高校特殊載體檔案管理策略研究

摘要：高校作為文化傳承、科技創(chuàng)新、服務(wù)社會的基地，日常工作中會產(chǎn)生多種不同載體的檔案。為管理好這些特殊載體檔案，本文通過對部分在京高校特殊載體檔案進(jìn)行調(diào)研，提出了管理策略。

關(guān)鍵詞：特殊載體檔案管理高等學(xué)校

一、高校特殊載體檔案的概念和研究必要性

隨著人類文明和技術(shù)的進(jìn)步，不同于紙質(zhì)檔案的特殊載體檔案種類不斷豐富。通常特殊載體檔案是指以磁性材料、感光材料等為主要載體和以影像、聲音、電子文件、實物為主要反映方式的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片、光盤等。[1]相比紙質(zhì)檔案，它記錄信息更立體、直觀、生動，在還原事件和現(xiàn)場細(xì)節(jié)上具有獨特作用，在辦展、編研中尤顯突出，能提升檔案產(chǎn)品的文化性、趣味性，宣傳、教育作用強(qiáng)。本文所研究的高校特殊載體檔案是指高校所保存的除了紙質(zhì)檔案之外的其他各種載體檔案的總稱。特殊載體檔案在校園文化傳播、校史校志展陳、國內(nèi)外交流、學(xué)生德育教育、學(xué)校信息資源產(chǎn)品開發(fā)中發(fā)揮的作用越來越重要。因此各高校檔案部門有必要加強(qiáng)對特殊載體檔案的管理。

二、高校特殊載體檔案管理現(xiàn)狀

高校特殊載體檔案主要集中在影音聲像檔案、縮微膠片、印章、獎杯、錦旗、標(biāo)牌、對外交流中的紀(jì)念品、校友捐贈物品、書畫作品、教學(xué)或科研標(biāo)本及電子檔案等。2013年筆者對20家在京高校進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果顯示，85%的高校檔案機(jī)構(gòu)館藏中涉及特殊載體檔案，其中75%的高校涉及聲像檔案，85%涉及到各類實物檔案。但管理現(xiàn)狀不容樂觀，具體表現(xiàn)在以下4個方面：

（一）保管分散、檔案完整性差

特殊載體檔案的完整性包括兩層含義：一是數(shù)量齊全，二是每一份檔案的實體和元數(shù)據(jù)等背景信息完整。調(diào)查顯示，高校特殊載體檔案完整性差，如有的重大活動產(chǎn)生了很多特殊載體檔案，但是歸檔的僅為其中的少部分，很多分散保存在不同的部門、不同的人員手中；有的僅重視紙質(zhì)文件的管理，根本沒有對特殊載體進(jìn)行歸檔管理，導(dǎo)致缺少相應(yīng)的特殊載體檔案；還有的特殊載體檔案僅僅歸檔了內(nèi)容本身，沒對相關(guān)的背景信息、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔；絕大多數(shù)依然按照紙質(zhì)檔案的歸檔方式，被動的接收檔案，等到需歸檔時，很多特殊載體檔案早已無從找起。這些管理現(xiàn)狀導(dǎo)致高校特殊載體檔案的完整性差。

（二）保管條件不好，檔案安全無保障

特殊載體檔案的安全包括實體的安全和內(nèi)容的安全。各類特殊載體檔案由于其載體的特殊性，如記錄圖像信息的照片，記錄聲音信息的唱片、錄音磁帶，同時記錄聲音和圖像信息的膠片、錄像磁帶等，尤其是隨著計算機(jī)的廣泛使用，開始大量產(chǎn)生使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)作為存儲載體的新信息，對保管條件有更嚴(yán)格的特殊要求。中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》GB/ T11821-89規(guī)定保存膠片的適宜溫濕度為：溫度13℃～15℃，相對濕度35%～45%；保存照片的適宜溫濕度為：溫度14℃～24℃，相對濕度45%～60%。庫房內(nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%；實物檔案形態(tài)各異、尺寸不一，保管條件要因質(zhì)地不同而需區(qū)別對待。同時，保存環(huán)境還應(yīng)該保持空氣清潔、防光、防塵、防霉、防火等。但調(diào)查顯示僅有10%的高校設(shè)有特殊載體檔案的專門庫房，大多數(shù)高校由于經(jīng)費不足、重視度不夠等原因根本沒有提供保存特殊載體檔案的條件，無法保證特殊載體檔案的實體安全。據(jù)調(diào)查30%的高校有校史館，15%的高校辦展時由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)實施，但檔案人員并沒有充分利用這一機(jī)會向領(lǐng)導(dǎo)爭取支持。從內(nèi)容安全看，還應(yīng)該有備份（包括異地備份）措施，但從調(diào)查數(shù)據(jù)看，特殊載體檔案年均數(shù)字化存儲量500-1000G的占10%，但80%無備份標(biāo)準(zhǔn)、備份工作未正常開展，更無異地備份。一旦因病毒、誤操作、災(zāi)難等損毀檔案，將造成無法彌補(bǔ)的損失。

（三）可讀性差，利用受限

由于載體特殊、種類繁多，特殊載體檔案經(jīng)常需要借助特定軟硬件才能閱讀利用，管理和傳播的成本相對較高；雖然國家檔案局2011年第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》中提出：“檔案館在收集檔案時，應(yīng)同時收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。”但調(diào)查顯示，實際工作中大部分高校專用設(shè)備接收長期沒被列入收集計劃，也沒有對相關(guān)設(shè)備的情況、檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)同時歸檔，更沒有轉(zhuǎn)化成歸檔管理通用軟件可接收、閱讀的格式，從而導(dǎo)致可讀性差；還有一些檔案，由于特殊載體容易損壞，沒有保管好，導(dǎo)致無法閱讀。可讀性差，影響了特殊載體檔案更好地提供利用、發(fā)揮功效。

（四）制度落實不到位，人員檔案素養(yǎng)不夠，管理不規(guī)范

特殊載體檔案是新技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，雖然國家及各行業(yè)已經(jīng)有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15-95）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678.1-1999），但由于各高校檔案人員在特殊載體檔案管理方面的技術(shù)等跟不上時代發(fā)展的需要，如無法指導(dǎo)相關(guān)人員對特殊載體檔案開展歸檔工作；無法或者沒有意識對特殊載體檔案在歸檔時進(jìn)行可讀性、完整性、病毒等方面的檢測；在保存管理中，無法按規(guī)定每隔一段時間對相關(guān)檔案進(jìn)行檢測。調(diào)查對象中，高校檔案機(jī)構(gòu)管理特殊載體檔案的工作人員45%為檔案專業(yè)畢業(yè)，但只有10%接受過特殊載體檔案管理的專門培訓(xùn)；45%的高校在進(jìn)行數(shù)字化備份時，出于技術(shù)、設(shè)備、人員等綜合因素，會選擇外包；檔案產(chǎn)生人員檔案意識薄弱，有些部門或個人出于競爭、評獎等私心，將特殊載體檔案據(jù)為己有；領(lǐng)導(dǎo)對此重視不夠，支持力度不夠；缺乏有效的監(jiān)督和保障措施。這些使得特殊載體檔案相關(guān)管理制度落實不到位，管理不規(guī)范。

三、高校開展特殊載體檔案管理工作策略建議

針對上述調(diào)研結(jié)果，筆者建議以切實保護(hù)特殊載體檔案原件為基礎(chǔ)，以開展數(shù)字化建設(shè)為抓手，從以下4個方面系統(tǒng)開展特殊載體檔案管理建設(shè)工作：

（一）全程管理和及時歸檔相結(jié)合

全程管理和及時歸檔是保障檔案完整性、可讀性的重要手段。對于特殊載體檔案，一方面，檔案人員應(yīng)該熟悉高校的每一個業(yè)務(wù)流程，在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對相關(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)，對特殊載體檔案從形成直到歸檔進(jìn)行監(jiān)管和指導(dǎo)，保證特殊載體檔案的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)都?xì)w檔。另一方面，在全程管理中，要把好時間關(guān)，對特殊載體檔案及時進(jìn)行歸檔。特殊載體檔案往往是由專門部門或?qū)ｉT人員利用特定的軟硬件負(fù)責(zé)制作的，它不同于紙質(zhì)檔案的內(nèi)容直觀，改動有痕跡，如果不及時歸檔，具體部門或人員很容易因缺乏一定的監(jiān)督機(jī)制忘記歸檔，或因時間過長才歸檔而導(dǎo)致對其中的人物、事件敘述不清。因此，對特殊載體檔案應(yīng)及時歸檔，即在某一次活動或某項工作結(jié)束后立刻由相關(guān)責(zé)任部門或人員進(jìn)行歸檔，尤其是對一些重大活動產(chǎn)生的大量特殊載體檔案，要求相關(guān)人員活動結(jié)束即進(jìn)行歸檔；而對于一些時間跨度長、空間跨度大的業(yè)務(wù)，則應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)流程，分階段及時進(jìn)行歸檔。

（二）建立適合于高校特殊載體檔案的保管條件

對于產(chǎn)生特殊載體檔案數(shù)量大的高校（如戲劇、影視學(xué)院），應(yīng)該建立符合保管條件的檔案庫房和安全可靠的備份條件及備份措施。沒有合格條件的高校，檔案人員應(yīng)該在利用檔案為學(xué)校解決重大實際問題時，如建校史館、辦校周年展，多向領(lǐng)導(dǎo)反映這些檔案的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)在政策和資金上的支持。除這些專業(yè)學(xué)校，各高校特殊載體檔案的數(shù)量相對有限，就高校的特殊載體檔案數(shù)量和資產(chǎn)管理制度而言，將各種配套設(shè)備一一配備不現(xiàn)實也不經(jīng)濟(jì)，檔案人員既要創(chuàng)造條件，不斷積累、擴(kuò)充檔案設(shè)備，也要探索既安全又經(jīng)濟(jì)的手段，尋找適合本校的道路，如沒有專用庫房，可采用購買恒溫恒濕膠片柜等單體設(shè)備的方式進(jìn)行解決；利用邏輯歸檔的方式，充分利用各業(yè)務(wù)部門的資源，對特殊載體檔案進(jìn)行歸檔；將各類特殊載體檔案轉(zhuǎn)化成歸檔管理通用軟件格式進(jìn)行歸檔；同時，在不違反保密和安全規(guī)定的情況下，租賃設(shè)備或外包業(yè)務(wù)保管、備份相關(guān)檔案，以降低保管成本，保障檔案安全。

（三）建立以數(shù)字化為核心的特殊載體檔案管理模式

將特殊載體檔案數(shù)字化，既能看到檔案原貌，又能減少檔案原件使用，保護(hù)檔案實體，節(jié)約管理時間和成本，并能提高利用效率和減少對原始設(shè)備的依賴性。標(biāo)準(zhǔn)的制定非常關(guān)鍵，各校在進(jìn)行檔案數(shù)字化或數(shù)字化資源庫建立時要充分以檔案數(shù)字化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，如《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）等，主動了解行業(yè)內(nèi)的通行做法，確保數(shù)字化后的檔案通用性、可讀性、數(shù)據(jù)可交換性高。設(shè)計數(shù)據(jù)存儲中心時，要注意根據(jù)高強(qiáng)度、長時間，并發(fā)訪問多和讀/寫穩(wěn)定性的數(shù)據(jù)處理特點進(jìn)行選擇，做好頂層設(shè)計，充分體現(xiàn)發(fā)展性、系統(tǒng)性、長效性，對特殊載體檔案管理系統(tǒng)的有效建設(shè)與持續(xù)發(fā)展起到重要的保障作用。同時，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)要做好異質(zhì)、異地備份。

（四）加強(qiáng)宣傳、技能培訓(xùn)和制度約束

首先，檔案部門要借助學(xué)校重大活動、檔案節(jié)日（如國際檔案日）、搭車展示與專門展示相結(jié)合，不斷進(jìn)行宣傳，把特殊載體檔案的重要性宣傳出去，引起領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)文件產(chǎn)生人員的重視，增強(qiáng)相關(guān)人員的檔案意識，使歸檔工作從被動變成主動。其次，利用檔案行業(yè)、檔案軟件開發(fā)公司、高校檔案專業(yè)等資源，通過觀摩學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等措施對檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升檔案人員的相關(guān)技能。再次，建立考評體系，把特殊載體檔案歸檔工作納入業(yè)務(wù)驗收、崗位考核中，增加對相關(guān)人員的約束力，從制度上對特殊載體管理工作提供保障。

綜上所述，特殊載體檔案具有不同于紙質(zhì)檔案的特性，其管理有特殊之處，需要引起領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的重視，檔案人員應(yīng)當(dāng)跟上時代的發(fā)展，積極、主動學(xué)習(xí)相關(guān)技能，做好相關(guān)管理工作，從而保障其完整、可讀、可長久保存。

注釋：

[1]昌平檔案信息網(wǎng)

http：//www.bjchp.gov.cn/daj/tabid/4779/InfoID/ 125449/frtid/4777/Default.aspx

參考文獻(xiàn)：

[1]馬蕊，陳占鳳.企業(yè)特殊載體檔案管理試行之路[J].檔案學(xué)研究.2013（S1）

[2]沈東巖.創(chuàng)新特殊載體檔案管理機(jī)制拓展服務(wù)新功能[J].四川檔案.2013（3）

[3]盧曉峰.特殊載體檔案概述[J].黑龍江科技信息.2012（18）

作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院中國科學(xué)院檔案館