行業在演變，場館也需與時俱進

當前，會議行業與展覽行業在不斷演變，并且受到一系列因素的影響，包括：參會形式有所變化，財政來源有變化，以及參會代表們對溝通方式和技術手段的要求越來越高，等等。然而，一場活動的形式可以說變就變，但對已經建成的會議中心而言，外形基本已經固定，要調整并非易事。此外，從財政角度考慮，情況又變得更加復雜，尤其是當前大部分會展中心的主要經濟支持者——政府，也因金融危機而倍感壓力。

因此，積極回應客戶對服務與場館結構的不同期望，并調整場館的財政收入模式，已經成為會展場館經營者與場館設計最重要的議題之一。下面我將詳細剖析會展中心當前所面臨的主要問題，以及這些問題可能對場館與客戶、服務供應商的關系帶來怎樣的影響。

第一個挑戰是關于空間：人們對場館內空間應用的要求有什么變化，以及面對已經基本定型的館內空間，場館運營者應該如何應對？場館經營者們的應對之道有多種，而活動主辦方在了解這些情況的基礎上，可以及時對活動進行適當調整。

1、增強空間靈活性是當務之急。從前，活動主辦方對場館布局的要求基本可以預見，甚至一成不變，場館也是依照這些要求而建成。但現在，會議活動的形式不斷變化，對場館空間提出了更高的要求。對很多會展中心而言，對整個場館進行一次全新改造并非解決之道，而且在將來，活動主辦方對場地的要求很可能會再次不斷地變化。

在當前的場館設計中，人們開始越來越強調靈活性：空間可以有多種用途，并且在未經重大改造的情況下進行多種布局。實際上，場館經營者意識到，自己完全無法預料今后活動主辦方對場地的要求還將發生什么變化，因此，“多功能空間”現在是新場館設計中最重要的因素之一。

2、設計要突出商業實用性。由于場館在設計上可以并且也應該以商機為導向，因此，在設計的過程中，會展中心也必須更加務實，以便更好地配合交通設施、住宿設施等外部條件與場館本身的容量，抓住商機，而不是籠統地設計成大塊的空間，以免將來需要再次進行可能耗資不菲的改造。

進一步說，當前對場館設計的一個主要潮流就是場館必須增強同期承辦各類規格不同的活動的能力，而不是只能一次承接單一的大型活動。由于現在大部分活動都是中小型的活動。這也是情理之中。場館如能提供有區分性的空間布局，而不是一次只能舉辦一場大型活動，則不僅可以抓住更多商機，而且在住宿、交通、進出館等方面都將會更有效率。

3、對現有空間進行重點改造。已經建成的場館面臨的挑戰可能更大些，但現在也有很多策略可以幫助會展中心增強靈活性，而這些策略也越來越進步。大的空間可以進一步拆分，以便滿足活動主辦方對更多細微空間的要求。此外，一些場館內的非公共區域可以重新布局，變為公共區或是預功能區，以滿足小型活動的需求。有時候，場館要做的其實只是更換或移動家具，尤其是在舉辦臨時性會議或機構內部會議時。

考慮到特殊布置的組裝與拆分對場館與活動主辦方都意味著很大的花費，很多場館都在探索一些基本固定的變化模式，例如設置一些固定的展覽區，可以為參展商們重復利用。另一方面，很多情況下，場館的最后階段一般都不裝修得那么細致，這樣一來，相同的區域可以稍作改裝，用作不同的用途，并通過燈光效果與地板鋪設的變換，滿足不同活動的需求。

綜上所述，空間的不同組合對日益演變的會展產業而言，一直是一個巨大的挑戰。但這并不是唯一的挑戰。下面我將討論一下場館面臨的“軟因素”挑戰，即技術、餐飲服務與客戶關系。這些方面與場館的空間布局一樣，也需要引起高度關注，并且對與場館本身及其客戶都具有重要意義。

4、技術為王。技術領域的變革速度是最快的。發達的社交網絡使得在人們在活動開幕之前，就可以表達自己的期望并安排日程，這就要求場館和活動主辦方提供廣泛的支持，包括遠程參會協助。好在很多新的技術創

新屬于無線領域且由用戶驅動，這意味著場館的主要挑戰主要是在技術水平而不是硬件。

然而，也有一些不太樂觀的消息。例如，新技術與容量一般都是需要花費資金的，而客戶對免費服務的需求卻不斷增長。由誰來為增加的服務買單，是一個巨大的挑戰。而這有可能場館與客戶之間的關系帶來壓力，使得雙方不易達成共識，尤其是在各方面財政支出都出現緊縮的情況下。

另一個主要的技術挑戰是基于技術屬于變化最快的領域之一這一事實，場館需要對自身的技術與設施不斷地監控與升級。于是問題又來了：應該對哪些技術領域進行升級，以及由誰升級？是由場館自己儲備技術力量還是外包技術服務？場館是自己進行技術投資還是指望外來的服務供應商提供技術設備與技術人員？在將來，大型活動主辦方是否會自帶技術力量呢？如果是，那么展會主辦方的技術與場館本身的技術設備如何連接到一起？此外，在線參會與多重參會形式是否最終會增加對場地的需求，使得場地設計變得更加復雜？以上種種因素，場館經營者都要考慮，以便更好地應對未來。

5、餐飲服務是亮點。另一個發生很大變化的方面就是場館的餐飲服務。事實上，很多情況下，餐飲服務已經成為很多活動的決定性因素，是活動主辦方與參會代表們重點考察的因素。在這方面，場館再次以創造性應對，甚至，很多場館的主要賣點是食物了，提供的美食不僅非常可口，而且獨有當地特色。一個值得注意的趨勢是，現在很多場館的可持續發展理念都在餐飲服務中體現出來。

一般情況下，客戶并不樂意對享受到的服務付費，但在餐飲上，客戶愿意為所得到的餐飲服務支付相應的費用。因此，雖然場地租賃、服務等方面的收益有下降的趨勢，餐飲板塊已逐漸成為場館保證收入的主要來源之一。

6、對支持性服務的需求不斷增長。現在，很多活動主辦方對展館的整體服務提出了更高的要求，有時候場館的工作人員甚至必須在活動現場為主辦方擔任協調工作。很多主辦方都要求場館提供更高層次的服務，這不僅僅是由于活動本身變得更加復雜，也由于客戶本身的資源由于預算或外包等原因出現收緊。

當很多場館都竭盡所能去滿足客戶的需求，以致最后需要雇傭更多員工，這又很快變成了一個實際的金錢問題：誰來買單？有時候場館與客戶都在尋找權宜之計，但是隨著客戶對服務的要求不斷增加，這也終將與金錢掛鉤。

7、新的經濟環境帶來新的商業關系。鑒于全球各地會議業收入都取決于政府是否愿意花錢投入場館建設。而興建場館也能吸引大型活動到該城市來舉辦，反過來推動市內經濟發展。這種投資方式現在仍然有效，但實情是，越來越多的政府都沒有大筆資金用于興建與維護場館等大型設施。此外，這種情況估計只會越來越糟糕，至少在近兩年全球經濟不穩定的背景下是這樣。

當前，全球各地的會展中心都在探索新的模式，試圖與活動主辦方共同分擔所辦活動的風險并分享回報，這些模式有：場館減免場地租金，而作為回報，活動主辦方幫助吸引更多活動前來舉辦。另外一些降低運營成本、增強合作關系的做法包括：簽訂長期合作協議，或服務質量保證協議，這都能使場館與活動主辦方從一場成功的活動中獲益。在諸多因素不確定的情況下，場館要維持收支平衡，就必須不斷推陳出新。

最后，流暢的溝通是所有應對之道得以成功實施的前提，更是客戶關系的核心所在。從往期的經驗可以得知，利益相關方認識到各個方面所面臨的問題，并且愿意尋求解決問題的根本之道，是解決問題的關鍵。而在未來，這一點將變得明顯。