開發(fā)利用的新平臺：微信檔案信息資源

摘要：伴隨移動媒體時代的到來和3G技術的迅猛發(fā)展，微信作為一種新型的社會化媒體，成為繼微博之后又一高效的服務應用。文章在闡述微信在檔案館利用現狀的基礎上，對微信公眾平臺在檔案信息資源開發(fā)利用的可行性及其功能進行了分析，并對這一新平臺的應用可能遇到的一些問題進行了簡要的思考。

關鍵詞：微信檔案信息資源開發(fā)利用

“今天，你微信了沒？”正如其廣告語所說，微信已然成為了一種生活方式，滲透到人們生活的方方面面，從微信在營銷領域的運用、到政務微信的悄然興起、再到圖書館微信平臺的搭建，微信正以獨特的優(yōu)勢掀起了其公眾平臺在各個領域的應用熱潮。而檔案機構作為公共服務的機構之一，也要緊隨時代步伐，積極探索新工具、新平臺實現檔案信息資源的開發(fā)利用。

一、檔案館與微信

微信公眾平臺是騰訊公司在微信的基礎上新增的功能模塊，通過這一平臺，個人和企業(yè)都可以打造一個微信的公眾號，可以群發(fā)文字、圖片、語音、視頻、圖文消息五個類別的內容。[1]對于檔案館而言，公眾微信賬號所具備的功能使其成為一個新的檔案信息發(fā)布平臺。

對國內檔案館微信公眾平臺的使用情況，筆者進行了一個簡單的統計。打開微信軟件，在“添加朋友-查找公眾號”一欄中，以“檔案館”為關鍵字進行搜索，共計搜到賬號35個，有效賬號8個。如果以“檔案”為關鍵詞搜索，共有195個。可見，目前為止，有一些檔案館已經認識到了微信的先進性，但是，總體來講開展此項服務的檔案館數量仍不算多，也不乏一些無效賬號：如“絕密檔案”、“美麗檔案”、“靈異檔案”等。其中，海口檔案館對微信公眾平臺的應用在眾多檔案館中算是較為先進的，每天都會給用戶推送相關檔案法律、檔案知識或者檔案領域的工作動態(tài)，但僅限于檔案信息的推送，應用層次較淺，缺乏與用戶的互動性，也缺乏對用戶問題回復的及時性。由此看來，微信公眾平臺在檔案信息資源開發(fā)利用中仍然有相當大的發(fā)展空間的。

二、微信應用于檔案信息資源開發(fā)利用的

可行性分析：基于拉斯韋爾的5W

美國著名傳播學家拉斯韋爾提出大眾傳播的“5W模式”，即who，say what，in which channel，to whom，with what effect。他將人們每天從事卻又闡釋不清楚的傳播活動明確表述為由五個環(huán)節(jié)和要素構成的過程，這也促使大眾傳播學五大研究領域即控制分析、內容分析、媒介分析、受眾分析、效果分析這一思路的形成。[2]下面將重點通過對前四個領域分析微信公眾平臺應用于檔案信息資源開發(fā)利用的可行性。

（一）Who——控制分析

檔案館微信公眾平臺的傳播主體即檔案館。首先，關于微信公眾平臺的加入。加入微信公眾平臺沒有門檻的限制。所以，檔案館可以輕松注冊自己的微信公眾賬號，加入微信公眾平臺。其次，檔案館作為傳播主體可以對傳播受眾即檔案用戶進行管理。微信公眾平臺具有用戶管理的功能，檔案館可以利用微信賬號的分組功能，把用戶分門別類，針對性地為檔案愛好者和業(yè)務咨詢者提供不同的檔案信息，如根據職業(yè)上的區(qū)別，檔案館可以把檔案用戶分為常規(guī)用戶、教育工作者、歷史研究者等，然后根據其不同的需求傾向對其提供各異的檔案信息或知識。再次，微信傳播體現了傳播的雙向性和互動性，使得檔案信息傳授雙方的關系更加親密。檔案館對檔案信息的傳播并不是單方面的，而是可以實現與用戶的互動交流，用戶可以向檔案館咨詢問題或提供建議。

（二）Say what——內容分析

內容分析即為檔案館向檔案用戶推送的檔案信息和檔案館公眾微信平臺與用戶之間的溝通交流信息。首先，檔案館公眾微信平臺推送的內容具有豐富性。從形式上來講，可以是文字、圖片也可以是音頻和視頻的內容；從內容上來講，檔案館可以向用戶推送包括館藏信息、講座、檔案工作動態(tài)等在內的多種類型的檔案信息資源，而用戶則可以向檔案館咨詢各種相關問題。其次，與博客、微博等其他新的傳播媒體相比，微信傳播內容具有私密性和即時性的特征。由于傳者和受眾的特殊關系，微信信息交流內容也更為私密。通過微信交流的信息僅停留在傳播者和受眾雙方的移動終端上，只有傳受雙方可以看到聽到，其他用戶無法在自己界面獲知，不論對檔案館還是檔案用戶而言，這種私密性都是有利而無害的。另外，微信公眾平臺的內容發(fā)布具有即時性，只要用戶在線，就能夠對檔案信息進行快速接收和反饋，在訊息傳達上比較迅捷。再次，微信公眾平臺消息的推送具有精準性。與微博相比，微信公眾平臺所發(fā)出的信息不僅精煉而且能夠保證信息到達受眾的精確性，而不至于被眾多信息淹沒。最后，微信傳播方式還具有多元化的特點。有的用戶可能認為，傳受雙方在聊天中不能真切地感受到文字背后的“表情”，不能準確了解到對話者的心情和語氣，這在一定程度上造成了信息的不對稱。微信主打語音聊天，點對點的語音交流類似于現場直播，通過聲音來傳達情感，能夠更好地把握傳受雙方的心理，相對于單純的文字來講更有優(yōu)勢。當然也可以進行用戶與檔案工作者之間的視頻通話。

（三）Which channel——媒介分析

媒介分析在這里主要是微信所依賴的載體：移動終端設備和檔案館微信公眾賬號的傳播渠道。首先，關于微信公眾平臺所依賴的載體—移動終端設備。如今，移動終端設備具有巨大的發(fā)展空間，3G時代，智能手機得到迅速普及，這就為檔案公眾微信平臺的推廣應用提供了載體支持。其次，檔案館微信公眾賬號的推廣宣傳媒介。檔案館可以通過微信二維碼來實現對檔案微信公眾賬號的宣傳：與檔案網站、檔案微博等協同合作，公布檔案館的公眾微信賬號或二維碼；在檔案館門口、大廳等顯眼的地方張貼微信二維碼等。再次，微信的LBS定位功能的應用。微信引進了LBS定位功能，利用這一功能既可以實現搜尋附近的人，公布檔案館微信公眾賬號，又可以向這些已經是檔案館微信好友的用戶推送檔案消息。

（四）To whom——受眾分析

騰訊于5月14日發(fā)布報告稱，截至2014年3月31日，微信海內外月活躍用戶總數已經達到3.96億，與2013年的3.55億相比，增長了4000萬。微信成為全球下載量和用戶量最多的通信軟件。龐大的用戶基數為微信應用于檔案信息資源開發(fā)利用奠定了用戶基礎。當然如何讓這些微信用戶成為檔案館微信公眾平臺的受眾也是檔案館應該關注和思考的一個重要問題。這就又涉及到檔案公眾微信賬號的宣傳推廣問題了。

三、微信應用于檔案信息資源開發(fā)利用的功能分析

（一）發(fā)布檔案信息

檔案館微信公眾平臺可以利用微信的優(yōu)勢向用戶發(fā)布文字、圖片、語音等各種形式的檔案信息。第一，常規(guī)檔案信息的發(fā)布。向檔案用戶推送用戶感興趣或利用率較高、時下人們較為關注的檔案館藏信息或者趣味檔案閱讀。比如以本館的館藏檔案信息資源為基礎，以歷史上的今天為專題，每日向用戶推送歷史上的今天所發(fā)生的事件、以圖片形式向用戶展示相關的檔案資料。第二，最新資訊通知。向檔案用戶推送近期的檔案館講座、展覽的通知、檔案界最新工作動態(tài)、檔案法律法規(guī)的公布實施、國際上關于檔案工作的活動開展、工作近況等。第三，檔案知識推送。向檔案用戶推送有關檔案的基本常識、檔案保護和利用的知識等。如在國際檔案日向用戶推送有關國際檔案日的知識介紹。

（二）實現檔案咨詢

為更好地實現微信在檔案信息資源開發(fā)利用中的應用，檔案館應該有專門的檔案工作人員負責檔案館公眾微信平臺的工作。檔案館可以通過微信公眾平臺和檔案用戶進行互動交流。用戶可以通過文字或語音等形式向檔案館咨詢相關問題。其中微信公眾平臺對檔案用戶咨詢問題的回復包括自動回復與人工回復。自動回復，即在微信界面中預設好一系列常見問題，當用戶發(fā)送相關代碼時，會自動發(fā)送相關檔案信息。而人工回復則是檔案微信管理人員收到用戶具體詢問或者檔案未開放時，人工予以解答。除了傳統的文字信息，用戶還可以用語音的方式來與檔案館互動，表達各種意見、建議、投訴等，對于咨詢者或微信管理者來說都大大增加了便利程度。

（三）完善檔案信息資源開發(fā)利用的反饋工作

檔案信息資源開發(fā)利用的過程不僅僅是檔案館主動提供服務、推送檔案信息的過程，同時也應該從用戶角度出發(fā)，聽取用戶的意見，做好檔案信息資源開發(fā)的反饋工作，實現檔案館與檔案用戶的真正的雙向互動交流。第一，檔案館可以通過微信公眾平臺向用戶發(fā)送調查問卷，這種形式既可以節(jié)省人力物力又可以讓用戶都獲取到調查問卷。第二，檔案館可以借助于微信公眾平臺開展有關檔案工作的話題討論或投票活動。第三，檔案館也可以以語音方式傾聽檔案用戶的意見、建議等，實時解決用戶面臨的難題，吸取檔案用戶的寶貴建議。

（四）實現與檔案網站或數據庫的對接，實現微信檢索檔案信息的功能

當檔案用戶通過檔案微信公眾平臺進行檔案查閱時，可以通過對接工作，直接向用戶發(fā)送檔案網站鏈接，提示用戶轉向網頁瀏覽，從而獲取檔案網站的信息資源或者通過訪問檔案館的數據庫查閱檔案信息。這種方式不僅能夠使檔案用戶獲得更為詳細的檔案信息資源，而且實現對檔案網站資源的充分利用，促進檔案網站的建設，督促檔案館及時更新網站信息資源。另一方面，檔案館也可以在檔案館APP中嵌入微信服務。比如在手機檔案館、移動檔案館中，通過把微信功能嵌入手機客戶端里，擴大檔案館的影響力，提升檔案館的服務能力。

四、關于微信應用于檔案信息資源開發(fā)利用的思考

微信公眾平臺作為一個新生事物，應用于檔案信息資源開發(fā)利用，不是一朝一夕的事，在微信公眾平臺的建設過程中肯定會遇到各種問題。筆者就微信公眾平臺在檔案信息資源開發(fā)利用過程中可能遇到的一些問題進行了一些思考。

首先，檔案微信公眾平臺的搭建是一個持久性的工作，我們把微信引入檔案信息資源的開發(fā)利用目的是為了為檔案用戶提供更優(yōu)質、更方便的服務。并不僅僅是為了完成上級檔案部門的任務，簡單的申請一個檔案館微信公眾賬號就可以了，也不是為了跟風，純粹的追逐新鮮事物，過段時間就置之不理了。這種情況在檔案微博中并不少見，有不少檔案館開通微博后并沒有好好經營，充分發(fā)揮檔案微博在檔案服務中的作用，而僅僅是盲目跟隨潮流。因此，檔案館應該以微信公眾平臺的優(yōu)勢為基礎，以檔案人應有的恒心和耐心，充分地挖掘其在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用，打造檔案信息資源開發(fā)利用的新平臺。

其次，檔案館要跳出微博思維設計微信特色活動。微博的成熟化，可能會造成檔案館微信平臺的內容過分依賴微博資源，導致微信微博呈現內容同質化，造成的結果就是檔案用戶產生厭倦感。故此，在檔案微博運營的同時也要充分發(fā)掘微信自身不同于微博的特質，更多地利用微信公眾平臺的特色來開展活動，比如說語音形式。IT茶館公眾號發(fā)起的“開心茶館”活動，通過自定義回復設定層層問題，把正確答案設置為觸發(fā)下一道題的關鍵詞，用戶回答正確就會進入下一題，最終闖關成功者獲得獎勵。[3]我們可以對“開心茶館”活動進行學習借鑒，開展檔案微信公眾平臺的特色活動。如進行一些有趣的智能互動，如檔案知識問答比賽等，并依靠這個模式建設為品牌活動，定期舉行。

最后，注意對檔案用戶回復的及時性，樹立檔案館微信公眾平臺在檔案用戶心中的良好形象。微信最大的功能在于互動及時，具有實時性。如果檔案館官微無法在幾秒鐘之內回復給所關注用戶他所想要獲取的有效信息，那么取消關注的概率將會極大。因此，檔案館在微信公眾平臺的維護中應當充分發(fā)揮主觀能動性，一方面將用戶關注之后的頭條推送更改為信息量完整，并且回復數字簡單易操作的文字說明信息；另一方面，由于檔案用戶對于自身的需求往往期望能夠在最短的時間內得以滿足，因此熱鍵的設置必須能夠簡潔而實用。

五、結語

李開復老師曾經說過“微博改變一切”，而從文章的分析中我們可以看出，“微信正在改變一切”。微信正在全球化發(fā)展，巨大的用戶數量意味著蘊含的巨大能量，這為檔案館開展微信服務提供了良好的社會環(huán)境。微信在檔案館中的應用前景非常廣闊，微信公眾平臺成為檔案信息資源開發(fā)利用的新平臺。同時，我們也要看到微信在檔案信息資源開發(fā)利用中的應用目前處于起步階段，目前提供的還是簡單、初級的服務，要想充分發(fā)揮微信在檔案信息資源開發(fā)利用中的作用仍然需要檔案館和檔案工作者的不懈努力。

參考文獻：

[1]引自“百度百科———微信公眾平臺”

[2]郭慶光.傳播學教程[M].北京：中國人民大學出版社，1999：59- 60

[3]王瀟，黃新榮.微信公眾平臺開啟檔案利用新時代[J].陜西檔案，2013年（2）：26-28

作者單位：上海大學圖書情報檔案系