淺析社會保險業務檔案電子化的必要性及工作重點

摘 要：社會保險檔案管理工作是社會保險的基礎性工作，是涉及千家萬戶，關乎民生的惠民工程。隨著社會保險事業的不斷發展，信息技術的不斷進步，社保檔案的電子化成為必然趨勢。要做好電子化工作必須重視業務系統和檔案系統的一體化，并構建統一的檔案數據中心，同時要充分利用互聯網技術，不斷拓展電子檔案的應用。

關鍵詞：社保檔案；電子化；必要性；工作重點

一、社會保險業務檔案電子化的必要性

社會保險檔案記錄著參保人員的基本資料，全面反映了參保人履行繳費義務、享受社保待遇等真實情況，是做好社保工作最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。社保檔案具有數量龐大、動態變化、以人為本、規范性強等特點。為了更好地規范社保檔案的管理和提取，實現社保檔案的電子化就勢在必行，重點表現在以下幾個方面：

1.社保檔案電子化是社保事業不斷發展的客觀要求

社會保險改革的不斷深化，社保工作覆蓋面不斷擴大，參保人數及范圍的日益增加，參保人員流動性增加等，都使得社保檔案的數量和管理工作量與日俱增。傳統的社保檔案信息一般采用紙質文檔存檔，需要耗費大量的人力、物力、財力，并常常出現保管不善、丟失或歸類位置不正確、需要查閱使用時不能高效查閱等現象，因此傳統的社保檔案管理模式已經不能滿足社保事業的需要。隨著現代信息化技術的飛速發展，數字化技術在檔案管理上的應用也越來越廣泛。社保檔案作為檔案管理的重要組成部分，既是對越來越多的檔案進行管理的有效手段，也是實現對社保檔案高效管理和快速查閱的需要。

2.社保檔案電子化是實現資源共享、加強部門間協作，提高工作效率的有效手段

人力資源和社會保障業務經辦工作由于體制和歷史原因、不同程度分為社會保險各險種、勞動就業服務、勞動保障監察等多個機構，參保單位、參保人需要分別到上述各個經辦機構進行業務辦理，存在諸多不便。隨著人社系統管理向上集中，服務向下延伸的發展趨勢，過去分立的業務會逐步建立關聯，而且會日益緊密。如，在人員退休審批完成的同時，醫療保險經辦機構可以依據養老保險退休審批的電子檔案及時調整人員身份，從在職調整為退休，從而快速確定就醫診療標準，保障參保人權益；而失業保險經辦機構也可以及時發現享受養老保險待遇的失業人員，從而停發失業保險待遇，防止失業保險基金的流失。

3.社保檔案電子化有利于檔案的社會化應用及個人權益的維護

建立社保檔案的主要目的是便于查詢和利用。社保檔案材料的收集、整理、保管都要耗用大量的人力、財力、物力，如不加以開發利用，將是對資源的極大浪費。因此，加強社會保險業務檔案數字化、網絡化建設，既是實現社保案現代化管理、進一步提高社會保險經辦能力的迫切要求，也是維護個人權益、實現社會監督的現實需要。

二、開展社保檔案電子化的工作重點

1.統一開發社保業務和檔案軟件，使社保電子數據與檔案能同步生成

將社會保險業務檔案管理軟件與社會保險業務經辦系統連接一體化，能實現業務檔案自動生成歸檔目錄，實現檔案數據資源的共享。數字檔案嵌入業務流程中，作為關鍵業務的信息傳遞，成為業務辦理依據；業務系統可以隨時調用多份相關的數字檔案。

2.構建統一的檔案數據中心

統一的檔案數據中心是實現部門間資源共享的前提和基礎，有了它既可實現檔案掃描數據市級集中儲存，統一管理，逐步達到省級數據大集中；又有利于各業務經辦分局、處室利用局域網實現對檔案資料圖像的跨部門調閱、利用。比如：失業人員辦理完退休手續后，失業保險待遇管理科在做待遇終止時，可直接調閱養老部門的退休審批表，并可復用審批表的電子圖片，組成失業人員待遇終止的檔案資料。如果各個部門分別構建電子檔案數據中心，采用的具體技術標準各不相同，系統訪問地址、權限控制各不相同。那么訪問授權，業務查閱環節的效率會大大降低，從而制約業務效率的提升。因此，社保檔案要實現跨業務部門的共用、復用，建立一個統一的檔案管理平臺是首要的工作。

3.充分利用先進的網絡技術，拓展電子檔案應用

進入信息時代，社會對社保檔案的需求也發生了新的變化。在社保檔案管理工作中，除了要積極推廣計算機技術在社保檔案的存儲、檢索、查詢方面的應用外，還應加速社保檔案信息的開發利用。僅就目前來說，參保人員完全可以憑借自己的身份證號或個人編號，通過互聯網登錄社保網站，從而足不出戶查詢自己的社會保險檔案。同時，應購置觸摸屏查詢機等自助設備，與信息系統相連接，為參保人員提供自助查詢和服務功能，在方便經辦人員的同時，也可以有效地減少檔案資料在辦理、傳遞和查閱時可能發生的遺失現象，保證檔案的完整性。

總之，加快社會保險業務檔案電子化、網絡化建設步伐是當前和今后社保檔案工作的重點。要充分認識社會保險檔案電子化工作在社會保險事業發展中的地位和作用，加強領導，統一規劃，穩步推進社會保險檔案管理信息化建設。

編輯 張珍珍