出神入化，Excel排序 “特技”

沈澄

我們知道，Excel中可以按照數值、筆畫等進行排序，但這僅僅是常規的排序功能，其實Excel的排序 “特技”遠不止這些，本文就為大家介紹相關的排序技巧。

按照多個關鍵字排序

在排序時需要匹配多個條件，如先按照學科排序，在此基礎上再按照單位排序……在Excel中就可以使用多關鍵字進行排序。

啟動Excel2013后打開電子表格，切換到“數據”選項卡，單擊“排序”按鈕彈出對話框，勾選“數據包含標題”（如圖1），在“主要關鍵字”中設置第1個排序條件，在“次要關鍵字”中設置第2個條件，如果還有其他條件，則在“次要關鍵字”中進行設置，單擊“添加條件”按鈕可以增加更多次要關鍵字，在Excel2013中，最多可設置64個關鍵字進行排序，足以滿足我們的需求。

以行中的數據來排序

正常情況下，我們習慣對列中的數據進行排序，其實Excel也可以對“行”中的數據進行排序，只是我們平時用得比較少，通常按行排序在二維表格中應用比較多。

打開電子表格，在數據上右擊選擇“排序/自定義排序”打開排序對話框，單擊“選項”按鈕選擇“方向”下的“按行排序”，單擊“確定”按鈕返回對話框（如圖2），此時排序就是按照“行”進行的。在“主要關鍵字”中可選擇行、排序依據、次序，最后單擊“確定”按鈕則數據將按行進行排序。

按照顏色進行排序

在實際工作中，一些電子表格的單元格填充了不同的顏色，或字符使用了不同顏色，在Excel2013中可以按照顏色進行排序，這無疑給我們帶來了不少便利。

打開電子表格，單擊“排序”按鈕打開排序對話框（如圖3），在“排序依據”中選擇“單元格顏色”，再在后面選擇排在頂端的單元格顏色，最后還可以將不同顏色的單元格中的數據按照降序或升序進行排列，這在“次序”項中進行設置。

按預設順序進行排序

排序并不是都是按照大小、筆畫進行的，比如，一份人員名單有兩種排序情況，將其中一個名單按照另一個名單的順序進行排列，這就需要使用自定義排序。

選中要排序的單元格，不包含標題單元格，單擊“排序”按鈕打開排序對話框，“主要關鍵字”選擇“列A”，“排序依據”選擇“數值”，在“次序”中選擇“自定義序列”彈出設置框（如圖4），選擇“新序列”，然后在右面的輸入框中粘貼新的排序，完成后單擊“添加”按鈕，最后單擊“確定”按鈕就可以按照預設的序列進行排序。

按照字符數量排序

有時我們需要按照單元格中的字符數量進行排序，比如，一份歌曲清單，通常會按照歌名的字數進行分類排序，此時就需要借助函數來幫忙。

首先在表格中添加一個名為“字數”列，如，C列，在“C2”單元格輸入“=LEN（B2）”（如圖5），然后按下回車鍵（Enter），該函數可以獲取B2單元格字符的數量，然后使用自動填充獲取B列中的所有單元格中的字符數，選中B列和C列，打開“排序”窗口，按照“字數”列進行排序，這樣排序并不會影響A列的序號，排序完成后將字數列刪除即可。

巧妙實現隨機排序

某些情況下，我們需要打亂數據的順序，而這個新順序并不是按照特定的規則進行的，是隨機的，沒有任何規律的，此時同樣可以借助函數來實現。

新增一個隨機列，在單元格中輸入“=RAND（）”，按回車鍵會生成一個隨機的小數，拖動自動填充下方的單元格，此時會隨機產生小數（如圖6），最后將數據按照隨機列進行排序，這樣就實現了所有數據的隨機排序。其實這種方法在Excel中應用非常廣泛，變通了進行排序，無疑可以滿足我們某些特殊需求。

特殊排名的實現

在對某些數據進行排序后，我們可能需要添加排名，如果有相同的數據，后面排名就要依次后退，比如，有兩個第一名，則后面就是從第三名開始，這在排名時很常見。

打開表格，選擇“得分”所在列，切換到“開始”選項卡，單擊“排序”按鈕選擇“降序”，這樣就能快速將得分按照從高到低進行排名，如果要在后面加上名次，則可以使用自動填充，但這樣是不公平的，因為相同的分數，名次卻不同（如圖7）。正規排名應該是成績相同，排名也相同，在C2單元格中輸入“=RANK（B2，$B$2：$B$16）”，這樣就可以為B2～B16單元格添加名次，這種排名就非常符合我們平時的排名習慣。

百分比排名并劃等級

在排名中還有一種比較特殊的形式，就是按照數據的百分比進行排名，比如，有25個數據，前5名的劃分為一級，第6-15名劃分為二級，第16-25名劃分為三級，這同樣需要函數進行輔助。

首先將數據按照降序進行排名，然后在等級列的B2單元格中輸入（如圖8）：

=LOOKUP（PERCENTRANK（$A$2：$A$26，A2），{0，0.4，0.8}，{"三級"，"二級"，"一級"}）

25名中前5名，就是排在80%前面的，屬于一級，6-15名是排在40%前面的，屬于二級，剩下的就是三級了。按回車鍵即可看到等級，最后使用自動填充可以給所有數據都加上等級。

Excel中的排序（名）能力之所以強大，主要就是它能夠將正常的排序與函數結合使用，從而打造出無所不能的排序功能。本文所介紹的技巧，僅僅是拋磚引玉，讓大家能夠認識它的強大，以及一些不一樣的應用，激發大家深入挖掘研究的興趣，讓Excel真正為己所用。