淺議如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

王云

摘要：在目前我區(qū)大力推進事業(yè)單位行政體制、機構(gòu)職能、人事制度改革的新形勢下，事業(yè)單位檔案工作盡快向規(guī)范化、標準化過渡的要求越來越迫切。本文就事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀、對策及流向等問題進行一些粗淺的研究。

一、我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀、問題及對策

近些年我區(qū)社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，計算機和網(wǎng)絡信息功能大力普及，文件的產(chǎn)生和傳輸基本通過電腦和網(wǎng)絡，無紙化辦公方式因此向傳統(tǒng)的檔案管理工作提出新要求，也對檔案的收集、管理、歸檔、流向提出新問題。作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，檔案工作規(guī)范化、標準化的要求日益迫切。

在此形勢下，使檔案管理工作達到規(guī)范化、標準化，是其向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變并成為檔案信息化建設中的重要問題。

（一）我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

目前我區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作仍然處，于傳統(tǒng)的檔案管理階段或者由傳統(tǒng)的檔案管理向新型檔案管理的轉(zhuǎn)型階段，檔案管理工作依然存在著很多問題和缺陷，主要有以下：幾個方面：

1.認識模糊，重視不足

雖然越來越多的事業(yè)單位已經(jīng)開始逐步意識到了檔案管理工作的重要性，并逐步健全和完善檔案管理工作使其為自身服務，但由于自身發(fā)展的局限性，對檔案管理的認識不夠科學、全面，對檔案管理重視不足：沒有科學而全面地做好相關管理，造成了檔案零亂、分散、量大、孤本等狀況，與集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛的社會檔案利用要求相悖，不能滿足市場經(jīng)濟環(huán)境下對檔案信息的利用需求，也不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.管理隊伍不穩(wěn)定、專業(yè)素質(zhì)不高

由于忽視檔案工作的專業(yè)性，有些單位檔案人員變動頻繁，鑒于檔案管理工作專業(yè)性強，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接影響。目前我區(qū)事業(yè)單位普遍存在檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、業(yè)務能力不強的狀況。

3.法律規(guī)范意識不強

部分事業(yè)單位對國家《檔案法》及《檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)的學習和貫徹力度不夠、認識不足，沒有認識到檔案是寶貴的歷史文化財富，檔案工作是黨和國家的一項重要事業(yè)。法律規(guī)范意識不強導致對檔案管理工作重視不夠，工作不到位、管理混亂。

4.基礎業(yè)務比較薄弱

有些單位雖然已建立健全了檔案管理制度，但是沒有真正落實，檔案整理不規(guī)范，組卷未按照規(guī)范要求整理，組卷混亂現(xiàn)象較嚴重。個別單位未開展過檔案鑒定或不按法定程序擅自銷毀應歸檔保存的文件材科等等。

5.檔案室的現(xiàn)代化管理設施相對落后

有些單位檔案室?guī)旆亢喡€堆放易燃的雜物，空氣污濁；有的辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室未實現(xiàn)三分開；檔案現(xiàn)代化及檔案保護設備配置不全。

6.檔案資源的開發(fā)利用尚須加強

許多事業(yè)單位未能最大限度地發(fā)揮檔案應有的作用，只注重檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，認為把檔案管好、不丟失、不破損就算盡到了責任，而忽視了對檔案資源的開發(fā)利用。

（二）加強事業(yè)單位檔案管理工作的對策

針對當前我區(qū)事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問題，進一步加強和完善事業(yè)單位檔案管理工作，應著重抓好以下七方面工作：

1.提高認識，加大宣傳力度

加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。我們應通過經(jīng)常學習與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關管理規(guī)定，提高各級領導和廣大干部職工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重要基礎，是不可再生和替代的信息資源，做好檔案工作是每位工作人員義不容辭的責任。

2.明確職責，健全檔案管理機構(gòu)和機制

健全的機構(gòu)和機制是落實檔案工作的組織保證。多年的檔案工作實踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領導、檔案室主任和檔案人員，明確各自職責，并根據(jù)內(nèi)設機構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡，是符合當前檔案室工作實際的。

3.依法治檔，建立健全檔案管理工作制度

建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作。

4.確保經(jīng)費投入，改善檔案保管保護條件

由于我區(qū)部分貧困地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展比較滯后，有些單位檔案保管條件相對較差，受經(jīng)濟發(fā)展制約，短期內(nèi)難以改善檔案基礎設施。檔案工作主管部門應加強督促，協(xié)助其積極向當?shù)卣I導請示，給予經(jīng)費支持，逐步改善檔案工作的基礎條件和硬件設備，促使檔案工作持續(xù)健康快速發(fā)展。對有條件的單位，應積極投入足夠的資金，改善檔案管理設備，提高裝備水平，逐步實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

5.穩(wěn)定檔案人員

增強和提高其綜合素質(zhì)做好檔案工作關鍵在于人。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員綜合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相對穩(wěn)定。因為檔案工作是一項專業(yè)性的工作，具有很強的實踐性和操作性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實踐工作經(jīng)驗，要想真正做好檔案管理工作，達到檔案收集、管理的規(guī)范要求是難以辦到的。其次要加強學習更新知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。一方面要加強職業(yè)道德的修養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會發(fā)展服務的思想；另一方面要熟練掌握信息技術(shù)。檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢將促使檔案人員從理論型、實干型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

6.樹立新觀念，大力開發(fā)檔案信息資源

打破原有的傳統(tǒng)思想和管理模式，樹立正確的工作方法和態(tài)度，積極開發(fā)利用檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案的價值是大勢所趨。單位應主動出擊，開展檔案應用研究，既可根據(jù)本行業(yè)本單位的需求。編寫單位主體業(yè)務的發(fā)展史、大事記匯編、組織沿革、先進集體與個人匯編等；也可圍繞中心工作與發(fā)展建設需要，宣傳和總結(jié)單位改革的經(jīng)驗和業(yè)績，為領導科學決策當好參謀，并通過網(wǎng)絡等傳播手段，提高單位知名度，促進單位的發(fā)展。檔案資料匯編還可為社會各部門、各領域提供有效共享的信息服務。

7.采取有效措施，加快檔案現(xiàn)代化管理進程

必須高度重視檔案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的資金，逐步配置信息化基本設備，同時要加強檔案人員的計算機管理及軟件知識的培訓，爭取早日全面系統(tǒng)地將電子計算機、光盤、縮微、聲像等技術(shù)應用于檔案管理。只有檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)廣泛、有效地應用起來，才能最大限度地為本單位各項業(yè)務工作和社會提供優(yōu)質(zhì)服務。

二、如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎。

（一）公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。

（二）實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證。不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

三、結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作必須與時俱進，樹立先進的檔案管理經(jīng)驗，采取有效措施，積極探索適應現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的檔案管理模式，建立一套科學的、多功能的、高效的、靈活的檔案信息管理體系，增強檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平，充分利用和開發(fā)計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化，不斷提升檔案管理效能，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，為社會信息使用者提供更多有價值的信息資源，推動我區(qū)社會經(jīng)濟的發(fā)展。