陶一煤礦技術資料信息化管理體系建設

摘要：為了適應新時期礦井生產(chǎn)需要，改革傳統(tǒng)技術資料管理模式，提高技術資料管理效率和使用率，在Access2007平臺上自行設計和開發(fā)的技術資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，具有局域網(wǎng)共享、查準率高、運行速度快、占用空間小、便于二次開發(fā)等眾多優(yōu)點，并基于該系統(tǒng)進而完善各種制度和流程建立了煤礦技術資料信息化管理體系。

關鍵詞：煤礦 技術資料 數(shù)據(jù)庫 管理體系

煤碳行業(yè)是傳統(tǒng)工業(yè)，有著悠久的歷史，隨著科學技術的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)管理理念的推廣，使這個古老的傳統(tǒng)行業(yè)有了廣闊的可持續(xù)發(fā)展空間。

21世紀，電子計算機技術發(fā)展突飛猛進，各種技術資源已成為各個部門的重要財富，建立一個滿足各級部門數(shù)據(jù)資源共享要求并行之有效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，也成為一個企業(yè)生存和發(fā)展的重要條件，因此作為資料管理系統(tǒng)核心和基礎的數(shù)據(jù)庫技術得到越來越廣泛的應用。

技術資料是進行采掘工藝研究的必要條件，同時也為科學技術交流提供了第一手資料，這就意味著加強煤礦技術資料管理可以更好地為煤礦企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供科學的依據(jù)。

1 實施背景

陶一煤礦有著30余年的開采歷史，技術資料繁多、冗雜。該礦開采時間長，自建井到現(xiàn)在的30余年間，收集了大量礦壓觀測、煤層開采、礦井地質、水文地質、礦山資源儲量及礦山測量等資料。

但由于當時的數(shù)據(jù)處理及保存技術、技術資料的管理模式和計算機技術比較落后，致使大量的技術資料（包括設計、圖紙、報告、報表、說明書、上級文件等）丟失、損壞，給礦井后期的生產(chǎn)設計帶來了巨大損失。

可見，單單依靠人力的、紙質的、零散的、檔案卡片式的傳統(tǒng)技術資料管理模式已經(jīng)不能滿足當前礦井快速發(fā)展的需要。

為了適應新時期礦井生產(chǎn)需要，改革傳統(tǒng)資料管理模式，提高資料管理效率，開發(fā)和建立相應的資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，并最終形成以數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為基礎的技術資料信息化管理體系具有重大意義。

2 具體做法簡述

自2011年6月開始進行技術資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的研制開發(fā)，于2012年2月初完成各項調試工作。同在6月份開始對資料的整理過程進行詳細分工，確定分類原則，做好各項準備工作；7-9月期間我們對建井以來所有技術資料進行了整理、分類、記錄，并形成系統(tǒng)數(shù)據(jù)源表； 10-12月進行計算機錄入，形成電子數(shù)據(jù)源表，并且針對各個文件箱所存資料，打印出目錄，并有總目錄；2012年1月底完成資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的整體調試工作，實現(xiàn)了分類檢索和關鍵字檢索兩大功能；2月將電子數(shù)據(jù)源表導入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，同時實現(xiàn)了局域網(wǎng)內共享，經(jīng)過多次調試，最終達到預期目的，隨即制定了與之相匹配的管理制度和流程圖。

3 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)簡述

3.1 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)是在Access2007平臺上開發(fā)出來的，因此，要求計算機安裝Access2007軟件方可運行該系統(tǒng)。系統(tǒng)包括六個界面：密碼登陸界面、系統(tǒng)主界面、資料查詢界面、資料編輯登陸界面、數(shù)據(jù)庫編輯查看界面和數(shù)據(jù)表界面，系統(tǒng)大小約50M。

3.2 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作

3.2.1 查詢數(shù)據(jù)庫操作。首先，雙擊技術資料數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)圖標，打開數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，登錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)主界面；其次，從文件類別組合框中選擇相應的文件類別，顯示子窗體將自動執(zhí)行刷新窗體命令，相應類別的文件就會全部顯示；最后，在文件名文本框中輸入所要查詢文件的關鍵詞，例如北翼、補20、探水等，單擊查詢按鈕，與關鍵詞有關的記錄將顯示在子窗體中，通過窗體中的顯示信息定位紙質資料，對于已經(jīng)錄入系統(tǒng)的文件，還可以通過詳情欄下的文件超鏈接查看和修改源文件。

3.2.2 編輯數(shù)據(jù)庫操作

首先，單擊編輯數(shù)據(jù)庫復選框，進入登陸界面，輸入正確的登陸密碼進入編輯查看界面，單擊“最后一項”按鈕，依次填寫資料的各種信息，文件名和文件類別這兩項做為主檢索項必須填寫。填寫完畢，單擊查看數(shù)據(jù)表按鈕進行數(shù)據(jù)核對或退出。

3.2.3 備份數(shù)據(jù)庫

這屬于Access2007自身的功能，通過導出數(shù)據(jù)表備份并放在指定文件夾下。當現(xiàn)用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)癱瘓時，我們可以通過備份數(shù)據(jù)表恢復數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

3.2.4 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的局域網(wǎng)共享

該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為文件型，所以我們采用數(shù)據(jù)庫同電子資料文件夾聯(lián)合共享的形式實現(xiàn)局域網(wǎng)共享。同時把用戶分為兩類：一類是管理員組具有管理權限，可以進行查詢、修改等，具有最高的管理權限；另一類是用戶組具有查詢和下載權限，不能對源數(shù)據(jù)進行任何的更改。

3.3 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的優(yōu)點

總體上講，該數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的優(yōu)點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：①系統(tǒng)實現(xiàn)了文件的快速查找、定位、閱讀、編輯，結束了以前查找資料“翻箱倒柜”的局面，也避免了電子版資料的假丟失；②通過本系統(tǒng)使現(xiàn)有的紙質文件和電子文件鏈接成一個整體，使技術資料管理實現(xiàn)一體化；③系統(tǒng)占用空間小、界面簡潔大方、操作簡單、反應靈敏、實用性強，大大提高了用戶對資料的歸類、查找、查看效率；④系統(tǒng)本身具有一定的安全性，防止了資料的損壞和丟失。

4 技術資料信息化管理制度及流程

為了更好的管理技術資料，只有數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和資料整理這些基礎工作還是遠遠不夠的，必須制定與之相匹配并符合實際的管理制度，確保整個體系健康有效運行。在制度中明確了技術資料在存檔、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)中相關人員的責任和義務，同時確定了技術資料信息化管理體系中主要負責人的權限審批辦法。

好的管理在于好的流程，為了規(guī)范技術資料管理過程的各個細節(jié)，管理流程的制定是影響體系順暢運行的關鍵要素，管理流程主要包括存檔、借閱、歸檔三大部分，每個部分又詳細劃分了執(zhí)行步驟，明確了每個步驟中所需要辦理的手續(xù)，如圖1所示。

好的流程在于好的執(zhí)行，為了更好的執(zhí)行《陶一煤礦技術資料信息化管理制度》，使管理過程中的各個步驟都能按照《陶一煤礦技術資料信息化管理流程圖》要求執(zhí)行，我們又查閱了各種檔案管理資料，特制作了《煤礦技術資料檔案借閱申請單》、《煤礦技術資料檔案室資料歸檔登記表》、《煤礦技術資料檔案室資料借閱登記表》等表格，提高了資料管理的規(guī)范性。

5 應用情況

通過一年的試運行，收到了良好的效果，大大降低了技術資料管理人員的勞動強度，提高了工作效率和資料查準率，確保了資料保存的連續(xù)性和完整性，提升了資料利用率，從本質上改進了傳統(tǒng)的技術資料管理模式。

該管理體系使技術資料存檔率達到了90%以上，關鍵資料存檔率達到100%，查找時間縮短到以前的1/10，甚至更低，并在一定程度上杜絕了資料的丟失及假丟失現(xiàn)象，降低了管理成本和人員工作強度，大大提升了資料管理效率。

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