淺談基層衛(wèi)生院個人專業(yè)技術檔案管理

【中圖分類號】R194 【文獻標識碼】B 【文章編號】1002-3763（2014）04-0268-01

在醫(yī)院從事專業(yè)技術工作的人員一般有兩個個人檔案，一個是個人人事檔案，大中專學習分配到單位的人員個人學生檔案就是個人人事檔案的前身，人事檔案一般由當地的人事部門管理，級別較大的醫(yī)療機構有專門的人事部門負責管理個人人事檔案，在我們基層衛(wèi)生院個人人事檔案由當地縣人社局的檔案科統(tǒng)一管理；個人專業(yè)技術檔案是專業(yè)技術人員個人業(yè)務檔案，記錄了專業(yè)技術人員的個人基本情況，包括專業(yè)技術人員學歷，培訓、進修、繼續(xù)教育情況，專業(yè)資格取得狀況以及從事科研活動取得的成果及獎勵等，它是反映專業(yè)技術人員業(yè)務經歷和工作實績的一類專門檔案，個人專業(yè)技術檔案一般由單位統(tǒng)一歸檔管理，調出本單位的個人專業(yè)技術檔案也隨本人到新單位入檔。

基層衛(wèi)生院個人技術檔案一般由主管的衛(wèi)生局統(tǒng)一管理，但因為沒有專業(yè)的檔案管理人員及專門的檔案庫房，個人技術檔案就由鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院自己管理，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院不重視個人專業(yè)技術檔案，沒有人員負責管理，多數專業(yè)技術人員就認為個人技術檔案放在單位還不如放在自己手里更安全，致此多數鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的專業(yè)技術檔案都由自己管理，單位只能大概知道每個專業(yè)技術人員的學歷及已經晉升的職稱情況，對其培訓、進修、繼續(xù)再教育特別是是否取得科研成果及獎勵只有個模糊的記憶甚至不知道；還有一部分個人專業(yè)技術檔案雖然由單位統(tǒng)一管理，因管理不規(guī)范，管理人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，存在檔案資料不全查閱困難、沒有專門儲存檔案的庫房或庫房溫濕度不合適導致檔案受損嚴重，更別說是用微機軟件管理了。

目前基層衛(wèi)生院個人專業(yè)技術檔案管理工作存在的以上缺陷，我院也存在比較嚴重，針對我院個人技術檔案管理存在的不足，通過我兼職負責管理個人技術檔案管理工作的一年多時間，根據醫(yī)院的實際情況我總結出了幾點應對措施以供個人技術檔案管理有以上共同缺陷的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院參考。

一，首先單位領導要高度重視個人技術檔案管理：

開展個人技術檔案可為醫(yī)院全面、準確、多方位培養(yǎng)各類專業(yè)技術人員提供明確的目標，對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展有著重要作用，另一方面可以為人力資源部門提供快速、準確的資料以便人事部門合理分配、招錄各類專業(yè)技術人員；院領導首先個人從根本上明白個人技術檔案管理的重要性，才有說服力向院專業(yè)技術工作人員宣傳，充分調走專業(yè)技術人員提供個人技術檔案管理所需的資料，積極配合人技術檔案管理工作人員的工作。

二，專人負責個人技術檔案管理：

專人負責對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說比較困難，眾所周知鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院因條件差留不住專業(yè)技術人員，人員缺乏，大多數專業(yè)技術人員身兼數職，抽出專人負責個人技術檔案管理工作比較困難，醫(yī)院可以根據實際情況讓專人兼職負責個人技術當啊管理工作，首先抽出負責個人技術檔案管理工作費人員要有責任心，其次最好也是專業(yè)技術人員，再就是有一定的檔案管理經驗最好，熟練計算機操作，有條件的可以派管理人員外出培訓學習，力求個人技術檔案管理規(guī)范化。

三，個人技術檔案資料是收集：

檔案資料的收集是檔案管理工作的基礎，是利用工作積累信息的過程，有利于維護檔案的真實性和完整性，也保證了個人技術檔案管理工作發(fā)揮其重要性；專業(yè)技術個人檔案資料收集的人群不僅僅限于醫(yī)院在職的專業(yè)技術人員，聘用的專業(yè)技術人員也歸管理范疇之內，檔案資料收集的范圍一搬是個人取得學歷的經歷，這可從學生檔案里獲得掌握學生在校學習情況，再就是學歷、資格證、執(zhí)業(yè)證、學位證證書的復印件，其次是外出進修學校、業(yè)務培訓情況，掌握個人專業(yè)水平及特長，還有就是發(fā)表論文、取得科研成果情況；還有就是職稱晉升的所有資料、完成專業(yè)技術工作情況、獎懲情況、年終專業(yè)技術工作總結等等其他與專業(yè)技術有關的資料，最初可以通過讓專業(yè)技術人員填寫專業(yè)技術履歷表來獲得個人技術檔案資料，隨后每次活動的結束隨時歸檔，一定做到資料的延續(xù)，不過資料收集需要專業(yè)技術人員的大力支持和積極的配合，我們要充分調動醫(yī)院專業(yè)技術人員的積極性，以便得到及時、準確、完整的檔案資料。

四，檔案資料的歸檔和管理：

檔案資料收集以后要進行歸檔處理，技術人員個人業(yè)務材料的專業(yè)立卷，可以按在崗在職和聘用的專業(yè)技術人員分開建檔，也可根據不同專業(yè)的檔案歸不同的檔，方式方法很多，只要達到方便、快捷的查找到檔案的目的就行；應按照業(yè)務材料的自然形成先后順序進行排列，可以用檔案袋或檔案盒一人一卷一檔進行歸檔做為保留單位，同時編一個流水號，袋內盒內的資料要編頁、填寫卷內目錄，袋上或盒上要標明姓名、年齡、民族、專業(yè)技術職稱、所在科室等，以便今后查找和閱讀翻頁。新來人員及調入人員要仔細查看其專業(yè)技術檔案，資料不全、欠缺的資料要技術通知本人，通過途徑將資料補完整，但必須是真實性的資料。

目前個人技術檔案都采取的是計算機軟件管理，在基層衛(wèi)生院難以實現(xiàn)，我們可以采取在計算機上用設計表格管理的方式進行管理，表格可自行設計，但必須從能符合完整記錄個人專業(yè)信息及方便查詢的目的出發(fā)，同時借鑒外院表格管理經驗，逐步完善計算機檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，減少手工操作，提高管理效率。

五，檔案的保管：

個人專業(yè)技術檔案完成后，需要存放管理，一般要求有專門的檔案存放庫房，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院房屋緊張難以實現(xiàn)，再說鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院一般規(guī)模都不是很多，專業(yè)技術人員數量有限，可以將專業(yè)技術檔案和其他醫(yī)院檔案放一個檔案柜里管理，檔案柜要求是鐵質的，雖然不能控制柜里的溫濕度來，但可以在檔案柜里放些干燥劑，干燥劑可以不用購買，用過的物品里面的干燥劑也行，新疆比較干燥，不會發(fā)生受潮、霉爛的現(xiàn)象，就怕檔案柜存放的地方漏雨、漏水而使檔案受損；專業(yè)技術人員個人業(yè)務檔案一般長期保存，工作人員調動工作時，其業(yè)務檔案隨人員調出轉往新單位。個人一般不能相互借閱，如特殊原因需要，應征得單位主管檔案的人員和被借用人的同意。凡申報評定專業(yè)技術職務的人員，必須管理個人專業(yè)技術檔案的管理人員提供相關材料，作為評審依據。

退休人員的個人專業(yè)技術檔案，我們一般都是在專業(yè)人員辦了退休手續(xù)后，將其個人專業(yè)技術檔案交予本人自行處理，移交是要有字據并簽字，同時將其從微機檔案庫里刪除或另行登記，以免日后因檔案事宜帶來的不必要的的麻煩。

個人專業(yè)技術檔案管理工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院是任重道遠，關鍵是要把這項工作延續(xù)下去，建立個人專業(yè)技術檔案，有利于提高醫(yī)院專業(yè)技術人員素質，同時也能為人力資源部門提供人力資源的配置和信息，今后我們還會在實際工作不斷中總結經驗，力求將基層衛(wèi)生院個人技術檔案管理工作走向規(guī)范化。