銷售與收款環節內控制度建立的探討

摘要：在實際工作中，銷售與收款環節往往存在不相容職務沒有做到恰當分離，以至于存在單位負責人大權獨攬，銷售部門工作缺乏監督，倉庫發貨的責任沒有清楚地劃分，使得發出貨物的數量存在差錯，發貨和到貨時間得不到保證，財務部門根據銷售單、結算憑證、發貨單和運輸發票等單據核對相符后開出銷售發票，但貨款遲遲得不到收回，有的應收賬款賬齡較長，甚至還會造成壞賬，嚴重損害企業經濟利益。本文就該環節如何建立關鍵控制點，指導企業的經濟活動有序進行，保證該環節內部控制目標實現進行探究。

關鍵詞：信用政策 關鍵控制點 賬齡分析

2008年6月28日財政部等五部門聯合發布的《企業內部控制基本規范》，該規范自2009年7月1日起實施。企業內部控制的目標是合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。銷售與收款是企業內部會計控制內容的重要組成部分。

1 銷售與收款環節的內部會計控制目標

按照我國內部會計控制規范的要求，銷售與收款環節的內部會計控制目標是：

①所記錄的銷售都已發出，取得收入是真實的，并符合銷售方的最大利益；要求是接受顧客的訂單、銷售單、發貨單和銷售發票一應俱全，并附在收款憑單后；②已發生的銷售業務均已記錄，體現銷售與收款業務的完整性，要求接受顧客的訂單、銷售單、發貨單和銷售發票均經事先編號并已登記入賬；③所記錄的銷售業務估價正確，要求金額計算正確和便于內部核查；④確定應收賬款的所有權，并要求及時記錄銷售業務并指定專人收回。⑤銷售業務被正確記入應收賬款和主營業務收入等明細賬中，并被準確匯總，對應收賬款和主營業務收入的內容進行核查。

2 銷售與收款環節的內部會計控制的現狀

企業內部控制規范已出臺四年多了，大部分企業在銷售與收款環節并沒有按照內部控制的要求去做，原因很簡單，就是內部控制的工作過程太繁，控制成本太高。一些規模小的企業做法很簡單，就是由銷售部門獨立負責，“誰銷售、誰負責”，即定單、發貨、收回貨款和商品退回由銷售員一人負責到底，它的好處是提高了工作效率，這樣做會存在很多問題：①銷售員泄露本企業信息資料；②亂支業務招待費；③挪用企業的公款而私自開公司；④替競爭對手銷售類似于本單位的產品；⑤參與制造仿冒本企業產品等，這些問題已經嚴重危害到企業自身經濟利益，所以企業建立內部控制制度已到了刻不容緩的地步。

3 設立相關部門和關鍵控制點

在銷售與收款環節可以設置五個部門八個關鍵控制點，如圖一所示。

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企業可以根據具體情況設置關鍵控制點，但應至少設置除運輸部門、信用部門外的其他三個部門，確保企業最大經濟利益，并促使銷售與收款工作順利進行。

3.1 建立銷售部門。銷售部門負責接受客戶訂單，開出銷售單和建立客戶檔案資料，銷售部門開出的銷售單，作為信用、倉庫、運輸、開票及收款的依據。

3.2 建立信用部門。信用部門負責批準賒銷，必須通過對顧客會計報表的審查或向其他信用機構查詢，批準是否向顧客賒銷；如企業不設該部門，可將該部門的職能并入銷售部門。

3.3 建立倉儲部門。倉庫部門負責準確發貨，根據信用部門批準或出納部門的收款證明，核準銷售單發貨。

3.4 建立運輸部門。運輸部門負責運貨，將貨運文件按順序編號，并計入貨運登記簿，按要求將商品安全、完好地送達客戶所指定的地點，可以根據實際情況不設該部門，由專門的物流公司負責。

3.5 建立財會部門。財會部門負責開票、收款、登賬。開票員負責開票，開票時一定要核對裝運憑證、經批準的銷售單、經批準的銷售商品價目表，確保無誤后開票；財會部門中的出納員負責收款并登記庫存現金和銀行存款日記賬，銷售核算員登記銷售收入明細賬包括銷售退回、銷售折扣和折讓明細賬，往來賬核算員負責登記應收賬款明細賬并催收貨款，如有壞賬，還要負責壞賬的處理。

4 提出銷售與收款環節內部控制的措施

為了保證銷售與收款環節的順利運行，必須建立以下控制措施：

4.1 相關部門之間的職責要明確，職權要分離。設立銷售、信用、倉儲、運輸和財會五個部門八個控制點，做到職責分離、職權制約、分工明確的要求。當企業出現壞賬，必須報告單位負責人，經單位負責人批準后才能處理壞賬并登記入賬。作為財會部門中的往來核算員，應定期寄發客戶對賬單并及時清查差異。

4.2 建立客戶檔案。對客戶要建檔，建檔范圍不僅包括欠款客戶，也包括信譽良好的客戶。檔案內容包括：客戶的法定代表人、法定地址、聯系電話等工商登記情況；業務經辦人情況；銀行賬戶情況；交易合同、協議情況；雙方歷次對賬情況；客戶對其債務償還的承諾情況等。

4.3 信用部門要評估客戶信用。企業為了擴大銷售，經常采用賒銷方式來擴大銷售，但賒銷必定產生應收賬款。賒銷的結果，一方面擴大了產品的銷路，增加銷售收入，另一方面又形成了一定的應收賬款，增加了企業的經營風險。不少企業應收賬款已經嚴重到影響資金的周轉，甚至產生大量的壞賬，給企業帶來經濟損失。建立信用部門，對客戶信用進行評估控制，可以選擇最佳的信用政策，用較小的成本、較低的風險獲取更多的收益。

4.4 建立信用標準。在信用標準確定之前，首先是調查客戶信用；其次是評定客戶的信用狀況，包括信用品質、償債能力、資本、抵押品和經濟環境五個方面，這五個方面的信用資料可以通過直接查閱、采訪與觀看客戶的其他供應商交換有關信用資料來取得，獲得資料后，著手進行評估分析，并將客戶的信用資料轉化為信用等級，來判斷信用的大小，并決定是否給予信用優惠。

4.5 確立信用額度。信用額度代表了企業對客戶愿意接受的最高風險。現在可以接受的風險并不意味著將來可以接受，因此，信用額度需要定期重新評估，經常檢查，做必要的變動。

4.6 確定信用條件。信用條件主要包括信用期間和現金折扣兩個方面。信用期間較長，意味著給客戶以更優越的信用條件，但會使應收賬款的變現天數變長，給企業帶來更大的風險；相反，較短的信用期間，雖然減少了持有應收賬款相關的成本，但直接影響到企業的銷售規模。因此，進行信用期間長短的確定時，要考慮到信用期對收入和成本的影響。

4.7 對應收賬款賬齡進行分析。對主要客戶、大額或賬齡較長的客戶、與債務人發生糾紛的客戶、關聯方客戶、余額為零的客戶、非正常的客戶要進行函證，獲取應收賬款賬齡分析表，進行賬齡分析，以確保應收賬款的及早收回。

4.8 制訂收賬政策。當賬款被客戶拖欠或拒付時，企業應當首先分析現有的信用標準及信用審批制度是否存在問題，然后重新對違約客戶的資信等級進行調查、評價。將信用品質惡劣的客戶從信用民冊中刪除，對其所拖欠的款項可先通過信函、電信或者派人前往等方式進行催收，態度可以越來越顯強硬，并提出警告。在這些措施無效時，可考慮通過法院解決。當然也可以派人與客戶直接協商，溝通意見，達成諒解。

4.9 加強應收賬款追蹤分析。分析的重點放在客戶的信用品質、現金持有量以及現金的可調劑程度等基本內容上。尤其要對那些金額較大或信用品質較差的客戶進行分析。如發現客戶信譽不佳或現金匱乏等，應立即采取相應的措施，促使應收賬款的收回。

4.10 建立應收賬款壞賬準備制度。無論企業采取怎樣嚴格的信用政策，只要存在著商業信用行為，壞賬損失就不可能避免，所以應建立壞賬準備金制度，提取壞賬準備金，可以穩妥地處理壞賬。對壞賬的處理必須先報告給單位負責人，作出批準處理意見后，才能處理壞賬損失。

一個企業發展到一定的規模后，必須要有規范的內部控制制度，依靠部門之間相互牽制、監督，依靠規范的流程去控制運行，減少主觀臆斷，這樣才能保證經營風險最小，運營質量最高。以上措施可以結合使用，但每個企業應當根據本企業自身的實際情況使用。關鍵問題是建立控制制度后要認真貫徹執行，提高工作效率與效果，防止流于形式。

參考文獻：

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