數字校園檔案管理信息化建設

校園檔案管理是國家檔案事業的重要組成部分，主要是指學校的檔案管理部門和管理人員對學校的教學、科研等各項工作的檔案進行管理和利用。隨著我國科技的不斷發展，信息化也在檔案管理中有著越來越重要的應用。結合現階段我國校園檔案信息化建設中所存在的一些問題，筆者對如何推進校園檔案管理的信息化建設做出以下簡要分析。

檔案管理信息化建設的必要性

在國內高校，隨著校園檔案數據增加、保管條件差、查找利用率低、管理人員管理概念的缺乏等問題頻繁出現，我們逐漸意識到實現校園檔案管理信息化建設的必要性和緊迫性。校園檔案信息化建設是利用現代化的信息技術工具對檔案資源進行有效的管理，使檔案充分發揮其自身的價值和對學校、學生、社會的作用，真正的共享資源。校園檔案信息化是以學校的檔案資源建設為中心，通過計算機網絡加強對電子文件的管理，充分發掘和利用檔案資源，以實現校園檔案的信息化。

當前，我國各學校的管理者和師生對于學校檔案管理信息化缺乏足夠認識，沒有形成校園檔案信息化的管理理念，大都認為檔案管理工作只是簡單的整理和保管，甚至有些學校的管理者對檔案管理工作漠不關心，也不給予經費支持，嚴重影響了學校檔案管理的效應。筆者認為，在進行學校檔案管理信息化建設中，最基礎設備就是硬件基礎設施和檔案信息網絡。而一些學校缺乏功能強大的硬件設施和檔案存儲設備，滿足不了信息化建設對校園檔案信息處理的需求，也嚴重阻礙了校園檔案管理信息化建設的進程。

目前，教育部和各省級教育主管部門對高職院校人才培養工作狀態數據采集平臺的推行，對高職院校的檔案信息化建設與管理提出了新的要求。將信息技術應用于高職院校檔案管理的全過程，采用計算技術處理和保存教學檔案信息，利用網絡技術為教學管理提供更好的服務，不僅能進一步提高檔案的利用價值，而且為學校教學評估提供了重要的依據和憑證，還成為衡量高職院校教學管理水平和教育質量的重要標識之一。

信息化建設的基本條件

其一，計算機可以促進設備管理的全面化，加強網絡的覆蓋率，提高檔案管理的質量與效率，這也就為檔案管理的發展提供了相應的基礎。通過計算機建立的檔案管理系統可以做到：檔案進行自動編目和檢索、檔案業務工作上的管理、檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動標引、計算機輔助立卷以及文檔一體化管理等。這就要求在校園檔案管理的過程中要對學校基礎設施進行不斷完善，提高計算機的使用程度，以此來提高檔案管理的效果與質量。

其二，在構建信息化的檔案管理機制的過程中，首先應該明確的就是權責的分配，只有這樣才能提高各部門之間的溝通與合作，從根本上保障網絡及數據的安全運行。同時，還應該對現階段檔案管理的狀況進行研究與分析，以此來建立相應的管理規范，對檔案管理人員的工作進行約束，提高檔案管理的效率。一方面，我們要積極創新檔案管理制度。校園相關的檔案管理部門應該按照國家的要求與規范制定適應校園信息化建設的檔案管理制度。另一方面，要建立健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，對電子檔案工作環節和步驟進行細化；要制定相應的安全措施，尤其是在電子文件和電子檔案方面應該予以重視，確保電子檔案的安全性、有效性以及完整性。此外，還要統一檔案管理標準。標準規范化是完善校園檔案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人員工作效率高低的重要依據。反之，學校就難以建立有效的檔案數據庫信息資源。如果沒有對檔案管理的工作進行約束與管理，就容易導致檔案管理的工作流于形式，難以起到相應的作用與效果，檔案信息網絡就無法正常與穩定地運行，資源共享也就難以實現。

其三，應該對檔案管理隊伍進行建設，完善管理隊伍的復合型，提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代高校檔案管理主要是通過計算機技術來進行自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要對自身的計算機技術水平進行不斷提高，以此來進行規范的操作與系統的管理。同時，還應該對管理人員的安全意識與安全防范能力進行不斷提高，以此來確保檔案信息的完整性與信息的安全性，這就要求檔案管理人員定期進行培訓，強化自我學習意識，不斷更新相關專業知識與自身的綜合素質，從根本上提高自身的業務素質和工作水平。

相關建議

加強校園檔案管理的軟硬件設施建設 首先應該加強學校管理者和師生對檔案管理信息化建設的意識，引起大家的高度重視，將檔案信息化建設提上日程。同時，要提高檔案管理人員的計算機技術和網絡技術水平，加強學校局域網的建設，使檔案網絡和學校的辦公檔案實現資源共享。在檔案管理的網絡系統中，引入相關的檔案管理軟件。各個基層的部門將本部門的歸檔文件按照相關要求自行錄入檔案管理的網絡系統，既分擔檔案管理工作人員的工作，又能夠使各部門的檔案及時、完整地進入檔案數據庫，提高資源共享的速度。另外，管理人員將檔案目錄通過人工輸入的方式轉化為機檢數據，利用電子信息技術對各部門的電子檔案進行監督和指導，使其電子檔案具有真實性和完整性。在檔案管理工作中，還應該注重對檔案數據庫中信息資源的監督和管理。在學校的網絡主頁上，檢錄檔案管理系統的網站，為師生提供檔案的檢索和下載功能，實現電子信息對檔案管理的全面覆蓋，方便師生對檔案的使用，完善校園檔案管理系統。

加強資金的投入力度 資金的投入不足，嚴重地影響檔案管理信息化建設。檔案信息化建設是一項長期的、見效慢的工作，需要大量的資金投入來緩解一些矛盾突出的問題。檔案管理部門的經費一般都是由學校的財務部門提供，其自身不能創造資金。所以，檔案管理部門需要爭取學校管理者和財務部門的支持，進一步擴大籌資的途徑，加大資金的投入力度，使檔案管理信息化建設得到有效落實。

加強檔案管理的規范和安全體制建設 按照相關法律法規，結合學校的具體情況，制定有效的管理措施和規范，保證校園檔案管理信息化建設工作的正常運轉。在進行檔案管理信息化建設工作中，應該加強對計算機數據庫的監管，確保檔案信息的安全，防止泄密等事件的發生。一些非公開的檔案信息嚴禁在網上發布，一些已經在網上公開的信息，也必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等安全措施，使檔案信息系統能夠安全、正常地運轉。

強化管理人員的管理結構和專業素質 學校應該建立一個完善統一的管理機制，集中處理校內各個基層部門的檔案信息。要以分管校長為領導、相關部門負責人為成員，組成一個領導小組，全面負責組織和協調學校檔案信息化建設。在進行新舊數據的處理時，要盡量采用新的方式先處理新的檔案數據，把舊的檔案放在新檔案后面處理。在進行館藏檔案的處理時，也要注意先處理重點檔案。基于對檔案的分析，重要價值的檔案應優先進行數字化處理；為避免不必要的工作，一些沒有使用價值的檔案可以按照規定進行銷毀。另外，要注重專業人才的引進和培訓，提高整個檔案管理隊伍的素質。改善人才的結構，引進專業的檔案管理人員，加強對骨干管理人員的培訓，加強整個管理部門的學習氛圍，對檔案信息化建設工作進行定期指導和檢查，提高管理人員的整體工作能力，促進檔案管理信息化建設的加快發展。

結束語

筆者認為，高職學院應從本校的實際情況出發，以檔案信息為主體，結合具體的問題，加強校園檔案管理信息化建設，加快推進校園檔案管理信息化進程，從而實現校園檔案管理信息化的全面普及，真正對我國檔案管理的發展起到促進作用。

參考文獻

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[2]王曉敏.淺談如何做好檔案管理工作[J].內蒙古科技與經濟，2010（1）

[3]趙屹.檔案信息網絡化建設[M].北京：北京圖書館出版社，2003

（作者單位：濟南職業學院）