檔案管理規范化的探索

孫新立

[摘 要] 我國經濟不斷發展，對于檔案管理的要求也在提高，檔案管理工作已經從原來的簡單保管發展為開發各種新的技術和設備來對檔案信息資源進行管理和利用。本文主要探究實現檔案管理規范化的有效措施。

[關鍵詞] 檔案管理；規范化；探索

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 052

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0070- 01

檔案指的是將自然和社會等各種資源和知識等進行歸納和總結，其中包含著十分豐富的自然信息資源和社會資源等[1]。檔案的規范化管理是需要使用較為科學的原則和方法來對檔案信息進行科學地規整管理與利用的一種社會化性質的服務工作。檔案管理的基本任務是實現檔案資料的科學化管理，能夠滿足社會的需求。由于經濟的不斷發展，人們對于檔案管理的需求在不斷增加，人們對于檔案管理工作更加重視了[2]。

1 當前檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理的理念落后

目前，很多檔案管理工作人員對于檔案管理工作存在一定的偏見，檔案管理觀念陳舊落后。很多檔案管理的工作人員依舊認為自己只是簡單的倉庫管理人員，只需要將資料收集整理好就可以了。但是，隨著現代經濟的發展，檔案管理工作日益重要，檔案管理工作不再是以前簡單的倉庫管理員的工作，而是需要涉及很多新技術的運用。很多檔案管理工作人員在觀念上不能對檔案管理重視起來，導致其自身一直處在一種松懈的狀態，管理觀念也十分落后，缺乏足夠的創新意識，不能科學地進行檔案的管理。

1.2 檔案管理的技術落后

目前，很多地區的檔案管理工作完全沒有應用一些新的設備和新的技術，主要原因在于其對于檔案工作的重視不夠，資金投入極少。很多地方檔案管理方面的基礎設施非常不完善，甚至很多檔案室連一些基本的安全指標都無法達到，這些因素都嚴重阻礙了檔案管理工作的進行。我國有些地區的檔案管理工作依舊使用一些傳統的工作方法，不能充分使用一些先進的設備和工作方式，缺乏檔案開發的意識。另外，還有一些檔案室雖然配備了一些先進設備，但是管理人員卻沒有實際運用，那些設備成為了擺設。

1.3 檔案管理人員綜合素質不高

檔案管理工作人員需要具備很強的責任心，對其綜合素質方面的要求也很高。目前我國很多地方的檔案管理工作人員專業技能方面普遍偏低。隨著時代的發展，社會對于檔案管理工作人員在綜合素質方面有了更高的要求，但是很多檔案管理工作人員目前并不能達到這些要求。

2 檔案管理規范化措施

2.1 提高對檔案管理工作的認識

很多檔案管理工作人員對于自身的工作缺乏正確的認識，是導致檔案管理工作不能和社會發展相適應的主要原因。因此，為了促進檔案管理的規范化，需要提高對檔案管理工作的認識。檔案材料涉及很多的文字和圖像等資料，這些資料是與社會和經濟發展密切相關的資源。檔案管理工作人員首先應提高對于檔案管理工作的認識，并具有很強的責任感和使命感，對檔案管理工作實現規范化管理。在檔案管理的制度方面，應該建立較為完善的管理制度，落實責任。

2.2 增加對檔案管理工作技術方面的支持

檔案管理技術和設備等都需要得到一定的支持，應該增加對檔案管理工作的資金投入，引進新的技術和設備，實現檔案管理工作的創新。現代檔案管理工作應該逐漸向信息化管理方向發展，因為目前社會的信息化程度已經達到了一定的高度。另外，針對一些不會使用新設施的工作人員，相關的管理部門應該對員工進行相關技術知識的培訓，并加強檔案工作的信息化建設。相關的管理人員應該徹底改變原來手工操作的方法，建立電子信息檔案，這樣能大大方便檔案的收集和查閱等。因此，檔案管理相關的工作人員需要在技術方面給予支持，這是改善檔案管理工作的重要措施。

2.3 提高檔案管理工作人員的綜合素質

要想規范檔案管理工作，還需要切實提高檔案管理工作人員的綜合素質。首先，檔案管理人員需要明確各自的工作職責，并建立相對比較完善的人員管理制度。其次，還要定期對檔案管理工作人員在知識技能等方面進行培訓，讓他們盡量掌握一些新設施的使用方法，在日常管理工作中充分加以應用。另外，對于一些新引進的技術和設備，需要首先對員工進行專業知識的培訓，不僅要讓他們掌握如何使用那些設備，還要掌握如何建立電子檔案等技能。

3 結 語

檔案具有重要的信息功能，檔案管理的規范化是促進檔案發揮其重要功能的主要方法[3]。目前，為了改善檔案管理現狀，需要改變檔案管理工作理念，還要加大投入資金等，加大對于檔案管理工作人員的培訓力度，以更好地實現檔案的規范化管理。筆者主要分析實現檔案管理規范化的措施，為促進檔案管理工作的順利進行提出建議。

主要參考文獻

[1]張玉曉.“三齡一歷”在干部人事檔案工作中的認定及管理[J].河北企業，2014（6）.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業技術學院學報，2012（4）.

[3]徐靜波.檔案信息網管理中知識管理的應用[J].現代交際，2014（6）.