加強會計檔案管理之我見

黎少端

摘 要：會計檔案既是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，同時他也直接影響著財務管理的質量和水平。如何管理好財務檔案，以及在檔案管理過程中如何采取相應的措施，并探求解決的對策，是會計檔案管理中所面臨的一個重要問題。

關鍵詞：會計檔案；檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案工作的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一， 會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了單位財務管理的質量和水平。因此，加強會計檔案管理進一步提高會計檔案的管理水平，充分發揮會計檔案在各項事業中的重要作用。

1 會計檔案的特點及其作用

1.1 會計檔案的特點

1、來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

2、整體性。一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎。

3、形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續、系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

4、規律性。一個會計年度所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，要反映某項經濟活動時，從業務發生到結束上報，能連續不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經濟業務活動之間相互制約、緊密聯系、環環相扣，這種內在的規律性，遠遠超過了其它檔案。

1.2 會計檔案的作用

1、會計檔案直接影響經濟工作。會計檔案是預測、決策經濟情況，開展會計分析的重要依據，真實、完整的會計檔案是反映、監督、參與經營管理的重要信息資源，國家利用各企事業、機關的會計檔案反映的數據逐級匯總，可以考核國民經濟各部門有關計劃和預算的執行情況，從而制訂更適應國家經濟建設的計劃和決策；還可以利用會計檔案提供的原始數據，科學地預測未來，制訂最優化的管理方案，以最低的成本獲取最大的經濟效益。

2、會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經濟建設帶來了生機和活力，但由于原有法律法規還不夠完善，一些單位和個人利用政策上的漏洞，巧立名目，鋪張浪費，使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經法紀的情況真實地記錄下來，及時發現問題，阻止腐敗的產生、蔓延、打擊經濟領域的不法行為，解決經濟糾紛，從而確保國家的經濟利益。

2 我校會計檔案管理工作現狀

裝訂會計憑證使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容逐項填寫齊全，裝訂完畢按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了會計賬簿按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。會計報表逐頁編制序號，填寫“會計檔案卷內目錄”。按照高等學校檔案要求在左上角蓋上全宗號、目錄號、案卷號印章，并填寫內容，一年會計年度一個案卷號。 當年會計檔案，在會計年度終了后，由財務部門保管一年，第二年年初移交學校檔案保管部門歸檔，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室會同會計部門和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。同時會計檔案保管期滿，需要銷毀時，會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

3 會計檔案管理工作中存在的問題

1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠 。單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，輕會計檔案管理，存在會計業務與會計檔案管理相脫節的現象。

2、會計檔案管理制度不夠健全。首先是對會計檔案的管理不夠重視，認為會計檔案只是綜合檔案管理的一部分，因而在制度建設中沒有建立一整套會計檔案管理制度。

3、會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規范。有些單位不能及時裝訂會計憑證，或長時間放在一個紙盒里；會計憑證裝訂封皮項目填寫不全，或將會計憑證、會計報表等資料混亂放置；會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管。造成日后工作中不僅查找非常困難，也影響了單位經濟預測目標的困難。

4 完善會計檔案管理工作的對策

1、統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性認識，規范管理。需嚴格按照《會計檔案管理辦法》第四條規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密”。單位的領導及檔案人員要加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、健全會計檔案管理各項規章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據《會計檔案管理辦法》、并結合工作實際，建立和健全一整套檔案管理制度。如我單位綜合檔案管理辦法實施以來，先后制定了《財務檔案工作人員職責》《財務檔案保管制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，進一步規范學校會計檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使會計檔案管理工作有章可循。

3、規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。根據學校檔案管理規章制度要求，進一步加強會計檔案操作規程，提高學校會計檔案管理質量。

4、加強會計檔案人員知識培訓，提高管理人員的綜合素質。根據會計檔案資料內容廣泛，具有專業性、廣泛性、嚴密性的特點，重視會計檔案管理人員的業務培訓。檔案人員的業務素質對做好會計檔案管理工作起著關鍵作用， 學校每年安排檔案人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。同時要求了解會計工作活動過程，熟悉會計檔案的范圍及具體內容，及其形成的規律及特點，確保會計檔案的完整、準確、系統、規范，實現教學檔案管理工作的標準化、現代化。

總之，會計檔案管理人員唯有不斷學習、進取、開拓、創新，才能使學校綜合檔案工作有所發展和提升。endprint