工作與高校和義務教育階段的學校有所不同，由于職業學校的性質，決定了學校檔案不僅要為在校生服務，更多的是為往屆生服務。高職校的檔案還涉及校企合作、技能大賽、遠程教育、技能培訓、特色專業評估、專業設置等方面，因此，高職校的檔案服務與利用工作涉及面也更寬，與學校專業特色聯系得也更為緊密。在日常的檔案工作中，一些亟待解決的問題也日益凸顯。

一、檔案利用工作中存在的問題

（一）歸檔文件不齊全，查找利用不便

高職校綜合檔案室負責管理的是全校范圍內需歸檔的各類檔案材料，包括文書類、教學類、人事類、會計類、聲像、實物、基建、科技、榮譽獎牌等檔案材料，這就要求不僅綜合檔案室的檔案人員要進行分類管理，各部門指定的檔案兼職人員對本部門需歸檔的材料也要進行基礎性的歸檔工作。

一是學校領導不重視檔案工作，檔案工作處于一種說起來重要，做起來不重要，忙起來不要的狀態。導致一些部門領導也不重視檔案工作，沒有指定專人負責日常檔案材料的整理與收集工作，在每年需向綜合檔案室提交材料時，無法提供完整齊全的檔案資料。

二是各部門整理檔案人員缺乏專業知識和系統的培訓，對歸檔的范圍不了解，造成每年在提交檔案材料時都或多或少地有遺漏，而遺漏掉未歸檔的材料，在以后的領導查找、各級評估、需要相應文件材料指導工作時，檔案人員無法迅速、準確提供相應資料，甚至查找不到，造成了無法挽回的損失。

（二）缺乏制度支撐，管理重心偏離

由于大部分的高職校沒有制定檔案管理方面的制度，或者沒有明確各部門在檔案管理工作中的職責，許多部門對待檔案工作敷衍了事，將本屬于部門分內之事，在上交檔案材料時將半成品交給交由綜合檔案室人員整理歸檔。導致綜合檔案室人員將工作重心偏向了部門基礎性工作，占用了大部分精力在“做”檔案，而不是管理檔案。這在一定程度上，造成了檔案管理重心的偏離，使綜合檔案室人員疲于處理繁雜的各部門材料，無法集中精力總結學校檔案管理事業中存在的問題，并為學校提出相應的解決對策。

（三）信息化程度不高，編研材料沒有完全發揮

作用

國家檔案局中央檔案館印發的《全國檔案事業十二五規劃》（2011-2015）中的主要目標之一是加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理。當前，高職校中檔案的信息化程度總體不高，與高校相比還有較大差距，不僅校園網缺少檔案可為社會服務部分，聲像與文書教學類檔案也沒有完全掃描為電子文件，一方面一些學校不夠重視檔案的信息化建設，而另一方面檔案掃描設備的缺乏或滿足不了工作需求，造成了信息化建設的步伐緩慢。高職校學生與高校和中學生不同，不僅是在校生、應屆畢業生，甚至歷年畢業生都可能需要考取職業資格證書，而報名考試時，報考部門都需要學生提供學校當年的錄取名冊或者畢業驗印名冊，一些規模較大的高職校每年因畢業生到校借閱錄取名冊或者驗印名冊的都在幾百人，甚至每年都在遞增。征兵入伍工作也需要學生提供在校的各科成績，教學類檔案原件又需要拿出復印，這不僅給檔案人員造成重復占用過多精力，更給檔案帶來災難性的損害，不斷地翻閱原件資料導致了原件的破損。

二、改進檔案利用工作的對策

（一）提高檔案重視程度，增強管理力度

一是領導要重視檔案工作在學校發展中的作用。將檔案工作列入學校發展規劃，使學校發展與檔案工作的發展呈正比。在每年的檔案協作組會議中，能夠請各學校主要負責任人或分管領導參加會議，共同探討學校檔案事業的發展。

二是對學校各個部門負責檔案工作人員進行系統培訓。對高職校來說，不僅學校綜合檔案室需要專職專業的檔案人員，其他部門檔案兼職人員也需定期參加培訓，對檔案工作基礎、檔案法律法規、歸檔范圍與期限等進行系統培訓。

三是將檔案工作納入部門年度考核項目。將歸檔材料齊全，日常檔案管理規范作為考核標準。從制度上加強對檔案工作的管理力度。

（二）制定規章制度，加強檔案管理力度

高職校應制定檔案管理方面的規章制度，制定各部門檔案工作職責，明確檔案兼職工作人員，并將檔案工作歸入各部門年度考核，完成本部門可以整理歸檔的各類材料。綜合檔案室人員側重檔案管理，從發現的問題中總結經驗教訓，并為學校檔案事業發展建言獻策。

（三）加強檔案信息化建設，增強電子檔案覆蓋率

高職校在學校網站中應建有獨立的檔案專欄，將可以向師生公開的檔案通過網絡為師生提供方便利用，綜合檔案室人員將每年歸檔完畢的材料掃描為電子文件，特別是經常性、重復性需復印的文件掃為電子文件，直接通過打印機打出，以避免重復翻閱原件，造成原件損壞。《全國檔案事業十二五規劃》提出要加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應開放的檔案，利用先進技術，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務。通過校園網將不涉密的相關編研材料，如大事記、校史材料、機構沿革、年鑒、名師專家、優秀畢業生風采，通過網絡向師生和社會進行資源共享，既能夠為廣大師生提供便捷的服務，也為學校進行了宣傳，讓大家更好地了解學校的歷史與現狀。

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