加強醫院會計檔案管理的依據與實踐

【中圖分類號】R961 【文獻標識碼】A 【文章編號】1002-3763（2014）04-0254-01

會計是一種特殊的商業語言，其基本架構和規則在很多國家和組織中都基本相同，但是會計語言又非常復雜，因為會計中所使用的很多詞匯的含義與日常生活中所使用的含義并不完全相同。在使用會計詞匯時，必須了解它們的會計含義。會計學主要闡述會計的基本理論、基本方法和基本技能[1]。當今不了解會計，不懂得和不善于應用醫院會計知識者不可能管理好醫院經營管理。作為一個財務檔案管理工作者，我認為，醫院會計檔案管理基本知識，基礎理論和應用方法，應當成為醫院經濟發展的自覺選擇、一致共識和迫切期盼[2]。

1. 醫院會計檔案管理的內涵

醫院會計檔案管理是檔案學不可或缺的學科，隨著檔案學科體系的完善與發展，其包涵的內容不斷得到豐富和完善，會計檔案管理的性質、作用；會計檔案的整理分類、鑒定；會計檔案的利用、公開等等檔案管理的理論與技術正在醫院會計檔案管理實踐中出現，在學術討論中產生，在管理應用中形成[3]。與此同時醫院會計檔案管理工作的基本原理、原則和方法的學科正在逐步建立健全[1]。醫院先進的經營管理手段和快速的經濟發展，與會計簿記的制度安排、技術手段和國際通用商業語言深厚內涵的詮釋不可分離，與醫院會計的理論性和實踐性完美結合不可分離，醫院會計是現代醫院經濟發展和醫療價值創造的重要動力，當今醫院會計已經成為重要的醫療信息資源，成為醫療市場經濟體系的基礎資源[4]。醫院會計工作是醫院經營管理工作的重要組成部分，是具有悠久的歷史、充滿智慧與挑戰、生動而活潑集大成的管理工作，是社會經濟發展和財富創造的重要基石。

2. 醫院會計檔案管理的依據和內容

進行醫院會計檔案管理工作，要遵循集中統一管理醫院會計檔案，維護醫院會計檔案的完整與安全，便于利用的原則。從數量上要保證醫院會計檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持醫院會計檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。力求醫院會計檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護醫院會計檔案免遭有意破壞，醫院會計檔案機密不被盜竊[5]。便于利用是醫院會計檔案管理活動的最終目的，也是檢驗醫院會計檔案管理工作的一個標準[6]。醫院會計檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護醫院會計檔案的真實性，保持醫院會計檔案的原貌，也是醫院會計檔案管理工作必須遵循的原則之一[7]。醫院會計檔案管理系統是整個醫院信息系統的組成部分之一，在醫學科學中占有重要地位，成為衛生信息系統的基石。醫院會計檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義[8]。

為了加強醫院會計檔案管理，保證醫院會計檔案的安全、完整、及時，結合醫院經營管理的實際情況，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》等的相關規定[9]，醫院會計檔案歸檔的對象為：（1）會計憑證。包括外來的和醫院自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔；（2）醫院會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等；（3）醫院財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告；（4）其它醫院會計核算資料。凡與醫院會計核算緊密相關的，由醫院會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料；（5）財務帳套、電子財務系統數據及其他電子文檔等。

3. 醫院會計檔案管理的實踐

3.1醫院會計檔案的整理

會計期間終了，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號[5]。（1）會計憑證：按月立卷，每月20日前將裝訂成冊的上月憑證，統一登記案卷目錄。憑證裝訂要求做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。對于數量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號；（2）會計賬簿：按年立卷，每年3月31日前將裝訂成冊的上年度賬簿，統一登記案卷目錄。賬簿裝訂順序為：會計賬簿裝訂封面、賬戶目錄、帳頁、會計賬簿裝訂封底。在賬簿裝訂封面上注明賬簿名稱、所屬年度、編制單位和編號（會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬）。裝訂后的會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、掉頁現象。（3）財務報告：會計報表、報表附注、補充說明等編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。（4）其他類：銀行對賬單、銀行余額調節表、內部往來對賬單、納稅申報表由總賬會計按月裝訂；存貨盤點表、外部（供應商）往來對賬單由藥品會計負責裝訂。在資料封面上需注明報表類別、報表所屬期間、編制單位、裝訂人等。（5）財務帳套、醫院電子財務系統及其他電子文檔由醫院信息科統一于每年4月30日前拷貝，制作成光盤、U盤等介質存儲，一式兩套，分別由醫院財務部和醫院檔案科保管。

3.2醫院會計檔案的歸檔管理

醫院會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，做好防火、防潮、防塵、防盜和防磁工作。嚴防毀損、散失和泄密[10]。采用磁性介質保存會計檔案的，醫院信息科要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，造成的醫院會計檔案丟失[11]。醫院財務檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。財務科應當建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。凡需借閱醫院會計檔案人員，須經財務科負責人或單位負責人批準后，方可辦理借閱手續。借閱醫院會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換；不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經醫院領導批準。需要復制會計檔案的，須經財務科負責人或單位負責人批準。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應由各單位財務科編制會計檔案銷毀清冊，報經醫院領導批準后，方可銷毀。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清債權、債務時為止。按規定銷毀會計檔案時，應由財會科、審計科共同派人監銷，監銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對。銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況以書面形式報告醫院領導[8]。

醫院會計檔案檔案管理的對象是醫院的會計檔案，服務對象是醫院會計檔案的利用者，所要解決的基本矛盾即是醫院會計檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用醫院會計檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對醫院會計檔案需求的滿足程度取決于醫院會計檔案管理水平的不斷提高，醫院會計檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動醫院會計檔案管理工作向前發展。從醫院會計檔案管理的歷史來看，醫院會計檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由簡單管理到復雜管理、由經驗管理到科學管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統到開放系統而發展的。

參考文獻：

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[4]李天資，林栩，韋忠恒.社會對醫院使用電子病案的認知和態度調查分析[J].右江醫學，2008，36（4）：497-498.

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[11]劉蕓，李天資.醫院電子文檔的應用與管理策略[J]，學理論，2009，6（16）：184-185.