淺析人力資源管理信息化的必要性

白潔軒 李寶山

摘要：隨著各種新技術的發展，信息化已成為人力資源管理的重要組成。文章就人力資源管理信息化的必要性、存在的問題及應采取的措施進行了闡述。

關鍵詞：人力資源管理；信息化；必要性

隨著經濟全球化、信息化時代的到來，傳統的人事管理已明顯不能適應市場經濟的高速發展。加強人力資源管理的信息化建設，提高人力資源管理水平已勢在必行。

一、人力資源管理信息化應用

人力資源管理信息化是以信息技術和先進的人力資源管理思想相結合應用為基礎，依賴信息技術對人力資源進行優化配置的一種管理方式。信息技術作為管理工具，應用于管理制度的制定、業務流程的設計、員工溝通、人力資源報告分析等，并根據既定制度與流程完成對客觀事務的處理，大大提高了人力資源管理部門的工作效率。其主要表現在以下三個方面。

一是辦公自動化應用是人力資源管理信息化的基礎任務。手工辦公方式與不斷增長的辦公業務量之間的矛盾日益尖銳，人力資源信息量迅速膨脹與信息的社會需求迅猛增長之間的矛盾更加突出，依靠手工管理，利用人工手段進行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析及科學決策已經不能適應時代發展的要求。因此，改變辦公模式，將辦公業務的處理、流轉、管理過程電子化、信息化，是人力資源管理現代化建設必備條件。

二是軟硬件基礎應用。軟硬件基礎設施建設是加強人力資源管理現代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。軟件設備主要涉及文字、數據、聲音、圖像處理系統以及各種數據庫、管理信息系統、決策支持系統，實現系統的開發、新建、完善、推廣或升級。軟件投入將是信息化的重點。硬件設備主要有計算機設備、通信設備、信息存儲設備等。為了實現信息化，購買必要的硬件設備是最基本的環節。

三是網絡設施應用。人力資源管理信息化的核心是網絡建設。要利用現代信息技術來改善管理模式，架構一個共享資源的平臺，提高計算機和網絡技術在人力資源管理中的應用程度，逐步提高人力資源管理信息化水平。人力資源信息網絡建設，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費用，提高辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。

二、人力資源管理信息化建設的必要性

（一）信息化推動了人力資源管理轉型

信息化人力資源管理的實施不但使人力資源向人力資本轉變成為可能，使人力資源部門創造的價格得到認可，更促進了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統的員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理的局面。

（二）信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本。

信息化人力資源管理作為一種基于網絡結構的全員信息系統，其一大功能優勢就是縮短了各級員工的反饋時間，開辟了更加豐富的溝通渠道，員工可以不拘泥于公司傳統的層級管制，可跨部門、跨級別表達和傳遞各種思想。這種技術特點，最終轉變了組織的管理模式和組織結構，促進了組織機構的扁平化，組織的反應也更加靈敏。

信息系統的投入，減輕了手工作業造成的查詢、統計等方面繁重的計算工作，縮短了各職能工作的時間，特別是信息系統數據庫使數據資料的保存變為輕松。它克服了人類自身的局限性，充分利用信息技術快速、準確、互動、海量存儲的特點，對人力資源管理專業理論在企業管理實踐中的應用起到關鍵性的推動作用。

三、人力資源管理信息化存在的不足

由于我國信息化人力資源管理起步較晚，因此與發達國家相比，存在不少問題。

一是目前人力資源管理軟件大都處于事務型管理階段，軟件偏重一般性，不能完全涵蓋企業特有的管理活動，應用范圍受到限制。同時，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負擔，造成浪費。

二是動態數據的本來作用是提供即時信息，供管理層進行決策，這便要求動態數據能隨時進入數據庫，然而，一些組織的動態數據并沒做到隨時更新，動態數據沒有及時進入數據庫，整個人力資源管理系統無法為管理決策提供支持。

三是從數據庫結構看，數據庫的設計一定要根據組織的具體情況，滿足特定要求。比如，一家企業的數據庫中有一個子模塊，專門記錄人員流動狀況，可這個模塊僅記錄員工進入企業和員工退休或死亡，忽略了員工在企業內部各個部門間的流動，而這個流動率的計算對人力資源計劃又是至關重要的。顯然，在設計數據庫時，軟件人員沒考慮到這個因素。主要原因是計算機軟件人員對人力資源管理領域不夠熟悉，而企業的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。

四是目前的人力資源管理系統往往表現為工資的記錄器，它應有的作用遠未發揮出來，作為一個管理工具，人力資源管理系統不僅要能記錄所發生的數據，而且更重要的是它能整理和分析這些數據，并提出有價值的報告。比如，通過對員工考核數據的分析，組織可了解到目前的整體績效狀況；通過對工資結構的分析，可提出成本控制的建議等。

四、推進人力資源管理信息化采取的措施

（一）優化人力資源配置

通過合理配置人力資源，真正實現組織呼喚多年的“能者上，庸者下、平者讓”的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、員工能進能出的靈活競爭機制，實行公開、公平、公正的用人自主權，競爭上崗，擇優錄取，海爾的“賽馬競爭機制”就可以借鑒；建立健全合理的員工準入、使用、退出機制，推行從業人員職業化進程，并根據不同崗位、不同層次，設計不同的用工期待和待遇，形成正常的流動機制，有效地促進人才市場，吸引高素質、高學歷人才；對組織的老員工要妥善安置，充分發揮其從業經驗和智慧的優勢，賦予其咨詢顧問或督察職位。

（二）選擇適用軟件，強化以人為本

組織需要根據自身特點，選擇合適的人力資源管理軟件，同時避免對管理軟件的依賴?！耙匀藶楸尽钡墓芾硭枷氩粌H僅是傳統管理所需求的，即使組織實施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。管理軟件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要兩只手一起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業更好更快的適應信息化，提高人力資源管理的工作效率。

（三）培訓要形成制度

要加大資金投入，完善培訓體系。組織要在激勵競爭的市場經濟中獲勝，一定要擁有高素質的人才，而員工的培訓是提高員工素質必不可少的關鍵一環。在人力資源培訓上的重金投入，既可滿足員工個人發展的需要，又可滿足組織知識積累和創新的需要，為組織帶來長期的發展和巨大的創效潛力。因此，組織必須千方百計籌集資金、加大投資力度，完善培訓體系。

要對員工進行技能開發，以提高其綜合能力。要根據組織的實際情況和需要，切實加強員工的技能開發，并通過相關制度和機構的建立，形成人人爭學技術，個個爭當技術能手的良好氛圍。技能開發主要可采取以下形式：崗前培訓、崗位培訓、轉崗培訓和經理培訓。同時鼓勵員工自我進修，形成崇尚學習的良好風氣。創造力開發是人力資源智力開發的高層次要求，通過創造力開發，可發掘每個人的創造潛能，不斷推動組織的開拓創新能力。