計算機辦公自動化技術應用與研究

摘 要：隨著科學技術的不斷發展、計算機的廣泛應用和信息化的飛速發展，辦公自動化技術的設備和設施均得到了更加科學的發展。如今辦公自動化逐漸應用于各個企事業單位和機關政府，成為工作效率較高、工作誤差較小的重要辦公方法。

關鍵詞：計算機；辦公自動化；企事業單位；政府機關；工作效率；工作積極性

辦公自動化已經成為目前各個機構辦公的主要應用方式，逐漸淘汰傳統的辦公方式，優化辦公效率。本文中對計算機在辦公自動化技術的應用優勢進行分析。

1 辦公自動化的定義

辦公自動化是近年來隨著計算機技術的發展而提出來的新概念。一般地說，辦公自動化簡稱OA（OfficeAutomation），是指利用先進的科學技術，盡可能充分地利用信息資源，提高工作效率和質量，輔助決策，求取更好的經濟效益。它的基本特征是采用計算機文字處理技術生產、存儲各種文檔，使用復印機、傳真機、打印機、掃描儀或計算機網絡等其他先進設備復制、傳遞文檔，加快對知識信息的創造、加工、傳播和應用[1]。

2 計算機在辦公自動化中的應用

計算機的應用已經達到普及的情況，如今辦公自動化逐漸實現無紙化辦公、低能低碳環保式辦公，因此計算機辦公更加具有優勢，并且特點極為明顯。應用計算機的優點為（1）管理范圍廣：人員管理層面，對一個較大的機構實施有效的管理較為重要，但對于一個良好的管理者不可能做到全面掌握每個員工的情況和資料，應用計算機管理可對每個員工的資料進行詳細全面的記錄，并且隨時調取，方便于人事管理。工作效率的層面：更加縮短工作時間，對于某個部門已經完成的工作可進行時時監管，督促并且檢查已經完成工作情況，爭取對每個員工的工作均能夠做到有效的監管。物資層面：對于機構內部的物資進行詳細的登記后，隨時隨地均能夠對本機構的物資情況進行良好的監管，并且依據本機構的實際情況進行適宜工作的安排，提高機構物資儲備情況的監管。（2）操作時間短：對于機構內部的一切情況進行時時的監管，并且操作時間短，減少浪費在命令傳達時間，例如進行銀行匯款或是貨物的調配，傳統上需到銀行轉賬、或是去倉庫進行貨物調配的通知，但進行計算機管理后可直接應用計算機和網絡銀行進行轉賬匯款，操作時間僅僅3-5分鐘；網上下達貨物調配的命令，并且對庫存情況進行修改，較少人力和物理，縮短貨物調配時間。（3）縮減成本：對于計算機的應用已經普及到每個員工和公民，因此在辦公自動化的實施中，基本每個人均能夠更好的進行計算機的操作，并且減少人員的配備，縮減用人成本，例如利用計算機進行辦公，從前手工繪制的建筑圖紙在進行可行性分析時，應聯同多個專家和業內人士進行討論和分析，如今只需進行計算機繪制后，進行相關圖紙的檢測，對可行性進行評估和分析[2]。相關統計學資料，傳統為多個工作人員進行數據的匯總和分析，應用計算機輸入相關數據后自動進行統計學分析，準確度較高，更大限度的減少工作人員的因素導致誤差產生。（4）減少工作錯誤率：實施計算機辦公自動化后對一些文件和同時，能夠最大程度的避免在抄寫和下達的過程中發生偏差，減少工作中重大錯誤的發生比例，例如在工作匯總中工作軟件是依據正常邏輯和思維進行設計的，較為嚴謹一點發生錯誤則導致無法保存或是出現無法正常繼續統計分析的情況發生。能夠更加有效的降低在工作匯總發生低級錯誤[3]。

3 計算機在辦公自動化中的重要性

目前計算機已經成為辦公自動化主要使用的辦公設施，伴隨計算機廣泛應用的開展，辦公室內大部分的工作均由計算機完成。較多的辦公文件的制作、整理和編輯均由計算機完成，同時伴隨計算機技術的提高，大部分工作者對于計算機的依賴性越來越嚴重。現在某個時間段，發生停電或是停止使用計算機辦公，較大部分的辦公機構均會停止運行，或是無法正常工作。例如：某物流公司采用計算機管理后，工作效益顯著增加，某天突然間計算機總機中毒，整個網絡監管癱瘓、工作停滯、車輛的調配紊亂，無法正常工作，在計算機工程師恢復正常的系統后物流公司才恢復正常的工作和運轉。影響工作效率的同時明顯降低物流公司的收益和信譽度，直接間接的影響物流公司的經濟收益。現在無論在任何崗位和任何機構部門，均不能離開計算機的應用和管理，因此計算機技術對辦公自動化的實施具有重要的作用。

結語：OA智能化即利用知識庫和各種專家系統實現決策支持、電子秘書、預測和戰略規劃及自然語言理解等。它需要以大型知識庫為基礎，解決非結構化或半結構化方面的問題。今后OA信息系統的發展將是把各種辦公服務集成于一個統一的應用環境中，自動地、智能地向用戶提供綜合管理服務。目前OA系統的智能化程度還比較低，它的進一步發展還取決于人工智能技術的突破[4]。

綜觀世界OA信息處理技術的整個發展過程，以及當今各種先進的計算機技術、網絡技術和多媒體技術日益應用于OA中之趨勢，可以想象，未來OA的發展將走向集成化、多媒體化、無紙化和智能化。

[參考文獻]

[1]趙軍，劉福春，基于Ofbiz與工作流的辦公自動化系統[J].吉林大學學報（信息科學版）.2004，22（6）：625-630.

[2]呂董惠文，李國喜，龔京忠，等.基于LotusDomino/Notes的企業辦公自動化系統應用研究[J].計算機應用研究.2002（19）：105-107.

[3]趙文.辦公自動化基礎教程[M].北京：北京大學出版社，2006.

[4]LI Yanda，et al.Distance Learning. Proceedings of the international Conference on Distance Education，Distance Learning and 21 st Century Education Development.April 12-15，2000，Beijing，China.