裝備機關數字化文檔資料管理系統構建

[摘 要] 檔案資料數字化管理是信息時代文檔資料管理的主要方式。本文對裝備機關數字化業務文檔資料管理信息系統的設計思路、體系結構和配置模式進行了研究。

[關鍵詞] 裝備機關；文檔管理；信息系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 050

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0066- 03

1 引 言

軍隊各級各類裝備機關根據自身職責權限，負責各類軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等全部或部分裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的技術資料和工作資料。裝備機關文檔資料，泛指裝備工作中形成并需留存的技術文件和工作文件。如裝備技術文檔、部門簽報、會議紀要、首長批示、重大項目歷史文件、合同協議等業務工作文件和專項活動工作文件資料，以及行政法規、規章制度、標準規范等規范性文件。當前裝備機關文檔資料的存儲管理仍然以實物保存、手工借閱為主，部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，管理不便，查詢和利用的效率低，也不利于形成裝備保障工作的歷史積累。

應用信息技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下檔案管理的必然趨勢。文獻[1]提出，軍隊裝備機關應該適應信息化發展趨勢，充分借鑒檔案管理的經驗做法，應用信息技術改革機關文檔資料管理方式，構建裝備機關數字化業務文檔資料管理信息系統（以下簡稱裝備機關文檔資料管理系統）。將所有業務文檔資料數字化并集中管理，通過計算機或局域網進行資源共享，使資料檢索更加便捷，資料異地查閱成為可能，擴大檔案文件的利用空間，提高資料信息查詢使用效率，實現文檔資料的科學管理。

2 系統設計思路

裝備機關文檔資料管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化文檔管理系統，將裝備保障系統工作文件及檔案資料進行集中管理，實現各類電子文件及資料接收、整理加工、檢索利用、編研、鑒定等功能。按照應用對象不同，可分為總部級、軍區/軍兵種級和部隊級。各級業務文檔管理信息系統在所管理的文檔資料的種類、數量及內容上有所區別，但從組成上講，各級系統都主要分為兩部分：文檔資料數據庫和文檔資料檢索維護系統。

2.1 文檔資料數據庫

裝備保障文檔資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。按照表現形式，可分為一般性文檔資料數據庫和存儲圖片、音像資料等多媒體數據的多媒體資料數據庫；從存儲內容上講，包括以下4類文檔資料。

（1）裝備技術檔案資料數據庫：用于存儲裝備基本技術參數、圖紙、零配件數據及使用和維修手冊等文件資料。

（2）日常工作文件資料數據庫：用于存儲裝備使用管理、維修保障、器材籌供、科研訓練、經費管理等經常性業務工作文件資料。

（3）專項活動工作文件資料數據庫：用于存儲重大專項活動規劃、組織、實施、檢查評估等文件資料。

（4）規范性文件數據庫：已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等文件資料。

文檔資料數據庫應依據裝備機關職能分工，按照物理上分布，邏輯上集成的形式部署。以總部級通用裝備保障文檔資料管理為例，通用裝備保障部統管車輛、陸軍船艇、工程和防化等6種通用裝備，應按裝備類別，在分管該類裝備的局機關建立相應的裝備文檔資料數據庫，服務于該局文檔資料管理與使用。各類數據庫按統一的技術標準和數據標準設計，面向集成，需要時可集成為通用裝備文檔資料數據庫，供總部機關使用。

2.2 文檔資料檢索維護系統

檔案資料檢索維護系統主要由裝備業務工作文檔資料的采集錄入子系統、分類管理子系統、檢索服務子系統和統計分析子系統組成。

（1）文檔資料的采集錄入子系統：主要完成文本文件及多媒體資料的采集，轉換為系統標準格式后錄入和上傳數據庫，并對文檔設定檢索瀏覽權限等基本屬性。

（2）文檔資料分類管理子系統：依據構建的文檔資料分類框架體系，對文檔資料進行分類管理、數據維護和更新。

（3）文檔資料檢索查詢服務子系統：設置多種檢索查詢方式，提供文檔信息查詢服務。支持聯網遠程訪問，最大限度拓寬文檔資料共享空間。

（4）文檔資料統計分析子系統：主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計分析。

此外，由于系統集中存放裝備工作文檔資料，系統安全性設計應得到重點關注，應采取權限管理、備份機制等多種技術方法保證系統數據安全及系統安全。

3 系統體系結構及配置模式

3.1 體系結構

采用B/S運行模式構建文檔資料管理系統，將應用功能分成表現層、邏輯層和數據層3個部分。

表現層是應用的用戶接口部分，它擔負著用戶與應用間的對話功能。它用于檢查和接收用戶從鍵盤等設備輸入的數據，顯示應用輸出的數據。在變更用戶接口時，只需改寫顯示控制和數據檢查程序，而不影響其他兩層。邏輯層相當于應用的本體，它是將具體的業務處理邏輯編入程序中，例如，確認用戶對應用和數據庫存取權限的功能以及記錄系統處理日志的功能；以及處理用戶檢索要求和反饋數據檢索結果。數據層主要操作后臺數據庫，響應邏輯層數據存取請求，完成數據的物理存取。

3.2 配置模式

裝備機關文檔資料管理系統采用瀏覽器/服務器（Browser/Server，B/S）架構進行建設，如圖2所示。B/S結構的系統不需要安裝客戶端軟件，它運行在客戶端的瀏覽器之上，系統升級或維護時只需更新服務器端軟件即可，這樣就大大簡化了客戶端計算機載荷，減輕了系統維護與升級的成本和工作量，降低了用戶的總體成本。在系統性能方面，B/S占有優勢的是其異地瀏覽和信息采集的靈活性。局域網建立B/S架構的網絡應用，能實現不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式訪問和操作共同的數據庫。它能有效地保護數據平臺和管理訪問權限，服務器數據庫也很安全。

系統部署在裝備機關局域網中，如果滿足數據安全要求，可以接入軍事綜合信息網，在機關機房部署數據庫服務器和應用服務器，安裝文檔資料管理系統，對于需要錄入數據的終端，配置掃描儀、攝像機、數碼相機等數據采集設備，其他工作人員可通過網絡登錄系統進行各種文檔資料查詢。

4 結 語

軍隊各級機關實行業務文件和檔案資料的數字化管理，是解決當前業務資料管理維護困難、查詢利用效率低問題的必然要求，也是順應部隊信息化建設發展的必然趨勢。構建裝備機關數字化業務文檔資料管理系統，其困難和關鍵點在于如何科學構建裝備保障文檔資料分類框架體系，如何實現安全高效的數據存儲與檢索，以及如何有效控制和推進數量龐大、種類復雜的裝備業務文檔資料數字化過程，這些問題都需要在系統建設過程中研究解決。

主要參考文獻

[1] 傅鈺，汪正西.裝備機關業務檔案數字化管理研究[J].中國管理信息化，2014（5）：108-109.