像搞生產一樣提高管理活動的速度

最常被用來提升經理人產出（即他的“產出除以時間”）的方法是時間管理。所有的管理顧問都會告訴你，提高生產力的方法是：一件事不要做兩次，只開“站著開”的會（因此不會開太長），然后把辦公桌挪到背對門口的位置（因此減少干擾）。這些時間管理的技巧，都可以通過應用生產管理原則而更臻完美：

1. 找出限制步驟。有一些活動對經理人而言是非做不可的，在日程中一定要排進去。對我而言為培訓員工講課便是一項。我知道什么時間該來授課，也知道授課前必須有所準備。這個時間沒什么好商量的，因為有200個新進員工到時會坐在那里等我上課。因此，我必須將這次課當作限制步驟，并以其為主來作規劃。簡而言之，如果我們能找出哪些事動彈不得，再將其他活動繞著這些重要性高的事來規劃，我們的工作就會更有效率。

2. 類似工作集中在一起做。所有的制造作業都需要一定的裝配準備時間，同樣，要讓管理工作進行順暢且有效率，我們在進行一堆類似的工作之前，也需要一些準備時間。而減少“準備時間”的例子，在經理人的工作中有很多。比如，一旦我們找好了培訓課用的圖表，如果能將其運用在其他的課程或是會議中，很明顯地，我們便提高了生產力。類似的情況，如果有個經理手上有一堆報告等著他看，或是有一堆業績評估等著他審核，他就最好空出一段時間，心無旁騖地逐件閱讀，如此，他在“思考活動”上的準備時間便能減少。

3. 安排好你的日程表。工廠和修理廠的運作有何不同之處？后者通常是對有時才登門的顧客提供服務，一件事情處理完后再處理下一件；而工廠則通常靠預測。以我的經驗，管理工作中的大部分也可以靠預測。因此，為了避免現實生活中管理工作的瑣碎感覺，將你的計劃按照你所能預測的部分來擬訂是事半功倍的。這其實和有效率地運作一個工廠的概念相同。而什么是經理人預測、借助的媒介？答案非常簡單——他的日程表。

多數人只是把日程表當成儲存“該做什么事”的倉庫：有人扔過來一件事，告訴一位經理某日某時該做什么事、該開什么會，然后這些事情就馬上顯現在他的日程表中。這樣現在是非常被動。為了能對時間有更好的掌握，經理人應將日程表當成規劃生產流程的工具。主動地找出限制步驟，然后再將其他較不重要的活動安插進去。

在把日程表當成生產計劃工具之前，你必須明確兩點：首先，你必須活用日程表。在排定了“一定要在某個時間做”的事情后，再讓“很重要但時間上較有彈性”的事項插進空隙。其次，對于超過你工作負荷的事，你必須說“不”！在一發現某事做不了時就說“不”是很重要的。因為如果你接下了一件事而到后來沒法交差，其結果還是與一開始就說“不”一樣，甚至更糟。

我們甚至可以應用“彈性空間”的生產準則——不要把你的日程表排得太緊湊。高速公路的工程師在設計時，便知道每段道路最大的車流量是多少。雖然少點車在路上跑好像沒有發揮其最大功效，但是如果這段高速公路因此便按照現今的車流量設計，那么以后這段路一旦繁忙起來，整條路就會變成停車場。現在我們在高速公路口的匝道處所看到的信號，便是一個亡羊補牢的方法，以控制高速公路上的車流量。這種做法同樣能應用在管理工作上。

千萬記住，你的時間有限，在接下一項任務時，你同樣也拒絕了另外一件事。

4. 建立指標。生產線上的人信賴他們所建立的指標，如果生產線已經達到其最大的負荷量，他們便不會再輸進任何原料。如果他們硬是蠻干，便會產生問題。所以他們一開始就會對原料的輸入進行控制，以免讓整個系統超載。

辦公室的中層或其他經理人可能會因為找不到負荷量的指標，或是覺得指標的可信度太低，而覺得這個原則難以應用。但其實該花多少時間讀一封信，或是寫一篇報告，或是和同事開會，即使你沒有精確的答案，心里也總會有個底。你應該應用這方面練就的直覺來規劃你的工作。

5. 存貨法。這里提到的“存貨”的運用，幾乎和在生產管理中提到的正相反。一個經理人必須要有一些“項目”的存貨。不要把此存貨和早餐店里的生雞蛋混為一談。因為廚房里的蛋放久了會變臭變壞，而我這里指的項目的存貨，是那些你并不急著完成的項目，像是一些用來提高部門長期生產力的項目。如果沒有這種項目的存貨，這個經理人可能一有空當，就想去干涉下屬的工作。

6. 標準化。如我們所知，生產的流程一旦設定，或經過以往的試驗發現有效率后，便不會任意改變。但在經理人身上，你總能發現他們經常換招處理同樣的事情。我們應該設法讓處理相同事情的方法更趨一致。當然，我們也不要因此而扼殺了思考的空間。在建立標準化的行事程序的同時，我們應該繼續因時制宜地想想有沒有更好的方法。