致 Excel 高手的11大技巧
2014-04-29 00:00:00
微電腦世界 2014年6期
作為一位典型的當代商務精英，日常工作中，你一定離不開Office辦公套件。什么Word、Excel、PowerPoint，你一定早都駕輕就熟。但在實際工作中，很多朋友往往還是會遇到一些問題。特別是對Excel這個強大的數據統計工具，除了拿它做個簡單的六一節購物清單，算算兒童節給孩子買禮物要準備多少銀子以外，你如果再能學會點數據透視表、Power View等高級功能，就能將電子表格運用得出神入化，發揮其神奇的威力了。
我們身邊有兩類微軟Excel用戶：一類用戶會制作精美、神奇的圖表；另一類用戶則光羨慕別人會制作精美的圖表、懂得高級數據分析以及貌似神奇的公式和宏技巧。如果掌握了本文介紹的11項必備的Excel技巧，保準你也能迅速成為第一類大神級用戶。
1. Vlookup
Vlookup可以幫助你匯集分散在不同Excel工作表和工作簿上的數據，并將那些工作表放到一個中央位置，創建報表和摘要。
不妨假設你在處理零售商店里面的產品。每個產品通常都有一個獨特的庫存編號，你可以使用該編號作為Vlookup的參考點。Vlookup公式將該編號與另一個工作表中的對應編號匹配起來，那樣你就能將產品的描述、價格、庫存數量及其他數據輕松匯集到當前工作簿。
調用公式菜單中的Vlookup公式，輸入含有參考號的單元格（1）。然后，輸入你需要調用數據的那個工作表或工作簿的單元格范圍（2）、所尋找的數據的列號（3）；如果你想要搜索最近的數據，就輸入True，如果需要精確匹配，則輸入False（4）。
2. 創建圖表
想創建一個圖表，將數據輸入到Excel表格中，標注列標題（1），然后依次選擇Inset（插入）、Chart（圖表）、Chart Type（圖表類型）。Excel 2013甚至包含一個Recommended Charts（推薦圖表）部分（3），布局基于你所處理的數據類型。創建了一般形式的圖表后，打開Chart Tools（圖表工具）菜單，即可對圖表進行定制。你會在那些菜單中發現可供使用的選項，其數量多得驚人。
3. IF和IFERROR公式
IF和IFERROR是Excel中兩種最實用的IF公式類型。IF公式讓你可以使用這種條件公式：某個條件為真時，以一種方式計算；該條件為假時，則以另一種方式計算。比如說，你只要這么做：如果C列中的分數高于80，就讓單元格報告“Pass”（通過），如果分數為79分或更低，就讓單元格報告“Fail”（不及格），因而就能找出在考試中得分超過80分的學生。
IFERROR是標準IF格式的一個變種。如果你所要使用的公式返回錯誤，它允許你返回某個值（或空值）。比如說，如果你針對另一個工作表或表格運行Vlookup，只要Vlookup無法找到參考值，IFERROR公式就會讓字段顯示空白。
4. 數據透視表
數據透視表實際上就是一種摘要表，讓你可以根據輸入的參考點，執行計數、求平均值、求和及其他運算。Excel 2013添加了Recommended PivotTablets（推薦透視表），這將令你更容易創建顯示所需數據的表格。
比如說，想統計圖表中多少人通過和不及格，將Pass/Fail列放入Row Labels（行標簽）選項卡（1），然后再填入數據透視表中的Values（值）部分（2）。它在默認情況下會使用正確的摘要類型（這里是“count”[計數]），但你也可以根據實際情況選擇Values下拉框中其他的那些函數（3）。你還可以創建按類別匯總數據的子表格，比如按性別匯總通過/不及格的人數。
5. 數據透視圖
數據透視圖由數據透視表和傳統的Excel圖表組合而成，它讓你可以以一種易于編制摘要的方式，快速、輕松地查看復雜的數據集。數據透視圖有許多與傳統圖表一樣的功能，有數據系列、類別等內容，不過它們添加了交互式過濾器，那樣你就可以仔細瀏覽數據子集了。
Excel 2013添加了Recommended PivotCharts（推薦數據透視圖），你可以從工具欄的Insert（插入）選項卡Charts（圖表）區中的Recommended PivotCharts（推薦數據透視圖）圖標下面調出“推薦數據透視圖”窗口來。你只要將鼠標指針懸浮在該選項上方，就可以預覽該圖表。若想手動創建一個數據透視圖，選擇Insert（插入）選項卡上的PivotChart（數據透視圖）圖標。
6. 快速填充
快速填充很可能是你在Excel 2013中最受用的新功能，它解決了該軟件最煩人的問題之一：如何迅速從合并單元格獲取所需的那部分信息。在過去，比如在帶“名字在前，姓氏在后”格式名稱的列中處理數據時，你只好手動輸入每個數據，或者找一個很復雜的變通辦法來解決問題。
假設你在Excel 2013中處理人員姓名字段。只要將第一個人的名字填入到你正處理的那個人旁邊的字段（1），然后依次選擇Home、Fill（填充）、Flash Fill（快速填充）（2）。之后，Excel就會自動提取錄入到現有字段中的其他所有人的名字，并用它們來填充新字段。
7. 快速分析
Excel 2013新的快速分析工具減少了基于簡單數據集創建圖表所需要的時間。你選擇好數據后，頁面右下角附近就會出現一個圖標（1）。點擊該圖標，即可調出快速分析菜單（2）。
該菜單提供了諸多工具，可用于制作格式、圖表、總計、表格和迷你圖。只要將鼠標指針懸浮在每個選項上方，就能生成相應選項的實時預覽圖。
8. Power View
Power View是一種交互式數據瀏覽和可視化工具，可以從外部數據文件匯集并分析大量數據。在Excel 2013中，依次選擇Insert（插入）、Reports（報表），即可使用Power View（2）。
使用Power View創建的報表隨時可用于演示，提供閱讀模式和全屏演示模式。你甚至可以將交互式報表導出到PowerPoint。微軟網站上的Business Intelligence（商業智能）教程（go.pcworld.com/exceltutor）提供了更詳細的功能使用方法，可以幫助你迅速成長為BI領域的數據專家。
9. 條件格式
就大多數表格而言，Excel全面的條件格式功能讓用戶很容易找出關注的數據。這項功能位于任務欄中的Home選項卡（1）。選擇想要格式化的單元格范圍，點擊Conditional Formatting（條件格式）下拉框（2）。Highlight Cells Rules（突出顯示單元格規則）子菜單（3）提供了你可能最常使用的功能特性。
10. 列、行轉換
有時你可能想把某項數據從豎排的列格式轉換成橫排的行格式，或者將行格式轉換成列格式。為此，只要復制你想要轉置的那一行或那一列，鼠標右擊目標單元格，選擇Paste Special（特殊粘貼）。然后，勾選隨后出現的彈出窗口底部標以Transpose（行列轉置）的復選框，并點擊OK（確定）。Excel就會處理剩下的所有操作。當然，這一技巧，也可以用在其他版本的Excel中，只是之前它被稱為“選擇性粘貼”。
11. 方便、實用的鍵盤快捷鍵
此外，這8個鍵盤快捷鍵也特別適合快速瀏覽Excel電子表格以及在Excel中執行其他各項常見任務，值得各位Excel高手牢記。
