醫院檔案管理的優化路徑探析

練麗珠

[摘 要] 檔案管理是醫院管理中不可或缺的重要組成部分，檔案資料是醫院科技研究、人事管理、醫療救治的記錄，是醫院文明水平的體現，對改善醫院服務水平具有一定的助推作用。本文主要對當前醫院檔案管理存在的問題進行了分析，并針對性地提出了優化管理的路徑，以期為推動醫院檔案管理盡一份綿力。

[關鍵詞] 醫院；檔案管理；優化路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 060

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0096- 02

1 醫院檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理現代化意識不強

在市場經濟的浪潮下，醫院部分領導和工作人員對檔案管理現代化的了解僅浮于表面，對檔案管理的意義和作用不甚明了，未樹立檔案管理現代化的意識。更為嚴重的是，有些領導對檔案管理現代化建設采取輕視的態度，未在人力、物力上給予支持。導致醫院檔案管理模式落后，仍處于手工整理檔案的階段，阻礙了檔案管理現代化的步伐，影響了醫院檔案作用的發揮。

1.2 醫院檔案管理制度不健全

當前，多數醫院存在檔案管理制度不健全的問題，有些醫院制定了檔案管理制度，卻并未依制度行事，檔案管理流于形式；部分醫院檔案管理規范化程度不足，對檔案管理的內容和要求未做明確規定，立卷、歸檔的流程不明晰[1]。各個醫院往往根據自己的理解設定檔案管理的模式，很多檔案管理的關鍵內容卻被忽略。由于制度上存在缺陷，許多重要的檔案資料未進行統一管理，導致檔案未得到有效利用，檔案管理與信息管理的關聯性降低，檔案工作存在缺失，醫院信息管理整合程度不高，檔案管理科學性、規范性亟待提升。

1.3 醫院檔案管理機構不健全

由于醫院存在一些歷史遺留問題，以及受醫院行業性質影響，醫院檔案管理的分類不夠明晰。醫院綜合檔案部門通常對文書、科技、音像類的檔案進行管理，而與醫療看診相關的醫療文書檔案、病理切片檔案等均由各個科室自主管理，檔案管理呈現零散分布的態勢，分工模糊、管理分散對檔案管理的安全性和完整性構成了極大的威脅。在全院范圍內設置單獨檔案管理機構的醫院少之又少，尤其對于規模較大的醫院，科室眾多，檔案統一管理困難重重。此外，由于檔案管理機構不健全，導致檔案管理監管力度不足，對各科室管理未能進行有效的監督、管理。

1.4 檔案管理人員現代化管理知識較為缺乏

當前，就醫院檔案管理人員的整體水平來看，存在業務素質和知識結構普遍偏低的情況，檔案管理仍處于手工模式，對現代化檔案管理無論從理論知識，還是操作技能都存在較大問題，影響了檔案管理的現代化發展，制約了信息技術與檔案管理的融合。

2 醫院檔案管理的優化路徑

2.1 增強檔案管理現代化意識

第一，要對《檔案法》進行深刻認識，樹立醫院工作人員檔案管理的現代化理念，尤其對于醫院領導更應將建設現代化檔案管理作為己任。以往，部分醫院領導對檔案管理的認識存在誤區，認為醫院的主要任務就是救死扶傷，為患者送去福音，沒有必要進行檔案管理，更遑論構建現代化的檔案管理。與此同時，對醫院檔案管理工作考核的力度不足，對檔案管理工作中對檔案人員、設施等的關注甚少，支持上缺乏力度。因此，只有加強醫院領導對于檔案管理現代化的認識，從理論層面，更新管理理念，認識到檔案管理對醫院發展建設的重要作用；在實踐層面，將高新的信息技術融入到檔案管理中，改進檔案管理的硬件設施，將檔案管理現代化建設作為醫院管理的重中之重，這樣才能有效促進檔案管理工作的健康發展，以適應社會發展的需要。

2.2 健全檔案管理制度

對于檔案管理工作應采取嚴肅、認真的態度，由于檔案具有條理性、類別性的特點，因此完善的檔案管理制度對檔案工作的順利開展至關重要。醫院應以《檔案法》為依據，立足于本院的實際情況，對檔案管理的規章制度進行制定、完善。明確檔案管理的工作職責，上至領導干部，下至工作人員都應明確自己的工作職責，為檔案管理工作制度化、標準化發展做好鋪墊。在對檔案制度進行完善時，應觸及檔案管理工作的每個環節，使每一項工作都有章可循，有制度可依。將醫院所有科室、類別的檔案進行整合管理，并將檔案管理與醫療工作進行統一考核，使檔案工作與醫院發展同步。在考核過程中，應遵循獎罰分明、一視同仁的原則，無論領導還是工作人員，功過獎懲都應公正、公開、公平。

2.3 健全檔案管理機構

要將檔案管理工作納入醫院管理之中，加強對檔案管理工作的領導、分工，使檔案管理能夠順利、有序開展。各科室應設置分管檔案管理的領導，從醫院管理縱向來看，做到人人有責、上下共管，將檔案管理工作落到實處。應對檔案工作責任的考核力度有所提升，從領導和工作人員兩方面著手，發揮考核的激勵效應。對檔案管理應形成年初計劃、日常監管、年終反思的良好工作態勢。對檔案管理的各機構進行健全、完善，配備充足的人員負責醫院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監督、檢查、指導工作[2]。各科室應根據部門內檔案工作量配備相應數量的檔案人員，如有需要可以設立二級檔案管理機構，在人員、機構上滿足檔案工作的開展。

2.4 提高檔案管理人員管理現代化水平

醫院要將檔案管理人員的教育培訓納入醫院人才培養的計劃之中，全面提高檔案管理人員的素質[3]。首先，要為檔案人員創造提升的機會。將表現優異的檔案工作人員送到培訓班進行學習，對醫院下屬科室的檔案工作人員，應定期組織檔案知識和技能的培訓。其次，鼓勵員工進行自學。通過利用業余時間自學提升自我、更新知識結構，如學習現代化管理、檔案管理相關的知識，提升個人綜合素質和業務水平。只有掌握了信息技能，掌握了確定、獲取、組織、評價、創造信息的能力，才能更有效地做好醫院檔案工作，才能更好地推進醫院檔案管理現代化建設的步伐。

3 結 語

綜上所述，醫院檔案工作的優化非朝夕可完成，在新醫改實施的背景下，醫院領導應認識到檔案管理的重要性，對檔案工作的制度、設施進行完善，提高檔案在醫院管理中的利用率，以促進醫院健康、可持續地發展。

主要參考文獻

[1]余海燕.醫院檔案管理工作淺析[J].海軍醫學雜志，2011，32（4）：128-129.

[2]黃恩梅.創新醫院檔案管理 提高檔案工作水平[J].城建檔案，2011，6（2）：32-33.

[3]周玉賢.醫院檔案管理工作中存在的問題及解決對策[J].中國商界：上半月，2010，12（11）：46-47.