如何豐富優化綜合檔案館館藏

[摘要]檔案資源建設是檔案事業一項根本性、戰略性的工作，關系到檔案事業的固本強身、可持續發展，是做好檔案工作的前提和保證。加強館藏檔案資源建設應充分發揮靈活性和多樣性，著重擴大檔案接收范圍，注重接收地方特色檔案，并確保重大活動檔案及時進館。

[關鍵詞]優化館藏；檔案資源建設；檔案征集；特色檔案

如何豐富優化綜合檔案館館藏，是檔案工作者多年來一直在探討的一個重要課題，不少檔案館在這方面也做出了許多有益的嘗試，取得了寶貴的實踐經驗。筆者試就豐富檔案館館藏的必要性和緊迫性、如何豐富和優化館藏做一組粗略的論述和分析。

一、豐富和優化館藏的必要性和緊迫性

檔案是人類社會活動的產物，檔案館的任務之一是收藏檔案。回顧歷史我們會清楚的看到，古往今來社會活動的領域在不斷深入、不斷擴大，新事物、新現象、新問題層出不窮，社會呈現出多樣化的局面。因此，檔案館的館藏也應與社會狀況、社會發展同步，反映這種復雜狀況和多種多樣的內容。但就目前我國綜合檔案館的館藏狀況來看，檔案種類單調，文書檔案所占比重過大；檔案載體單一，紙質檔案與非紙質檔案比例失調；館藏信息陳舊，利用效果不佳的問題十分突出。因此，豐富和優化館藏已成為目前綜合檔案館必須抓緊時間、下大力氣、切實解決好的一個現實問題。

二、豐富和優化館藏的主要途徑和對策

要豐富和優化館藏，就是要做到館藏內容豐富，結構合理，門類齊全，要體現地方特色。因此在檔案的接收、征集過程中要體現出靈活性和多樣性的特點。具體的講，要注意做好以下幾方面的工作：

一是要擴大檔案接收的范圍。過去檔案館在接收檔案進館時，較多注意了文書檔案的接收，文書檔案又主要集中在各政府部門的官方文書。這樣做就會把社會生活的廣闊領域置于一旁，失去了許多應當接收的重要檔案。因此，在檔案的接收上要采取靈活多樣的方式，檔案接收的范圍不能僅僅局限于傳統接收的官方文書，要擴大檔案接收范圍，做好多形式、多載體檔案的接收進館工作。嶧城區檔案館在近幾年的接收工作中就較好的注意了這一點，除了接收常規的文書檔案進館外，還接收了各類音像、照片檔案進館。另外還接收了民政局的婚姻檔案，人社局的工傷、特保等專業檔案進館。這部分檔案的接收，無疑在館藏檔案的載體和門類上起到了豐富和優化的作用，較好地改變了館藏單一的狀況。

二是要做好地方特色檔案的接收和征集工作。地方特色檔案是指能反映地方經濟、文化、民俗、地理、民族、宗教等特色的檔案。這部分檔案具有較強的地域性，能比較全面地反映一個地方的總體特征。如果說我們以前接收的官方文書做為歷史憑證是“正史”，那么，這些特色檔案正是“民間”記憶，雖然沒有官方記憶那樣規范、那樣系統，但卻往往能夠透過個體生命的感情去回憶、去重觀歷史的側面，把握時代變遷的很多細節，可以說是另一種更人性化的有血有肉的記憶。而這些材料，也正是我們綜合檔案館的館藏體系中所一直缺乏的。做好這部分檔案的接收和征集工作，能讓人們更全面、更真實地了解一個地方的歷史和民俗。近年來，嶧城區檔案館先后征集到了云門李氏、蘭陵褚氏等幾大家族族譜進館，也多方搜集了各類有關本地特產“石榴”的書籍、音像資料。反映了嶧城地區獨特的民風及物產，這部分特色檔案已經成為館藏的一個亮點。

三是要及時做好反映地方政治、經濟、文化和社會生活等方面的重大活動檔案進館。重大活動檔案是反映地方政治、經濟、文化的一個重要組成部分，這部分檔案如收集不及時，極易在活動結束后散失。嶧城區從2010年開始每年舉辦一次榴花節，2013年又成功舉辦了第一屆世界石榴大會，區檔案局及時介入這些重大活動中去，協助主辦單位做好檔案的收集和整理工作，并及時接收進館，確保檔案不缺失。這些重大活動檔案是外界了解認識嶧城的一個窗口，是全區政治、經濟、社會生活的縮影。

四是要加強檔案資源信息化建設。各種檔案資源進館后，要充分運用現代化手段，加強檔案館資源信息化建設，將檔案資源進行數字化處理，提高檔案資源的現代化管理水平，實現檔案資源的集中、有序管理和優化配置，開發和實現檔案資源的最大效益，為提升檔案館的公共服務功能、形成檔案工作服務體系奠定堅實的基礎。特別要重視檔案備份工作，將這項工作作為檔案資源建設和檔案安全體系建設的重要內容和手段，認真加以落實，既要對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，更要對其中的重要電子文件實行異質備份，以確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。

豐富和優化館藏是一項長期工作，檔案工作者在這一過程中，應體現出足夠的靈活性，不能只追求“量”的突破，還要兼顧“質”的飛躍，充分凸顯地方特色，切實發揮檔案館的存史作用。

參考文獻

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[2]汪旭青.試論加強館藏檔案資源建設的途徑和對策[J].城建檔案，2012（08）

[3]嚴永官.區縣級檔案館征集編研工作一體化的實踐與思考.檔案管理，2009（06）

作者簡介

劉楊（1988.2），女，山東棗莊人，單位：嶧城區檔案局，從事工作：檔案管理。