淺論城市建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)

瑪麗亞·謝力甫

[摘 要] 隨著城市建設(shè)的發(fā)展，城建檔案也越積越多。在信息社會(huì)，要提高城建檔案的管理效率和利用率，勢(shì)必要加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)。城市建設(shè)檔案管理信息化是提升城建檔案質(zhì)量，加強(qiáng)其服務(wù)功能的重要途徑。本文結(jié)合城市建設(shè)檔案管理信息化的現(xiàn)狀，談一談如何做好城建檔案管理的信息化建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] 城建；檔案；管理；信息化；建設(shè)；途徑

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）15- 0108- 01

當(dāng)前，有部分城市在檔案管理工作中，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存的管理方式，與信息化檔案管理模式相比，這種方法具有很大的劣勢(shì)，如占用空間較大、調(diào)閱的過程中耗時(shí)費(fèi)力等。當(dāng)前，加快城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)，提高城建檔案管理信息化水平是大勢(shì)所趨。因此，應(yīng)該積極采用較先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件及設(shè)備，將檔案進(jìn)行電子化保存，加強(qiáng)檔案信息化管理。只有這樣，才能提高城建檔案的管理效率，才能進(jìn)一步發(fā)揮城建檔案對(duì)城市的建設(shè)和發(fā)展管理的積極作用。

1 城建檔案管理信息化建設(shè)必須遵循的基本原則

在城市建設(shè)檔案信息化的過程中難免會(huì)遇到這樣那樣的問題，需要工作人員以基本原則為依據(jù)，隨機(jī)應(yīng)變，做好城建檔案信息化建設(shè)工作。城建檔案信息化建設(shè)必須遵循的基本原則有以下兩點(diǎn)：

首先，必須遵循安全性原則。城市建設(shè)檔案屬于國家機(jī)密文件，倘若出現(xiàn)外泄情況，則有可能造成很大麻煩。因此，在城建檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循安全性的原則，狠抓每一個(gè)細(xì)節(jié)，確保沒有任何漏洞。在一些物態(tài)文檔資料的數(shù)字化過程中，需要對(duì)檔案資料拆卷掃描，放音放像等，在這一環(huán)節(jié)必須嚴(yán)密保護(hù)檔案原件的安全性，保證其不因人為原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。同時(shí)，還要保證檔案資料內(nèi)容的原真性和保密性。當(dāng)前，我國檔案資料保密工作做得比較好，但是仍然存在不法分子通過高科技的手段和人事上的漏洞來探知資料的可能性，因此，應(yīng)確保所用程序及操作人員的可靠性。

其次，要遵循標(biāo)準(zhǔn)性原則。由于城建檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，在具體操作中必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)，很多的文件和資料、數(shù)據(jù)等都必須按照特定的處理方式來進(jìn)行操作，而絕對(duì)不能按照自己的主觀臆斷來處理。在城建檔案信息化過程中，必須考慮檔案資料進(jìn)行數(shù)字化操作后所得到的資料能否被識(shí)別；或者用于保存與傳遞這些數(shù)字資源的軟件是否應(yīng)用率較高；或者音頻及視頻檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)模轉(zhuǎn)換是否符合國家或國際標(biāo)準(zhǔn)等。因此，為了處理好上述問題，在檔案信息化過程中必須結(jié)合實(shí)際情況，遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而保證城建檔案信息化工作順利進(jìn)行。

2 城建檔案信息化建設(shè)的必要途徑

所謂城建檔案信息化建設(shè)，主要是指城建檔案管理部門積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)和廣泛利用當(dāng)前的信息資源，從而不斷提高城建檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案工作的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。一般而言，進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)的必要條件有以下4點(diǎn)：

首先，要加快建設(shè)齊備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。基礎(chǔ)設(shè)施涉及的內(nèi)容比較多，其中最重要的是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，它是檔案信息數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、通信三者結(jié)合的產(chǎn)物。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的主要作用是進(jìn)行檔案信息的傳輸、轉(zhuǎn)換和資源共享。基礎(chǔ)設(shè)施是城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是進(jìn)行城市檔案資源開發(fā)和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，更是城建檔案信息化程度最直接、最集中的表現(xiàn)，應(yīng)集中力量做好網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

其次，要做好城市檔案信息資源的建設(shè)與開發(fā)。城建檔案信息資源的開發(fā)與利用是城建檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)，也是衡量城建檔案信息化程度的重要指標(biāo)。要做好城市檔案信息資源的開發(fā)，一方面，應(yīng)該采取多種手段充實(shí)和完善原有的信息資源數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互連；另一方面，應(yīng)該利用現(xiàn)有的信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的物態(tài)檔案進(jìn)行電子化處理，使城建檔案信息能夠通過壓縮、掃描等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。

其三，要構(gòu)建和完善城建檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化也取得深入發(fā)展，一方面極大提高了工作效率，另一方面也給辦公室信息安全帶來隱患。為了確保城建檔案信息資源的安全、真實(shí)，在城建檔案信息化建設(shè)的過程中必須結(jié)合建設(shè)實(shí)際情況，同步跟進(jìn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)與完善。城建檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要涉及電子文件歸檔和管理，檔案信息資源的標(biāo)示、描述、查詢、共享及使用等方面。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的構(gòu)建是規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)的制度保障，也是進(jìn)行城建檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

其四，要加快建設(shè)完善的應(yīng)用系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)主要是進(jìn)行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存儲(chǔ)、傳遞的各種應(yīng)用軟件。在城建檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)用系統(tǒng)是進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，做好城建檔案信息資源開發(fā)與利用的技術(shù)保障。它集中體現(xiàn)了城建檔案信息化建設(shè)的效益，對(duì)城建檔案信息化建設(shè)的效率與速度有很大影響。城建檔案部門在進(jìn)行辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)建設(shè)時(shí)就應(yīng)該著手開始相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

最后，要加快城建檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是檔案信息化成功之本。城建檔案管理人才的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)對(duì)城建檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量有著決定性的影響。在信息化檔案管理模式下，大量新技術(shù)和新設(shè)備的使用導(dǎo)致對(duì)人才素質(zhì)的要求發(fā)生了重大變化，對(duì)復(fù)合型人才和計(jì)算機(jī)人才的要求越來越高。因此，檔案部門必須對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)給予高度重視，建設(shè)一支能駕馭檔案信息化建設(shè)，掌握檔案信息化管理技能的專門人才隊(duì)伍。

3 結(jié) 論

本文結(jié)合當(dāng)前城建檔案的信息化情況對(duì)信息化建設(shè)過程中應(yīng)遵循的原則以及必要途徑進(jìn)行了論述。城建檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而系統(tǒng)的工作，應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃，立足于所在城市的實(shí)際情況，努力提升城建檔案管理水平。

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