哈佛大學(xué)文理學(xué)院的經(jīng)費(fèi)使用

近幾年來(lái)，國(guó)內(nèi)高校，特別是一些重點(diǎn)大學(xué)，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)包括事業(yè)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)都在不斷上漲。與此同時(shí)，國(guó)內(nèi)高校在教育經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)上出現(xiàn)的問(wèn)題也在不斷增多，為此而身陷牢獄之災(zāi)者也不乏其人。為此，筆者以哈佛大學(xué)文理學(xué)院為例，來(lái)看看美國(guó)高校是如何規(guī)定各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用范圍的，其中有不少做法或許值得國(guó)內(nèi)同行借鑒。

兩大經(jīng)費(fèi)來(lái)源

哈佛大學(xué)文理學(xué)院可謂哈佛大學(xué)最重要的學(xué)院，下轄哈佛本科生學(xué)院、哈佛文理研究生院等多個(gè)學(xué)院。其所出臺(tái)的相關(guān)規(guī)定，在哈佛涉及面廣，也頗具代表性。

需要說(shuō)明的是，在哈佛，經(jīng)費(fèi)管理辦法有不同層次的規(guī)定，既有來(lái)自聯(lián)邦政府的，也有來(lái)自校方的。而作為一級(jí)學(xué)院，文理學(xué)院也制定了自己的相關(guān)規(guī)定。再往下，相關(guān)系部也會(huì)有自己的規(guī)定。值得注意的是，由政府到學(xué)校再到學(xué)院這自上而下的規(guī)定，一級(jí)比一級(jí)更嚴(yán)格。反過(guò)來(lái)說(shuō)，下一級(jí)的相關(guān)規(guī)定，都不會(huì)與上一級(jí)的規(guī)定相矛盾。

與其他美國(guó)高校類似，在哈佛，經(jīng)費(fèi)來(lái)源分為兩大類：一類為聯(lián)邦政府；除此之外的經(jīng)費(fèi)，統(tǒng)稱為非聯(lián)邦政府經(jīng)費(fèi)。前者一般包括美國(guó)國(guó)立衛(wèi)生研究院、美國(guó)國(guó)家科學(xué)基金會(huì)、美國(guó)國(guó)防部這些來(lái)自政府部門(mén)的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。后者則主要是美國(guó)國(guó)內(nèi)的基金會(huì)或者行業(yè)的費(fèi)用，以及來(lái)自國(guó)際上的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)。在哈佛，公務(wù)支出主要出自這兩項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。

規(guī)則明確無(wú)誤

像美國(guó)所有行業(yè)和所用領(lǐng)域一樣，規(guī)則總是先行，而規(guī)則也是極為具體而明確的。在哈佛大學(xué)文理學(xué)院，設(shè)有專門(mén)的財(cái)務(wù)辦公室，負(fù)責(zé)制定和解釋相關(guān)的規(guī)則。我們都知道，經(jīng)費(fèi)的花銷(xiāo)，最多的是出行以及所涉及到的餐飲、住宿乃至公務(wù)接待等活動(dòng)。為此，哈佛大學(xué)文理學(xué)院出臺(tái)了《旅行、公務(wù)餐與接待的經(jīng)費(fèi)使用辦法》。

在這個(gè)規(guī)定中，對(duì)相關(guān)問(wèn)題做出了明確無(wú)誤的說(shuō)明。比如，該辦法的使用對(duì)象是哈佛的員工，或者即便是非雇員，但凡是為了哈佛的公務(wù)，也在適用人員之列。再如，該辦法規(guī)定了由學(xué)院下轄的各系部來(lái)負(fù)責(zé)相應(yīng)的評(píng)議、批準(zhǔn)與報(bào)銷(xiāo)事務(wù)，并負(fù)責(zé)與哈佛及文理學(xué)院的相關(guān)財(cái)務(wù)人員保持聯(lián)系。當(dāng)然，該辦法最主要的是規(guī)定了包括飛行、租車(chē)、使用個(gè)人車(chē)輛、住宿、飲食、公務(wù)餐、招待餐、家庭成員隨行及其隨之而來(lái)的餐飲與住宿問(wèn)題等方面的規(guī)定。此外，還對(duì)各種例外的情況做出了詳細(xì)的說(shuō)明。當(dāng)然，報(bào)銷(xiāo)經(jīng)費(fèi)的過(guò)程既復(fù)雜又耗時(shí)，自然更加需要加以詳細(xì)說(shuō)明。最后還有一些附錄，比如，如何快速訂購(gòu)機(jī)票，如何快速確定酒店等，也有對(duì)招待餐的簡(jiǎn)介說(shuō)明等內(nèi)容。

例外情況事先規(guī)定

經(jīng)費(fèi)的花銷(xiāo)都是有明確的規(guī)定的。若以出行為例，則離不開(kāi)出行、住宿和飲食這三大事務(wù)。

以出行乘坐飛機(jī)為例，相應(yīng)的規(guī)定包括：①票價(jià)：所有員工應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)最低票價(jià)；哪怕是旅行?？?，也不能因?yàn)橐黾语w行里程數(shù)而影響購(gòu)買(mǎi)最低票價(jià)。②艙位：在美國(guó)國(guó)內(nèi)出行（也包括到加拿大和墨西哥），6小時(shí)之內(nèi)的飛行應(yīng)購(gòu)買(mǎi)經(jīng)濟(jì)艙，超過(guò)6小時(shí)可以購(gòu)買(mǎi)商務(wù)艙；而國(guó)際航班（包括到阿拉斯加和夏威夷）可以購(gòu)買(mǎi)商務(wù)艙。除非事先得到批準(zhǔn)，否則一律不得購(gòu)買(mǎi)頭等艙。③航班：凡是使用政府部門(mén)的經(jīng)費(fèi)，必須要乘坐美國(guó)國(guó)內(nèi)的航班，可以優(yōu)先考慮與哈佛有協(xié)作關(guān)系的航空代理商所推薦的航班。④升艙：如果個(gè)人是某航空公司的旅行常客，可以使用自己的飛行里程為自己升艙，回來(lái)報(bào)銷(xiāo)時(shí)需要予以說(shuō)明。但不得使用個(gè)人里程數(shù)去購(gòu)買(mǎi)機(jī)票，否則不予報(bào)銷(xiāo)。

當(dāng)然，在出差過(guò)程中，最大的可能就是例外情況的出現(xiàn)。對(duì)此，該辦法也在事前想到了可能的應(yīng)對(duì)措施。比如，如果是家屬隨行，除非事先得到文理學(xué)院主管財(cái)務(wù)院長(zhǎng)的批準(zhǔn)，否則不予報(bào)銷(xiāo)。雖然前面已經(jīng)規(guī)定了公務(wù)餐的標(biāo)準(zhǔn)，但有些活動(dòng)的會(huì)餐很有可能超出這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，比如募捐時(shí)或者招募員工時(shí)的宴請(qǐng)等，有時(shí)候無(wú)法控制消費(fèi)，那么，凡是事先獲得批準(zhǔn)的，則事后會(huì)予以報(bào)銷(xiāo)。哈佛位于波士頓，與紐約和華盛頓既相近，也來(lái)往密切。因此，學(xué)校與鐵路交通部門(mén)之間有協(xié)議，如果選擇鐵路，雖然距離近，但是可以購(gòu)買(mǎi)公務(wù)艙。如果在美國(guó)國(guó)內(nèi)乘坐火車(chē)時(shí)間超過(guò)了6小時(shí)，也可以購(gòu)買(mǎi)頭等艙。

有益啟示

其一，哈佛大學(xué)文理學(xué)院的辦法，其指導(dǎo)思想和原則清晰明了：經(jīng)費(fèi)無(wú)論對(duì)學(xué)院還是對(duì)個(gè)人，都要花得合情合理，價(jià)格公道；同時(shí)，既不讓教工從中獲利，也不讓個(gè)人吃虧。這一思想的關(guān)鍵之處，在于既承認(rèn)經(jīng)費(fèi)來(lái)源的重要性，同時(shí)承認(rèn)個(gè)人作為經(jīng)費(fèi)使用者的主體地位，換句話說(shuō)，管理部門(mén)既要保護(hù)經(jīng)費(fèi)提供者的利益，也要保護(hù)受益人即經(jīng)費(fèi)使用者的利益。

其二，該辦法不僅適用對(duì)象清楚，而且規(guī)定得事無(wú)巨細(xì)，且不會(huì)引發(fā)誤解或者不同的解釋。因此，凡是哈佛大學(xué)文理學(xué)院的教師和職工，都必須要看、要學(xué)這一規(guī)定，否則不僅在花費(fèi)時(shí)會(huì)出問(wèn)題，在報(bào)銷(xiāo)時(shí)更會(huì)遇到麻煩。當(dāng)然，即使在哈佛，大家對(duì)這樣煩瑣的規(guī)定也會(huì)有怨言，但一般來(lái)說(shuō)，大家都會(huì)認(rèn)真學(xué)習(xí)并照章辦事。

其三，該辦法對(duì)于各種例外情況都作了相應(yīng)的規(guī)定，而這些規(guī)定基本上是人性化的。而且，即便是那些并非規(guī)定范圍內(nèi)的例外情況，要么事先審批后再加以解決，要么當(dāng)回來(lái)之后在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)再加以說(shuō)明和報(bào)告，也可以予以解決。

（作者系中央民族大學(xué)外國(guó)語(yǔ)學(xué)院院長(zhǎng)）