淺談辦公自動化與檔案管理

摘 要 隨著計算機的面世，以及計算機技術自動化的發展，慢慢的自動化技術開始變成了家常便飯，而在辦公室辦公中同樣也運用到了自動化技術，這種技術使辦公室辦公的效率大大提高，而且使得檔案管理的效率大大提高，避免了繁重的檔案管理。本文主要就介紹了辦公自動化和檔案管理。

關鍵詞 辦公自動化 檔案管理

科學技術的進步無疑影響了人們的生活，在人們的生活中點點滴滴都能看到科學技術對于生活的改變，自動化技術避免了工作人員繁雜的處理，使得檔案管理變得簡單明了。那么在科學技術的前提下，辦公自動化大大解放了人們的生產力并且在節約了人們生產勞動力的同時大大加快了人們的生產效率。只有工作效率提上去了，那么隨之而來的效益就會提高，變得更加有可創作性和經濟效應性，只有這樣才能讓辦公自動化擁有更大的市場和前景，才能被越來越多的人所接受。這也是自動化技術的好處之一。

一、辦公自動化的定義

（一）辦公自動化的含義

辦公自動化英文為（Office Automation ）提取兩個英文單詞第一個字母縮寫為“OA”，所以我們經常在網上可以看到“OA”辦公軟件。那么對于辦公自動化這一概念我國定義為：用最新的科學技術來代替人去做一些人類的行為活動，服務于辦公專業，用人和機器來構成業務管理系統。1980年我國的辦公自動化技術已經從紙質辦公變成了由個人計算機為媒介，把紙質數據記錄到電腦里面的自動化辦公技術。辦公自動化技術是讓機器代替人去進行檔案的分類和整理，從而避免人進行大量的文案整理，因為人整理大量的數據難免會出現失誤和粗心，而這些檔案和數據是企業最重要的信息所在，一旦出現問題，對于企業就會出現嚴重的損失。而使用了機器就能避免這一類的問題，并且機器在處理這些數據時的速度上遠遠不是人所能夠比擬的，因此辦公自動化是一種辦公室人員的解放。

（二）辦公自動化的功能

不管是私人信息還是公共信息，不管是會議記錄還是的的檔案的管理，辦公自動化都能很好的協調于其中，進行精確的管理和整理。方便工作人員進行整理分類和數據尋找，大大便捷了辦公的速度。

二、辦公自動化文案管理的基本

（一）辦公的學習和使用

辦公自動化已經在我國出現了幾十年，但是由于人類一開始是使用紙質辦公，所以使用紙質辦公這一觀念暫時還不容易改變過來。尤其是老一輩的工作人員，因為對于計算機的接觸不是很多，所以對于辦公自動化還不是很熟悉，因此實現起來還是有一點點的難度。有些辦公部門沒有了解到自動化的好處，所以對于辦公自動化的好處還沒有清晰的認識到，這也是普遍存在的一種現象。不過隨著時間的推移，我認為辦公自動化一定能夠被大家所接受和了解以及使用。還有的辦公人員對于自動化以后的管理不細心的問題，這也會到時管理檔案管理里面出現許多的問題。只有不斷的把辦公自動化的優點去展示出來，讓越來越多的人去被吸引，才能讓辦公自動化的魅力體現出來。

（二）辦公自動化制度完善

辦公自動化的出現注定會引起辦公模式的改革和變革，那么不可避免的辦公自動化里面肯定有不是很完善的地方，這也要求我們一起去在實際中找到它的問題。這不僅僅只是關系到辦公自動化帶來和便捷，更加能夠帶給工作人員對于辦公自動化的認同和認可，增加了人們對辦公自動化的喜愛，更加能夠推廣辦公自動化的推廣。

（三）辦公人員水平的提高

辦公自動化最主要的目的是為了方便文檔的管理，提高處理文檔數據的速度，晚睡文檔管理的質量問題，那么任何一個機器最后還是要依賴于人員的調配和管理，一個好的辦公人員對于辦公自動化文檔的管理有著本質的區別，只有針對每一個不同的辦公自動化的功能去讓每一個使用的辦公人員針對其特點去講解機器額特性，才能最大化的發揮它的作用。經過一段時間的培訓和指導，才能夠明白自己崗位的需求和要求，才能夠更好的完成自己的工作，再完美的東西給一個會使用和一個不會使用的人手上。結果可想而知。只有不斷的提高使用人員的使用水平和能力才能最大限度的發揮自動化的魅力和能力，大大提高檔案管理的能力。

三、辦公軟件對于文檔的要求

（一）紙質檔案的不可毀滅性

紙質檔案是企業不可缺少的根本所在，這些都是一個企業的標志和根本所在，沒有這些檔案企業就無從談起，這些檔案是企業的見證和未來，對于企業來說檔案是非常非常重要的。紙質檔案因為歷史悠久，有了很久的時間的沉淀，已經形成了一個紙質檔案的固定流程，而且紙質檔案在某一方面是比電子文檔更具有可信度，所以紙質檔案和電子檔案要并存于世，其實辦公自動化文檔管理很多方面都是由紙質文檔管理演變而來，這也就要求紙質檔案不能夠廢除。

（二）電子的檔案的安全保護措施

電子檔案區別于紙質檔案的是電子檔案容易遭受電子黑客的洗禮，變得很危險。所以這也就要求要做好電子檔案安全保護措施和病毒的反攻擊措施。在電子檔案里一定要做好電子數據的備份處理，因為一旦丟失就會變得相當麻煩。所以電子檔案里面最重要的就是如何保護，現在網絡很發達，那么電子檔案的安全問題也是需要人員的努力的，只有小心一些，才能夠確保電子檔案的萬無一失。

四、結束語

辦公自動化無疑給辦公文檔管理提供了很多便利，但是關于電子檔案的保護問題卻不由得讓人擔心，所以這也是未來要去進行研究的方向和目標。紙質檔案畢竟擁有自己悠久的歷史文化背景，所以紙質檔案是不容易也是不能夠廢棄的，紙質檔案應該和電子檔案一起存在，紙質檔案其實就是電子檔案的前身，電子檔案很多東西都是由紙質檔案變化而形成的，所以我們在發展電子檔案的同時也不能說把紙質檔案全部取代，

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（作者單位：新鄉職業技術學院）