淺析城建檔案管理在市政工程監理工作中的重要性

晏麗英

摘 要：隨著我國市政工程建設速遞的加快，規模的擴大，工程質量安全成為政府、監理、施工企業重點關注的問題。而監理資料作為工程質量安全保障的重要信息，對工程質量的把關顯得非常重要，如何完善監理資料管理也成為越來越多監理公司亟待解決和重點關注的問題。

關鍵詞：市政工程；監理資料；管理

1 前言

在市政道路施工階段，項目工程監理制度的完善直接影響到工程質量，而對項目工程的真實反映，就體現在監理資料的記錄當中。市政道路工程監理資料的管理，是項目信息化管理的重要方面，也是工程建設過程中監理工程師對項目總體目標把控、目標進度控制、安全質量把關的重要體現。工程監理資料管理的好壞，同樣也是反映工程管理水平高低、監理人員綜合素質以及監理工作質量的標準之一，因此，建立完善的監理質量管理制度、提高監理資料管理人員的業務能力對市政道路施工管理非常重要。

2 市政道路工程監理資料檔案管理工作的意義

2.1 完善監理檔案管理是開展市政道路工程監理工作的重要依據之一

工程建設監理的主要任務是對項目的工程進度、安全、質量目標控制，而對以上目標控制的基礎就是對相關信息的把關。涉及到工程進度、質量、安全的信息主要包括國家政策和法規、法律文件、工程合同、設計勘察合同、監理日志、監理體系管理制度等等。通過將工程相關信息進行收集，整理，處理，工程質量、安全、進度管理和監督的才能得到切實保障。這些信息也是工程監理師開展建立工作，把控項目總體目標的依據，是建立和完善市政道路監理工程工作順利開展的必備前提條件。

2.2 監理資料檔案是監理基礎工作內容和成果的詳細記錄

同勘察、設計以及施工不同，工程監理更顯得是一種軟性的工作，更多的是一種服務性工作。“用事實為依據，通過數據來說明，以規范來作為行為準則”是監理工作需要重點強調和認識的。在市政道路的工程監理資料檔案中，詳細記錄了工程建設施工過程中監理人員對所進行工程的監理內容，切實反映監理工程師在項目施工過程中的作用，充分體現了監理工程師的工作成果。同樣，監理資料檔案作為一項可查的文件資料，對項目工程質量的建設具有可追溯性，可還原性。因此，監理資料檔案是監理工作的具體反映，完善監理資料管理對項目的目標控制有著非常重要的作用。

2.3 監理資料是市政道路工程各方責任明確的重要依據

施工監理單位作為一個既不同于施工單位，有不同于業主的獨立個體，其工作內容相對獨立。作為客觀、公正的第三方，其資料也必然是客觀、公正的。監理資料能夠客觀的反映施工的實際情況，通過對規范、完善監理資料的檢查，能夠追溯工程建設過程中出現質量、安全問題的責任單位。因此，在工程交付的之后，通過查詢監理資料檔案，能夠第一時間了解并找出相關證據，對明確責任，解決問題有著不可替代的作用。

3 市政道路工程監理資料管理不足的原因

3.1 管理者對監理資料管理重要性認識不夠

許多監理單位的管理者，在對待監理資料管理的認識不足，是引起監理資料管理難以完善的重要原因。部分監理單位的管理者認為，單位只要有業務、有工程就可以了，其它的都是不重要，這種思想直接致使監理資料管理得不到全單位的重視，監理資料管理制度難以執行。

3.2 資料檔案管理人員綜合素質不高

在許多市政道路工程的建立單位，資料管理人員大都是中專畢業生，有的最多就是大專畢業生，這些人往往是剛畢業或者沒有實際工程施工經驗的人，他們對資料管理大都認為是把資料歸檔就行，對待資料管理沒有系統認識，而是片面的、機械的完成檔案歸檔工作。另外，在很多監理單位，資料管理人員的地位也不高，這也是制約監理資料管理發展的重要因素之一。

3.3 監理檔案管理制度不健全

在很多市政道路工程監理單位，檔案管理制度幾乎沒有，就算有，也僅僅是停留在文件里，沒有切實落實，如對違反資料管理的績效考核管理制度，更是在許多監理單位認為是多余的。沒有一套切實可行的檔案管理制度，是無法保證建立檔案管理的有效落實。

4 完善監理資料管理的措施和建議

4.1 提高監理單位管理人員對資料管理的重視程度

監理單位管理人員作為監理資料檔案的第一管理者，其管理意識的提高對提升監理資料管理有著直接的作用。通過提升監理單位管理者對資料管理的重視，不僅能夠給監理資料管理帶來更多工作便利，更為重要的是能夠將監理資料管理上升到一個臺階，讓單位所有的員工都重視監理資料管理，最終實現監理資料科學化、合理化。

4.2 加強監理資料管理人員的培訓

1、提升對監理資料管理重要性的認識

在對監理資料管理人員培訓過程中，不僅要對資料員進行培訓，還要做到讓每一個監理人員都參與到監理資料管理培訓當中，使得所有的監理人員都意識到監理資料管理工的重要性和嚴肅性，從而大家齊心協力共同把監理資料管理工作做好、做扎實。

2、多種方式培訓，提升大家對監理資料管理的實際技能

在對監理資料管理培訓中，可以通過座談、講座以及問答的形式提升大家對監理資料管理的重視和實際管理技能。同時，監理單位還可以印發監理資料歸檔管理手冊，讓所有的監理人員人手一本，時刻學習如何完善監理資料管理，將監理資源管理的重要性深入到工作的每一個細節當中。

4.3 完善監理檔案績效考核管理

1、領導者意識的改善

監理單位管理人員作為企業發展的領頭羊，在企業任何制度的制定過程中起著至關重要的作用。尤其是在對監理檔案考核管理制度的建設方面，更是直接關系到此項制度的成功與否。監理單位的領導者在對待監理檔案考核管理制度的建設和改良過程中，首先自己要解放思想，從根本上意識到監理檔案考核管理制度的改革是單位發展的必然選擇，是單位發展的動力源泉，只有提出了適合單位發展監理檔案考核管理制度，才能讓員工感覺到公平、公正。endprint

2、充分的企業調研

做監理檔案考核管理制度的改革，不能停留在幾個人關起門來埋頭研究，而應該是在大量的員工調研的基礎上，制定出符合公司實際，同時又能充分調動員工積極性的監理檔案考核管理制度。

3、監理檔案考核管理制度執行過程中的事中管理

當一項監理檔案考核管理制度正式執行時，首先不能半途而廢，要做到堅持不懈。因為監理檔案考核管理制度的改革，就是將原有考核體系打破，建立新的監理檔案考核管理制度，這樣必然會涉及到很多人的切身利益，打破以前的平衡體系。在執行新的監理檔案考核管理制度過程中，需要經常關注大家對監理檔案考核管理制度的認識，這樣能夠讓更多員工意識到監理檔案考核管理制度的改革是大家的事，從而讓員工感覺到自己就是企業的主人，企業的發展與我息息相關，從而提高員工對監理資料管理的重視程度。

4、總結經驗和教訓

作為任何一項制度的實施，都有成功的經驗和失敗的教訓，這個過程中只有做好總結，尤其是讓部分骨干員工對該項制度的執行情況進行總結，這樣能夠讓這些骨干員工認識到企業對他們的重視和認可，從而進一步提升自己的企業忠誠度，從而完善監理資料管理。

4.4 深入工程現場， 掌握第一手材料

一套完整、準確的工程監理檔案，光靠監理人員的自覺性和責任感是不夠的，還要求監理檔案員必須深入實際并服務全程。一是遵循基本建設程序，擬定檔案歸檔計劃并付諸實施。對不同類型的工程項目，建立不同的歸檔計劃。對于建設周期長的大型項目，高層建筑和市政工程，可按照單位工程，建檔立卷，或由質量監督工程師根據工程實施階段的監督工作情況進行歸檔。二是跟蹤服務，增強參與意識，監理檔案員應該深入工地現場，隨時進行服務，增強參與力度，掌握第一手材料。

5 結束語

建立資料檔案是工程項目建設的歷史記錄，是各項工程施工的真實寫照，是今后安全運行、維修、管理和改造的重要依據，必須給予高度的重視。監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規模越大，技術越復雜，監理資料就越多。

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