淺談如何做好新時期檔案管理工作

摘 要：現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用，是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案管理人員應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

關(guān)鍵詞：新時期； 檔案管理

中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A文章編號：1006-3315（2014）04-163-001

進入21世紀，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何用新觀念新思路解決新情況新問題，如何做好檔案管理工作，筆者認為，應(yīng)從以下幾個方面抓起。

一、加強領(lǐng)導重視，保障檔案管理正常運行

就檔案工作而言，檔案管理人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因，但是一個單位檔案工作要有起色，領(lǐng)導和檔案管理人員都必須高度重視檔案工作。領(lǐng)導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導、檢查和考核，既是時代發(fā)展的需要，又是規(guī)范檔案工作的需要。

二、完善制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機制

加強制度建設(shè)，建立良性運行機制，是開展檔案工作的關(guān)鍵和保證。要結(jié)合單位自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系。一是完善檔案收集體系。協(xié)調(diào)各部門，從而做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎(chǔ)上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。二是建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。三是建立檔案人員考核制度。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

三、緊跟時代發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，管理方法手段的落后，給檔案的保管和利用帶來困難，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。利用計算機技術(shù)和相應(yīng)的設(shè)備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的干部人事檔案信息，通過計算機技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)，提供快捷方便的檔案信息服務(wù)，從而提高干部人事檔案的利用效率和干部人事工作的管理效率。

四、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。首先，不斷完善檔案專業(yè)知識。檔案管理人員要全面、系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識，不斷補充檔案學新理論、新方法、新觀念，提高專業(yè)水平。第二，努力涉獵相關(guān)學科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關(guān)系學等，檔案管理人員要注重對相關(guān)科學知識的補充和更新。第三，加強現(xiàn)代科技知識學習。現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用，是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案管理人員應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。