高校二級學院辦公室人員素質探討

摘 要：高校二級學院辦公室是學院工作順利開展和進行的重要保障，辦公室既是上級領導的得力助手，又是全院師生的服務機構，在學校的整個運作中占據著關鍵的地位。提高二級學院辦公室人員的素質和效率有著重要的作用和意義。本文首先明確了高校二級學院辦公室人員的基本職責，進一步闡述了對辦公室人員的素質要求，最后重點提出了提升辦公室人員素質的途徑和方法。

關鍵詞：二級學院； 辦公室； 人員素質

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2014）08-143-001

隨著教育改革和科教興國的深入進行，高校的發展模式也正在經歷著翻天覆地的變化。二級學院的辦公室作為高校不可缺失的管理機構和綜合性服務的部門，肩負著重要的職責，它是對外展示校園風采的窗口和對內提供服務的平臺，是“上傳下達”的聯絡樞紐，承擔著協調溝通的責任，因此就對辦公室人員的素質提出了更高的要求。本文總結了高校二級學院辦公室人員的職責和素質要求，并對提升人員素質提出了指導性建議。

一、高校二級學院辦公室人員的職責

1.輔助與協調的職責

辦公室工作主要以“輔助”為核心，以“協調”為職能。首先，輔助性決定了辦公室工作人員要理解領導的意圖，尊重并且服從工作上的安排，輔助工作包括對各種資料信息的收集、分析，為領導的決策提供一定的參考。但是，輔助性的工作也需要一定的創造性和主動性，這樣才能體現出辦公室工作的價值。其次，協調性包括整個學校各個職能部門之間的關系，領導與領導之間、領導與教師之間的關系，以及教師與學生之間的關系，工作人員要有較強的溝通能力，只有真正的協調好各種職能關系，才能及時的發現問題、解決問題，提高教學的質量。

2.服務與傳達的職責

二級學院辦公室工作的本質是“服務”，統籌管理學校教學、人事、黨務、科研、行政等各項工作，需要極大的耐心和細心，辦公室工作人員要明確自己的職責，將各項工作統籌起來。同時，二級學院辦公室又是信息的轉化地，起著上傳下達的作用，因此說辦公室是展現高校素質的另一扇窗口和服務的一個綜合平臺，基于這種工作的特殊性，辦公室人員必須要具有良好的精神風貌，這樣才能在傳達和服務的過程中，展現高校的風采。

二、高校二級學院辦公室人員素質要求

1.良好的政治素質

良好的政治素質是首要和必須的條件。政治素質能夠保證工作人員在工作中不犯政治錯誤。第一，要有堅定的政治立場，認真學習黨的理論知識，貫徹執行好上級黨組織的各項決定。第二，培養高度的責任心和服務意識。辦公室工作人員處于重要的地位，責任心是完成各項工作的保障，服務意識是做好工作的必要條件。

2.深厚的文化修養

辦公室人員面對的人、事較多而且較雜，在處理事件上需要一定的知識內涵，因此，辦公室人員一定要具備較高的文化修養。文化修養主要體現在等人接物和工作過程中。在與人的溝通中，對人要誠懇謙虛、大方熱情，較好的文字表達能力和語言能力是必要的；在工作過程中，要堅持“服務”的宗旨，通過認真負責的態度展現出獨特的人格魅力，從而增加工作的主動性和積極性。

3.精通的業務能力

業務能力主要包括輔助能力、溝通能力、協調能力、開拓創新的能力，這是由辦公室工作的職責所決定的。要堅決落實領導的方針政策，并且能夠按照要求提出可行性的方案，溝通的過程中要把握其中的厲害關系，以高校的利益為主，營造良好的工作環境和氛圍。除此之外，現代化的辦公主要以網絡和計算機為主，因此業務能力還要求工作人員熟練的掌握辦公設備和一定的計算機技能。

三、高校二級學院辦公室人員素質培養

1.明確服務定位，轉化員工思想

長期以來，工作人員在對辦公室的職責和任務上存在一定的偏見和輕視，只將辦公室工作看成了平常的事務性工作，二級學院有必要明確辦公室工作人員的職責，進一步強化服務的意識，從根本上轉化員工對于辦公室工作的看法，真正的讓員工明白其重要的作用和意義。

2.完善管理制度，實行激勵措施

制度化的管理能夠避免很多不必要的問題，結合學院的特點和工作人員的實際情況，制定一套完整的管理制度，例如資料整理原則、內部管理體系、財務管理制度等，通過制度化的管理，使工作人員有法可依，能夠加強單位的凝聚力。激勵措施能夠對員工起到一個引導作用，樹立榜樣的形象，從而使每一個員工主動地爭先爭優，凸顯出辦公室團結向上、奮斗努力的氛圍。

3.定期舉行講座，提升工作效率

現代社會已經進入了信息時代，知識更新的速度遠遠超出了我們的想象，因此辦公室人員的知識體系和認知能力也有必要進行更新。通過定期舉行的知識講座，提高員工的業務能力和工作水平，不定期的送員工參加培訓，包括服務能力培訓、計算機知識的培訓等，各種切實有效的方法能夠真正的帶動辦公室工作人員素質的提升，從而能夠有效的提高工作的效率。

現代教學管理理念與傳統的學校管理發生了本質的變化，而高校二級學院作為重要的管理機構，應該具備與時俱進的能力，在時代的變革中掌握發展的脈搏，改變服務態度，轉化正確的服務理念，樹立現代管理的意識，重塑自身的品德修行，真正的提高自身的政治素質和文化修養，只有這樣，才能保證學校事業健康快速的發展。

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