企業經營合同檔案科學化管理問題淺析

龍為群

[摘 要] 本文在分析了經營合同檔案在企業管理中的作用及其管理的必要性與重要性的基礎上，探討了企業經營合同檔案的科學化管理問題；以期對企業經營合同檔案管理工作水平的提高有所幫助。

[關鍵詞] 企業經營合同檔案；科學化管理；經營合同

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 055

[中圖分類號] F715.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0077- 01

1 企業經營合同檔案在企業管理中的作用

企業經營合同是企業參與市場競爭、進行各種經濟業務交往、實現自身經濟利益最大化的必要手段，也是企業實現經營目標、維護企業自身合法權益的重要保證之一。在企業生產、經營與發展過程中涉及到產、供、銷、運、工程建設、技術改造和人員培訓等多個環節，經濟糾紛在所難免；企業要想保證自身經營業務的合法權益，經營合同檔案就是最直接、最有效、最有力的證據。

2 企業經營合同檔案管理的必要性與重要性

2.1 社會主義市場經濟的發展要求

企業要想緊跟社會主義市場經濟發展步伐，就必須要按照市場經濟的規律辦事，遵循“合同”這一契約形式即是社會主義市場經濟規律之一，特別是在我國成功加入WTO以后，在國際經濟慣例的制約下，更需要用“合同”來保證我國企業的自身利益，因為合同是與外商進行經濟交往不可缺少的手段，也是維護我國企業合法權益的重要憑證與工具之一。在業務經營代理逐漸成為我國企業與外商合作重要形式的情況下，經營合同檔案的收集與管理越來越突顯出其重要性。

2.2 企業業務健康發展的客觀需要

經營合同檔案管理是現代企業管理的重要組成部分，企業自身業務越是發展，就越需要經營合同管理工作的保障。企業在生產經營過程中涉及的原材料采購、生產設備等產品、服務銷售，企業可能作為代理方出現，也有可能作為委托方出現，但不管是哪一種角色都離不開經營合同，都需要借助于各種各樣的合同來實現。在經營合同檔案的建立、收集與管理過程中，任意一個環節出了問題，都可能引發經濟糾紛，使企業陷入被動狀態，對企業的正常經營和合法權益等造成損害。因此，非常有必要加強企業經營合同檔案的建立、收集與管理工作，切實解決經營合同檔案管理中存在的問題，保證企業經營活動的順利進行。

3 企業經營合同檔案的科學化管理

3.1 科學建立企業經營合同檔案

企業經營合同檔案的建立對經營合同的管理至關重要，其建立完善與否直接影響企業經營合同檔案的管理效果，也是企業經濟行為合同化的重要表現。企業經營合同檔案的建立應克服傳統不重視、甚至忽視檔案建立與管理重要性的弊端，以對企業負責的高度的責任心嚴謹、慎重地建立企業合同檔案。①要嚴格檢查簽約方的履約能力證明，如資質、營業執照等，重點檢查其材料齊全性和有效性；②認真核對經營合同上有關單位的名稱、法人代表與相關資質證明、營業執照信息的一致性；③檢查經營合同內容是否完善，是經營合同檔案管理工作的最重要內容之一；④要對經營合同檔案進行嚴格分類，針對不同種類的經營合同編好目錄和明細說明，便于后續管理工作的有序開展。

3.2 科學管理企業經營合同檔案

3.2.1 完善經營合同檔案管理各個環節

經營合同檔案管理可以說是一項較為系統的工程，其由多個有機環節組成，無論哪個環節出現問題，都可能影響到經營合同整體管理的正常運行。因此，有必要規范建立與管理經營合同檔案的各個環節，確保經營合同檔案內容、票單等材料的齊全性，逐步完善與嚴密相關管理程序，探索建立一套完備的企業經營合同檔案管理體系。

3.2.2 健全經營合同檔案管理規章制度

要想規范化、科學化和法律化管理經營合同檔案，有必要進一步健全當前的經營合同檔案管理規章制度。①要制定切實可行的、符合企業實際的經營合同檔案管理制度，做到企業經營合同檔案管理工作的有章可循；②完善與規范企業合同檔案管理制度內容，一般情況下企業經營合同檔案管理工作主要包括合同檔案建立，檔案歸口，相關合同用戶檔案的建立、資信調查以及經營合同檔案的定期統計、檢查與考核；③適時建立企業經營合同檔案管理人員培訓制度，通過培訓逐步提高經營合同檔案管理人員素質，必要時可以考慮與管理人員的獎懲、年終工作考核掛鉤，進一步激勵經營合同檔案管理人員主動提高工作水平。

3.2.3 運用信息化手段提高經營合同檔案管理水平

現代科學技術的迅猛發展，給企業注入了新鮮的發展活力，信息化已經成為檔案管理的重要發展趨勢，信息化管理手段為經營合同檔案管理提供了新的思路，也必將成為企業經營合同檔案管理工作發展的有力翅膀。這就需要當前企業的經營檔案管理工作者們努力學習與提高計算機和網絡知識、技能水平，以此為契機，提高企業經營合同檔案的建檔、歸檔速度與質量，最終提高企業經營合同檔案管理工作效率和水平。

3.2.4 加強企業經營合同檔案管理人員培訓教育

以企業經營合同檔案管理人員培訓制度為指導，加強企業經營合同檔案管理人員的培訓教育工作。針對那些業務素質較低，又直接從事著企業經營合同檔案管理的工作人員，只有通過合理的學習培訓，力爭做到每位經營合同檔案人員都持證上崗，讓他們了解與掌握必要的合同法律知識和簽約技巧，增強企業經營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責任感。

4 結束語

企業只有建立完善的經營合同檔案管理制度，才能真正增強企業經營合同管理人員的效率意識和效益意識，從而有效提高企業經營合同檔案的管理工作水平，最終提高企業的業務糾紛法律抗風險能力，依法與成功維護自身合法權益，不斷把企業做大做強。

主要參考文獻

[1]陳彥均.分析企業的目標經營合同管理[J].低碳世界，2013（9）.

[2]張輝.特許經營合同研究[D].鄭州：鄭州大學，2006.