高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)探究

倪翔凌

摘 要：在高校校園內(nèi)，平時(shí)的教學(xué)活動、科研活動以及一些其他方面的管理活動都是檔案所要記錄的內(nèi)容。檔案記錄的這些內(nèi)容是學(xué)校發(fā)展的一個(gè)縮影。它對學(xué)校的發(fā)展有一個(gè)很好的指導(dǎo)作用，因此需要專門的人員進(jìn)行管理。檔案管理效率的高低與直接參與管理人員的職業(yè)道德有很大關(guān)系。因此本文從檔案管理人員職業(yè)道德方面存在的問題入手，來探究職業(yè)道德建設(shè)的途徑。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；管理人員；職業(yè)道德

1 高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)存在的問題

1.1 檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)

檔案管理人員的職業(yè)道德要求工作人員能夠在工作中為在校師生提供貼心周到的服務(wù)，并且要有無私奉獻(xiàn)的精神和主動服務(wù)的意識。通過調(diào)查研究，60%被調(diào)查的師生對檔案管理人員的工作持肯定的態(tài)度，認(rèn)為他們工作認(rèn)真，服務(wù)熱情。但是還有40%的師生認(rèn)為管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)，服務(wù)態(tài)度不好。具體來說就是這些管理人員對檔案管理工作沒有一個(gè)正確的看法。然而檔案館中的檔案價(jià)值的體現(xiàn)還有賴于管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)方式。但是這在部分高校中，檔案管理人員的素質(zhì)不高，服務(wù)認(rèn)識不夠強(qiáng)。他們在對待來查閱檔案的人員時(shí)不是一視同仁，而是把帶著有色眼鏡來看待。當(dāng)來者是熟人或者是有較高職務(wù)的人時(shí)，他們就會為其提供熱情周到的服務(wù)。當(dāng)查閱檔案的人是他們沒有見過或者是職務(wù)較低的人時(shí)，他們的服務(wù)態(tài)度就會變得冷漠，甚至是會顯得不耐煩。

1.2 部分管理人員缺乏責(zé)任心

檔案管理人員的責(zé)任心就是要求這些管理人員能夠以負(fù)責(zé)任的態(tài)度來管理好每一份檔案。但是在實(shí)際的管理工作中，這些管理員中的部分有時(shí)候會為了提高自身的技能和晉級職稱的需要，而疏于對檔案的管理，在對待查閱檔案人員時(shí)會出現(xiàn)應(yīng)付的情況。還有部分的工作人員是對工作的不滿進(jìn)而把情緒帶到工作中來等。工作人員在這些情況下，工作往往會出現(xiàn)力不從心的狀態(tài)，甚至?xí)o當(dāng)事人帶來不必要的麻煩。同時(shí)，還有部分的管理人員走人情路線，會根據(jù)熟人或者是領(lǐng)導(dǎo)的請求更改個(gè)人的檔案信息。另外對于一些需要做好保密工作的檔案資料，由于管理人員工作不認(rèn)真造成這些資料的意外泄密。同時(shí)管理人員不按照檔案館的要求私自擺放檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

1.3 管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求他們要熟知所要保存的檔案資料，更要有對這些檔案信息進(jìn)行提煉和加工。經(jīng)過加工處理后的信息可以提高檔案的利用效率。但是縱觀我國高校管理人員的專業(yè)素質(zhì)，我們發(fā)現(xiàn)有部分的管理人員度檔案的庫藏信息和存放位置不了解。還有一些人員不具備日常工作所需要的編研能力。甚至有的管理人員不知如何做好對檔案的參考資料編寫、檔案史料的編纂以及編史修志等工作。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀直接影響對檔案信息對高校發(fā)展所起到的積極作用。

2 加強(qiáng)校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的方法

2.1 增強(qiáng)服務(wù)意識，進(jìn)行主動服務(wù)

首先要對檔案管理人員進(jìn)行服務(wù)意識的教育，讓他們明確檔案管理是一項(xiàng)為公眾服務(wù)的工作。強(qiáng)調(diào)在為公眾提供服務(wù)時(shí)要一視同仁，不能為領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利和熟人的人情所迷惑。在此基礎(chǔ)上要主動為公眾提供更加深層次的服務(wù)。首先，管理人員要改變過去被動的服務(wù)方式，主動地與學(xué)校的師生進(jìn)行溝通交流，在溝通交流中及時(shí)地了解他們的需求。同時(shí)做好相關(guān)檔案信息的宣傳工作，能夠讓更多的人了解與自身利益相關(guān)的檔案信息。其次，做好檔案的咨詢和查詢的服務(wù)。根據(jù)師生們的需求來恰當(dāng)?shù)卣{(diào)配檔案館的館藏資料，防止出現(xiàn)師生們需要的資料館內(nèi)沒有收集，館內(nèi)收集到的資料對師生們沒有作用的情況。最后要做好深層次的服務(wù)。高校檔案館中收集有大量的有關(guān)教學(xué)和科研等方面的檔案資料。過去管理人員會根據(jù)師生的需要進(jìn)行單一的服務(wù)，現(xiàn)在管理人員要對這些資料進(jìn)行處理和加工形成二次或者多次加工信息。這樣管理人員就可以為師生提供帶有規(guī)律性的信息資料。

2.2 增強(qiáng)管理人員的職業(yè)責(zé)任心

首先要增強(qiáng)對管理人員在檔案職業(yè)道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范方面的教育，讓他們知道恪守檔案管理職責(zé)對檔案管理的重要性。讓他們明確自己應(yīng)該做什么而不應(yīng)該做什么。其次，號召廣大的檔案管理人員能夠喜歡和熱愛自己的本職工作，能夠在平凡的工作崗位上做出不平凡的成績。當(dāng)他們對自己從從事的事業(yè)有較強(qiáng)的認(rèn)同感時(shí)，他們就會在自己的本職工作中用負(fù)責(zé)任的態(tài)度和一絲不茍的工作精神，竭力為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)還要讓學(xué)校的師生對他們工作給與認(rèn)可。最后還要加強(qiáng)管理人員的道德意志，讓他們有較強(qiáng)心理素質(zhì)，以便他們能夠在各種利益和誘惑面前保持清醒的頭腦，堅(jiān)守檔案管理的原則維護(hù)檔案的機(jī)密性，為廣大師生負(fù)責(zé)。

2.3 提高他們的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高離不開專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。當(dāng)今高校的檔案數(shù)量和種類之多，涉及到的學(xué)科領(lǐng)域之廣泛都要求檔案管理人員必須具備豐富的專業(yè)知識和過高的技能。要想對檔案進(jìn)行合理高效地管理就要工作人員掌握檔案學(xué)、文史學(xué)以及相關(guān)學(xué)科方面的知識，同時(shí)這些管理人員還要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)政治理論知識。政治理論知識的學(xué)習(xí)是保證管理人員有較為思想覺悟。在學(xué)習(xí)理論知識的同時(shí)，他們還要掌握必要的信息處理能力、綜合分析能力以及文字表達(dá)能力。這些能力是他們進(jìn)行相關(guān)資料編研所具備的技能。

3 結(jié)束語

高校檔案管理是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的工作。管理人員要在日常的管理中注重自身職業(yè)道德的建設(shè)，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識和技能，以較高的思想覺悟和職業(yè)能力來完成檔案的管理。

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