新時期高校檔案管理優化的路徑探析

穆新參

[摘 要] 為適應當前教育改革形勢，高校應該開辟新路徑，優化高校檔案管理工作，實現管理模式、管理思路與管理手段的優化，實現高校檔案管理的規范化，提高檔案管理效率。本文探析新時期高校檔案管理優化的路徑。

[關鍵詞] 管理優化；路徑；檔案管理；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 057

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0076- 02

新時期優化高校檔案管理工作，不僅能夠提升高校檔案管理質量水平，也可以擴展高校發展眼光，使高校可以通過檔案管理工作，及時制定適應高校自身發展的政策、制度，滿足新時期高校改革的需求，同時也可以提升高校檔案工作的價值。

1 優化新時期高校檔案管理工作的意義

優化新時期高校檔案管理工作，不僅可以確保高校檔案管理體系能夠更加適應現代化的社會發展需求，也可使高校緊跟時代發展步伐不斷前進，有助于提升檔案管理質量。應用現代信息技術，優化高校的檔案管理工作，并采用網絡媒介實現信息傳播，不僅可以提高檔案信息的傳播速度，還可以有效改進傳統檔案服務的模式，提高高校檔案服務人員的創新服務意識，有效拓展新時期高校檔案信息資料的傳播空間。提高高校內部檔案部門的管理水平，避免檔案文件損壞，提高高校檔案的存儲量，減輕高校檔案管理人員的工作壓力，使高校檔案管理更加專業化，提高高校檔案工作服務水平。

2 高校檔案管理優化的具體思路

首先，在高校檔案管理中，應建設高校檔案管理體系，更新高校檔案管理的觀念，解放思想，更加注重對檔案資料的收集、檔案資料整理以及技術保護檔案的工作，還需要積極開發針對檔案管理的應用檢索工具，克服高校檔案館的錯誤認識，能夠本著“以人為本，主動服務”的管理理念，從而滿足高校中管理者、教師以及學生的檔案需求[1]。其次，應該優化高校檔案管理方式，面向用戶，接近用戶，拉近館員同用戶之間的關系，加強人才隊伍建設，提高隊伍素質，建立合理的激勵機制，提升高校檔案管理效率。再者，優化高校檔案的管理模式，可以將檔案管理工作從高校的其他管理部門中分離出來，成立專門管理高校檔案的職能部門，同時可以加強檔案管理中的前瞻性建設，為檔案管理營造良好工作氛圍。最后，可以優化管理手段，注重管理手段的多樣化，科學化、信息化管理高校檔案，提升管理質量。

3 優化高校檔案管理的路徑

新時期高校應優化檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設，提高檔案管理質量。

3.1 高校檔案信息化建設

在新時期高校的檔案管理中，高校的領導一定要發揮帶動作用，提升高校檔案管理在實際工作中的地位，轉變傳統手工管理高校檔案資料的方式，應用現代化計算機技術管理高校檔案，營造出良好的檔案管理信息化建設環境[2]。加大對軟硬件的投入，在高校中建設現代化計算機管理系統，有效地推動高校檔案管理信息化，為新時期高校檔案管理工作提供便利，可以利用網絡信息技術管理高校檔案，以更加高效、實用的檔案服務方式，使高校檔案資料可用性得到提升。

3.2 提高高校檔案管理效率

加強檔案管理方面的信息資源整合，統一管理高校檔案資源。在高校檔案管理優化中，可以制定相應的制度規范，充分發揮高校檔案的作用，提高其使用率。加快高校檔案的數字化、網絡化和自動化建設，做到檔案的歸整和接收同步，保證檔案完整。

3.3 提升檔案管理人員素質

新時期高校檔案管理優化中，可以以人為本來優化培養檔案管理人員，提高高校檔案管理人員的現代化計算機操作水平[3]；引進高水平的網絡技術人員，使檔案管理人員可以與網絡技術人員進行有效溝通，還要定期對高校檔案管理人員進行計算機技術、信息網絡技術培訓，強化他們在電子檔案制作、電子檔案接收以及保管應用等方面的技能，提高檔案工作人員的業務素質。完善檔案管理中的激勵機制，可以通過競爭上崗的形式，激發檔案管理人員在工作中的積極性、主動性，提高檔案工作人員的服務意識。

3.4 充分利用高校檔案資源

高校檔案記錄學校的歷史，多源于日常教學、科研、管理的過程中，能夠反映學校發展狀況，是不可再生的珍貴資源。因此，在優化管理中，可以將高校檔案資源用在學生素質的考核、學校實力的鑒定、師資力量的證明上，可以面向需求創建檔案信息知識共享平臺，使受眾可以通過網絡媒介更加方面有效地找到需要的檔案信息，以最優的方式進行檔案信息服務工作，以通俗易懂的語言形式，實現高校檔案信息的傳遞，使高校檔案資源得到充分的利用，提升高校的知名度，擴展高校的發展道路。

4 結 論

綜上所述，為適應當前我國新時期的發展需求，應優化高校的檔案管理工作，探尋優化高校檔案管理的路徑，提高檔案管理工作效率，確保新時期高校檔案信息的完整性，使充分發揮高校的檔案信息資源的作用。

主要參考文獻

[1]程巧玲. 事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 科技優化導報，2011（20）.

[2]王慧楨. 基于電子信息技術的企業檔案管理研究[J]. 科技風，2010（22）.

[3]侯賢祥. 高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J]. 財會研究，2011（10）.