信息化時代的高校圖書館檔案管理

摘 要：高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，對圖書館的未來發(fā)展能起到很重要的作用。在信息化的時代，圖書館檔案的管理既做到能適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，同時能盡快運用現(xiàn)代化管理理論和科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。本文從以下三個方面對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作來進行論述，即高校圖書館檔案的特點；高校圖書館檔案存在的問題以及信息化時代高校圖書館管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；檔案管理；信息化時代

作者簡介：王秋音（1961-），女，湖北襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館。

[中圖分類號]：G25 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2014）-06--01

高校圖書館檔案管理的作用檔案管理是圖書館工作與服務(wù)的基礎(chǔ)和保證。在圖書館的檔案中，保存著各項工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，為高校的發(fā)展做了最清晰的記錄，同時，隨著社會的發(fā)展和科技的進步，檔案的數(shù)量激增，檔案的數(shù)量也是巨大的，有很多高校的檔案管理工作還存在著很多的問題。在當今這個信息化時代，要更加重視高校圖書館的檔案建設(shè)工作。

一、高校圖書館檔案的特點

高校的圖書館中的文檔主要分為二大類一個是文件檔案，一個是文書檔案。對這兩類不同的檔案要進行分別的管理，這樣才能適應(yīng)在信息化時代對數(shù)據(jù)的精細化管理。我們先來了解這兩類檔案的特點，然后再根據(jù)其特點來進行相應(yīng)的管理工作。

首先是文件檔案的特點，文件檔案主要是指，由學(xué)校的上級主管部門下達的關(guān)于圖書館的日常事務(wù)以及管理方面的相關(guān)政策性的文件，這些文件具有相當?shù)闹匾裕歪槍π裕硗膺€具有一定的保密性。

第二是文書檔案的特點，文書檔案來源于高校的圖書館，是自身的一種文件。是人們在圖書館開展的提倡工作和各種活動中形成的文書的記錄，由于一定的目的需要保存下來，比如會議的記錄，會以的相關(guān)決定，人事方面的材料，財產(chǎn)的相關(guān)記錄文檔，以及收發(fā)的文集，照片錄音等各種具有保留價值的文件等。這些文檔檔案內(nèi)容比較豐富，涉及高校工作的方方面面，比如有圖書館的文獻典籍，珍貴的歷史遺留物，以及借閱登記的記錄等等；另外，這些資源保留的時間較長，有些檔案的內(nèi)容甚至是永久保存的。這些也體現(xiàn)的圖書館檔案價值的珍貴性。

在信息化時代，高校圖書館的管理工作也要跟上時代的發(fā)展，在信息化時代，數(shù)據(jù)的管理需要精細化的管理，需要對這些檔案資料進行分門別類的管理，把這些檔案要建立起索引系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)要落實在信息化的系統(tǒng)中。同時還需要相關(guān)的人員來對這些數(shù)據(jù)進行管理，要有專門的人員負責(zé)管理的工作。

二、高校圖書館檔案存在的問題

目前階段，我國的高校圖書館檔案管理工作還很之后，在數(shù)字化建設(shè)方面還有很多工作需要改進。信息化時代的高校圖書館檔案管理工作主要存在以下幾個方面的問題。

首先是圖書館檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化建設(shè)進展緩慢。很多高校的圖書館檔案管理工作還停留在紙質(zhì)化辦公階段。很多的資料還是紙質(zhì)的文檔，沒有進行電子化的處理，也沒有專門的系統(tǒng)對檔案進行管理。這樣就造成了數(shù)據(jù)的丟失風(fēng)險加大了，也不利于資料的查找工作。更嚴重的是很多高校還沒有進行數(shù)字化建設(shè)的意識，這些學(xué)校多半是基礎(chǔ)設(shè)施還不完善，關(guān)于圖書館檔案的管理工作就更沒有多余的精力來治理。還有些學(xué)校的圖書館檔案管理系統(tǒng)形同虛設(shè)，沒有充分利用起來這些系統(tǒng)，主要表現(xiàn)是基礎(chǔ)資料沒有在系統(tǒng)中落實，系統(tǒng)建設(shè)和維護工作沒有做到位，沒有專門的人員來進行系統(tǒng)的維護，另外就是人員素質(zhì)沒有跟上數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展，人員與系統(tǒng)的配備情況不吻合。這些方面的問題對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書館檔案管理工作的進行。

第二是圖書館檔案數(shù)字化資源沒有得到充分的利用和開發(fā)。有些高校的圖書館檔案進行了數(shù)字化的建設(shè)，其成果也是顯著的。這些圖書館檔案資源是極其豐富和寶貴的，他們本應(yīng)該為在校師生的科研和教學(xué)工作提供更多的便利，但是實際情況卻讓人不容樂觀。由于學(xué)校對這些資源沒有進行必要的宣傳工作，導(dǎo)致很多師生對自己學(xué)校的圖書館檔案資源不甚了解，他們還在苦苦尋找資料，而這些資料就在自己學(xué)校的圖書館里面被深深地埋藏。對圖書館檔案數(shù)字化資源沒有得到充分的利用和開發(fā)，這樣就造成了很大的資源浪費。

三、信息化時代高校圖書館管理工作的創(chuàng)新措施

在數(shù)字化的信息時代，根據(jù)高校圖書館檔案的這些特點，要改進對其的管理工作。這些改進和創(chuàng)新的工作對信息化時代的高校圖書館檔案管理工作是十分必要的。主要有以下幾個方面的創(chuàng)新措施：

首先是加速高校圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；對于一些還沒有對圖書館檔案進行數(shù)字化建設(shè)的學(xué)校來說，其當務(wù)之急是要進行高校圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加強自身的數(shù)字化建設(shè)工作，努力完善圖書館檔案管理的信息化系統(tǒng)。這是對圖書館進行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，沒有這個圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，就無從談起對圖書館檔案的信息化管理。

第二是加強檔案自動化管理系統(tǒng)中的人員配備；有了這個數(shù)字化的管理系統(tǒng)，還要加強相關(guān)管理人員的配備和培訓(xùn)。要有與系統(tǒng)相匹配的人員來對高校的圖書館檔案系統(tǒng)進行良好的管理，這樣才能充分發(fā)揮高校圖書館檔案管理系統(tǒng)的作用，為師生提供更多更好的服務(wù)。其中對人員的培訓(xùn)工作尤為重要。

第三是完善檔案信息的安全管理。在信息化時代，信息的安全工作要引起學(xué)校的足夠重視。既然這些圖書館檔案資料是寶貴的，就要注重對這些資源安全性的保障工作。

四、結(jié)語

信息化時代的圖書館檔案管理是一個新的命題，隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發(fā)展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢，加強高校圖書館檔案的信息化建設(shè)也是必然的趨勢，很多高校都意識到了這個問題，所以，在信息化時代對高校圖書館檔案的管理工作就尤為重要。要有相應(yīng)的人員對其進行管理，學(xué)校要注重對圖書館檔案管理工作。

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