Outlook 2013實用操作技巧三則

對于職場用戶來說，Microsoft Office Outlook是不可或缺的辦公軟件，我們一般都是使用Outlook來處理郵件，這里介紹三則尤為實用的操作技巧。

1. 不讓IMAP郵件丟失

辦公室的小秦主要使用Outlook 2013處理郵件，最近遇到一個問題，她前幾天通過IMAP同步回來的郵件，卻意外地發(fā)現(xiàn)“已發(fā)送郵件箱”的郵件全部丟失，但登錄網(wǎng)頁郵箱，卻發(fā)現(xiàn)其中的郵件完好無缺，這是怎么回事呢？

原來，Outlook 2013新增加了一個選擇同步郵件的時間窗口的功能，除了可以同步所有郵件外，還可以選擇同步1個月、3個月、6個月、1年、2年的郵件。之所以會出現(xiàn)“已發(fā)送郵件箱”郵件消失的問題，主要原因是選擇同步部分時間郵件所導致。

解決的辦法很簡單，打開Outlook 2013，切換到“文件”選項卡，在左側(cè)導航窗格選擇“信息”面板，在右側(cè)窗格依次選擇“帳戶設置”，打開“帳戶設置”對話框，切換到“電子郵件”選項卡，選擇出現(xiàn)問題的IMAP郵箱，單擊工具欄上的“更改”按鈕，打開“更改帳戶”對話框，已看到“保持脫機的郵件”默認被設置為“1個月”，拖拽滑塊調(diào)整至“全部”（見圖1），確認之后即可生效。

2. 解決數(shù)據(jù)文件位置的更改難題

很多時候，我們需要設置電子郵件到新的數(shù)據(jù)文件夾，也就是修改Outlook數(shù)據(jù)文件（.ost）的位置，但如果你使用的是Outlook 2013，那么試圖修改數(shù)據(jù)文件的位置時，會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件設置頁上的“瀏覽”按鈕處于灰色的禁用狀態(tài)（見圖2），難道只能重新安裝Outlook 2010或更低的版本？

修改數(shù)據(jù)文件的目的是聯(lián)機模式連接到Microsft Exchange Server的舊數(shù)據(jù)訪問方法，如果此時處于經(jīng)典脫機模式，那么就會出現(xiàn)上述問題。此時可以通過如下方法解決：

①更改注冊表項

考慮到注冊表操作的潛在風險，建議對注冊表進行完全備份。依次跳轉(zhuǎn)到“HKEY_CURRENT_USER＼Software＼Microsoft＼Office＼15.0＼Outlook”，右擊“Outlook”，新建一個名為“ForceOSTPath”的可擴充字符串值，右擊“ForceOSTPath”打開對話框（如圖3所示），在這里手工粘貼或鍵入用來存儲該.ost文件的完整路徑，例如“D：＼MyOST”，確認之后關閉對話框。

②借助組策略

首先請訪問http：//www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx？id=35554，在這里可以下載官方提供的Office自定義工具（OCT），按照操作系統(tǒng)的版本選擇32位或64位，下載之后雙擊解壓。進入剛才解壓的文件夾，依次跳轉(zhuǎn)到“admx”文件夾，復制“outlk15.admx”文件和“zh-cn”文件夾到“＼Windows＼PolicyDefinitions”。

打開運行對話框，輸入“gpedit.msc”啟動組策略對象編輯器，在左側(cè)導航窗格依次選擇“用戶配置→管理模板→Microsoft Outlook 2013→雜項→PST設置”，在右側(cè)窗格選擇“OST文件默認位置”，雙擊打開配置對話框（如圖4所示），在這里選擇“已啟用”。完成上述操作之后，我們就可以刪除原來的Outlook帳戶，注意刪除之前首先備份數(shù)據(jù)，新建帳戶，此時可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件已經(jīng)出現(xiàn)在新的位置。

3. 利用Excel 2013快速統(tǒng)計郵件數(shù)量

某些時候，我們需要按天或按周統(tǒng)計郵件數(shù)量，如果逐一手工計數(shù)，顯然是相當麻煩，而且也容易遺漏。其實，我們可以利用Excel 2013實現(xiàn)這一需求：

首先在Outlook 2013下按天或按周選中多封郵件，右擊選擇“復制”或按下“Ctrl+C”組合，將其粘貼到Excel 2013，很快就可以在圖5所示界面看到相應的數(shù)據(jù)。如果使用的是舊版本，那么可以右擊選擇“打開”，此時會打開一個對話框，詢問是否需要打開所有**封郵件，這里的“**”就是我們所需要的數(shù)據(jù)了。

-王志軍