辦公自動化過程中的計算機信息處理技術應用探討

【摘要】經濟的發展使得人們的生活步伐不斷加快，人們每日所需要面對和處理信息量急劇增長，傳統的信息處理手段已不能滿足人們的需求，人們轉而開始尋求新的工具。伴隨著信息化時代的到來，辦公自動化管理系統的出現在人們的視野中，它可以簡化辦公流程，提高工作效率，滿足了企業的需要。計算機信息處理技術是辦公自動化過程的關鍵，它可以促進辦公環境向著自動化發展。本文從計算機信息處理技術和辦公自動化的內涵入手，探究計算機信息技術在辦公自動化中的功能以及計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用和前景。

【關鍵詞】辦公自動化信息處理技術應用

隨著計算機技術在社會生活中的大量應用，基于計算機技術的信息處理平臺的辦公自動化系統逐漸被企業所應用。

一、辦公自動化和計算機信息處理技術的內涵

辦公自動化是指基于計算機技術、網絡技術以及行為科學等現代化技術開發的一種人機處理系統，人們可以將大部分復雜的工作交給這種現代辦公系統完成。辦公自動化系統的應用可以優化企業內部管理組織結構，調整管理體制，提高辦公效率，實現決策的高效能，節省了人力物力。

計算機信息處理技術是指計算機將獲取信息予以分析、處理和檢測，最后通過傳感技術傳送給需要此信息的組織或個體，供人們使用。

二、計算機信息處理技術在辦公自動化中的功能

1、優化辦公環境

傳統的辦公局限在具體的地點，辦公環境和辦公條件不盡如人意。伴隨著計算機信息技術的應用辦公不再受時間地點的限制，人們可以在任何時間任何地點辦公，同時計算機信息處理的平臺優化了辦公環境，辦公人員也可以將復雜的工作交由計算機辦公系統處理，實現人機處理系統。計算機信息處理及技術在辦公自動化中的應用使得辦公室形成信息高效的在內部交流，人們處理信息傳遞信息的速度加快。

2、提高決策效率

掌握了信息，企業也就加抓住了先機[1]。為了走在行業的前端、不被社會淘汰，企業就需要掌握最新的真實信息。計算機信息技術在辦公室的應用可以提高企業獲得信息的速度。人們可以借助計算機了解到行業的最新信息，為領導作出決策提供及時有效的信息。企業人員也可以應用基于計算機信息處理平臺的辦公自動化系統隨時登陸借調企業信息，提高了辦公的效率，節省了人力物力。

3、節省了成本

傳統的辦公資料采用賬冊等記載，這種方式難以長久保留甚至因此需要投入大量的成本來保存這些資料，在用到之前的資料時，人們還要一頁頁翻尋查找，這些不只加劇了工作量，降低了工作效率，而且浪費了大量的人力物力。同時運用辦公軟件，也縮減了工作的流程，減少了人力物力的消耗，提高了辦公效率，為企業明顯的節省成本。

三、計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用和前景

計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用包括文字處理、圖文制作、電子表格的制作、電子郵件的處理、數據處理、視頻會議等[2]。

文字處理在辦公自動化系統中是最核心的一部分，它可以規范文檔的格式，及時的收集信息并對其進行整理，提高辦公效率。圖文制作在辦公中的主要體現就是powerpoint，運用ppt可以將信息運用圖文并茂的方式變現出來，也可以關聯音頻和視頻，提高了辦公信息的展示效果。日常的辦公中表格必不可少，如成績單、資產負債表等，表格可以實現多線路工作并能對數據進行分析和整理，降低了運算的復雜性和重復率，同時計算機辦公軟件的計算精確規范，大幅度的提高了辦公效率。運用電子郵件處理信息，可以很好的保存和分享信息。由于日常工作中，數據多而復雜處理起來比較費時費力，數據處理軟件的出現將人們從復雜的數據中解救出來。數據處理軟件功能強大、使用方便。隨著計算機在辦公中的應用，人們不再受限于地域，辦公人員可以分布在各地，視頻會議的應用可以在網絡上聚集不同地域的人開展工作會議并記錄會內容，提高了工作質量和辦公效率。

辦公自動化在這些年的應用和開發中，功能越來越強大，系統也越來越完善，已經由原來的簡單信息服務向數字化、智能化發展。

第一，促使辦公智能化。隨著全球化的發展，信息越來越多，為了減輕人們的工作量，辦公系統不斷改進。目前已經有一些軟件具備了基本的智能操作功能，如微軟，未來的計算機信息技術在辦公自動化過程中會具有更多的這些功能，促使辦公實現智能化。

第二，實現無線的辦公環境。隨著3G和4G的發展，辦公自動化系統面臨新的挑戰，辦公自動化系統可以利用3G和移動設備等隨時隨地的接入網絡，實現無線的辦公環境。

第三，個性化的辦公軟件。未來的計算機處理技術在辦公自動化中的應用將更加人性化，實現人機自由組合，提高人們的舒適度，設計個性化的辦公軟件滿足不同用戶的需求。

結束語

辦公自動化過程中計算機信息處理技術的應用有助于優化企業內部管理組織結構，調整管理體制，提高辦公效率，實現決策的高效能，節省了人力物力。

【參考文獻】

[1] 王健勇.關于計算機信息技術融入辦公自動化應用的思考[J]. 信息系統工程. 2013.2.（02）：5-7

[2] 劉穎，王帆.計算機信息處理技術在辦公自動化中運用現狀及展望[J]. 科協論壇（下半月）. 2012.4.（07）：11-12