淺析檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

摘 要：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理的根本，滿足數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)以及發(fā)展需求，將檔案實(shí)體數(shù)據(jù)以及管理數(shù)據(jù)運(yùn)用一定的管理模式形成數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?yàn)橐院髾n案的使用提供便利。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分，同時(shí)，也是檔案數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案分類；全宗原則；電子文件

引言

長(zhǎng)久以來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為人類社會(huì)的發(fā)展提供了很大的便利，同時(shí)，其也是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要體現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫(kù)是信息構(gòu)成以及管理方式的重要表現(xiàn)形式，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行很好的管理，同時(shí)，在數(shù)據(jù)完整性方面具有良好的優(yōu)勢(shì)。對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行重視，能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)社會(huì)以后的發(fā)展提供依據(jù)，同時(shí)也能更好的完善檔案信息化建設(shè)。

1 檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)方面來(lái)看，管理行為的目標(biāo)性非常重要，因此，在檔案管理中，對(duì)檔案管理的目標(biāo)問(wèn)題也要進(jìn)行重視。檔案管理中，對(duì)檔案本身的管理以及信息的管理都要進(jìn)行重視，同時(shí)，對(duì)比較復(fù)雜的檔案進(jìn)行管理時(shí)，要提高其管理的質(zhì)量。很多的檔案在數(shù)量上非常多，同時(shí)，在種類上也非常多，因此，在檔案管理方面要對(duì)很多的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行重視。檔案管理中，對(duì)種類的劃分問(wèn)題要進(jìn)行重視。對(duì)檔案的種類進(jìn)行劃分是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的條理性，在很多情況下，檔案的類型和級(jí)別都會(huì)存在問(wèn)題，在這種情況下，按照其種類進(jìn)行管理，能夠在使用時(shí)實(shí)現(xiàn)更高的效率。對(duì)檔案分類理論進(jìn)行重視，能夠?qū)n案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起到很好的導(dǎo)向性。

將檔案種類劃分當(dāng)做對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建的根本原理，其對(duì)檔案資料庫(kù)的創(chuàng)建方向存在直接作用。在檔案種類劃分中邏輯以及歷史主義的劃分方式獲得廣泛認(rèn)同。邏輯主義的劃分方式將檔案的普遍特性作為劃分規(guī)范以及根據(jù)，是按照嚴(yán)格的樣式邏輯開(kāi)展區(qū)分的分類觀念，例如根據(jù)保管年限、保密等級(jí)開(kāi)展區(qū)分。歷史主義的劃分思維是根據(jù)事物的現(xiàn)存狀況和邊界對(duì)事物開(kāi)展劃分，著重按照事物的現(xiàn)實(shí)狀況開(kāi)展劃分，盡量靠近事物最真實(shí)的樣貌，是客觀主義的劃分思維。歷史主義技術(shù)在檔案管理范疇的詳細(xì)表現(xiàn)是全宗準(zhǔn)則，在種類劃分時(shí)先根據(jù)檔案歸屬的全宗開(kāi)展劃分。邏輯主義劃分思維能夠協(xié)助某一詳細(xì)特點(diǎn)開(kāi)展區(qū)分，方便對(duì)檔案開(kāi)展多方位的靈活位置確定；歷史主義主要著重于檔案根源歸類這個(gè)基本特點(diǎn)，健全了檔案的實(shí)質(zhì)，同時(shí)也是數(shù)據(jù)庫(kù)和別的資料庫(kù)區(qū)分的重要因素。在檔案管理的過(guò)程中，這兩類劃分思維相互輔助，但是，卻不能夠互相替代。

2 全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理的根本原理是要對(duì)檔案的保護(hù)意義以及檔案的實(shí)質(zhì)性進(jìn)行重視，使用歷史主義的形式，按照全宗規(guī)則，在創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)具有指導(dǎo)作用。

第一，全宗準(zhǔn)則是檔案資料劃分的根本方式，是人類通過(guò)原理解析以及實(shí)際證據(jù)探索后獲得的珍貴經(jīng)驗(yàn)。按照全宗規(guī)則創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)所體現(xiàn)的是現(xiàn)實(shí)存在的歷史記載，確保了檔案數(shù)據(jù)的可靠性，在按照邏輯思維進(jìn)行種類劃分時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一目的。

第二，使用全宗準(zhǔn)則指導(dǎo)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以更大程度的保護(hù)檔案的記載。由于全宗規(guī)則是獨(dú)立的形式，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)不會(huì)出現(xiàn)分散合集混雜的情況，因此，能夠?qū)n案的實(shí)質(zhì)性以及記載性進(jìn)行保護(hù)。在檔案數(shù)據(jù)管理中，要在管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，其和圖書以及材料的管理存在著很大的不同。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息管理的重要工具，因此，在建設(shè)過(guò)程中要對(duì)管理的宗旨進(jìn)行提高。優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)能夠把全宗準(zhǔn)則的很多思維在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中進(jìn)行體現(xiàn)，包含全宗內(nèi)部管理?xiàng)l理等。例如文書卷宗處理中需要注意的是維持文件間的歷史前后關(guān)系、科學(xué)技術(shù)管理中的成套性準(zhǔn)則等思維都能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)中表現(xiàn)出來(lái)。

第三，按照全宗思想開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，能夠協(xié)助數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及保護(hù)工作。根據(jù)這種思想開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在很大程度上，可以確保數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建人、管理工作者、擁有人、保護(hù)工作者的一致性，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)每個(gè)部分的效益具有相同性，能夠提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響程度。

3 電子文件管理理論為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的未來(lái)發(fā)展提供營(yíng)養(yǎng)

電子文件管理是現(xiàn)在檔案信息化歷程中必經(jīng)階段。電子文件是信息化環(huán)境中工作程序以及工作結(jié)果的實(shí)際記載，所以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、使用性十分關(guān)鍵。電子文件形成過(guò)程中，其從生成到最后的管理經(jīng)過(guò)了一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，因此，對(duì)電子文件的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行管理要在設(shè)計(jì)階段就對(duì)其進(jìn)行重視，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，電子文件的用途需要掂量文件管理提供依據(jù)。

和以往檔案事后管理不一樣，現(xiàn)在文件檔案管理對(duì)管理過(guò)程中的目的、需求、準(zhǔn)則都進(jìn)行了分析，對(duì)數(shù)據(jù)的性能進(jìn)行了歸納和總結(jié)。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的設(shè)計(jì)完整性進(jìn)行要求，在數(shù)據(jù)管理中，要做到在前期對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，同時(shí)，保證電子文件的安全性、真實(shí)性以及使用性。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)形式發(fā)生了很大的變化，在檔案數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)可靠性都有了新的要求，要根據(jù)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，在建設(shè)結(jié)束以后對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)要進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，做到數(shù)據(jù)能夠得到充分的利用，形成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)鏈，為以后的使用提供便利。

美國(guó)當(dāng)代著名的電子文件管理專家戴維·比爾曼指出\"必須根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求、文件種類以及業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)性需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，對(duì)元數(shù)據(jù)予以明確規(guī)定，有助于設(shè)計(jì)和實(shí)施在文件生成之際自動(dòng)截獲元數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過(guò)程中相伴產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的完整。\"緊接著的問(wèn)題在于如何確定用于描述的元素，元數(shù)據(jù)理論為此提供了解決方案。元數(shù)據(jù)就是數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，用于描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容（what）、覆蓋范圍（where， when）、質(zhì)量、管理方式、數(shù)據(jù)的所有者（who）、數(shù)據(jù)的提供方式（how）等信息，是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)用戶之間的橋梁。元數(shù)據(jù)通過(guò)描述信息資源的屬性，用于識(shí)別、評(píng)價(jià)、追蹤資源，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源一體化的組織和有效管理。根據(jù)對(duì)電子資源管理的需要，元數(shù)據(jù)可以分為描述型、管理型、技術(shù)型和使用型、保存型。

電子文件是由很多不同種類數(shù)據(jù)構(gòu)成，針對(duì)不同數(shù)據(jù)形式，其管理和存放方法都存在著很大的差別，在對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和存放時(shí)，要對(duì)其性能進(jìn)行重視，同時(shí)，在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，要能夠使用可擴(kuò)展語(yǔ)言對(duì)其進(jìn)行體現(xiàn)，這樣能夠保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得到充分的利用。

參考文獻(xiàn)

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