淺談電子檔案管理

曹紅翠

摘要：長期以來，檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案為對象，而電子檔案在載體，信息存儲形式及處理利用等方面與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，探討電子檔案的特殊性以尋求合適的管理方法，對未來的檔案工作無疑是有益的。從電子檔案的種種特性出發(fā)，探討其對檔案利用的影響，并介紹了電子檔案的查詢與利用。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;檔案特性;存儲方式

引言

——檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，對企業(yè)的健康發(fā)展有較大的作用，有助于提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率。電子管理已成為檔案管理工作的重點(diǎn)，它不僅反映了企業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的全過程，更是衡量企業(yè)效益與管理水平的重要尺度。

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

—?—?電子檔案是以磁盤（帶）、光盤、活動(dòng)硬盤等磁性材料為實(shí)體保管單位的，不同于紙質(zhì)檔案是以案卷為最小保管單位，因此電子檔案的編號中沒有案卷號，只需有全宗號、盤（帶）號、文件號。盤（帶）號即按內(nèi)容主題和在庫房中的排列順序?yàn)榇疟P（帶）、光盤、活動(dòng)硬盤等編的順序號。這樣，紙質(zhì)檔案管理工作中有關(guān)案卷的工作內(nèi)容如組卷、卷內(nèi)文件排列、案卷目錄等在電子檔案工作中都可省去，而由于無案卷號和卷內(nèi)頁號，使電子檔案的編號也更為簡潔明了。

—?—?磁性載體信息容量大，體積小，便于庫房管理。磁盤（帶）、光盤等與紙質(zhì)載體相比，最大的優(yōu)點(diǎn)就是信息存儲量大，體積小。原來排一長架的紙質(zhì)檔案的內(nèi)容可能一張光盤就容納了。這樣，管理電子檔案所需庫房面積和排架長度與紙質(zhì)檔案相比將大幅縮小，從而可以大幅度節(jié)省空間，并能節(jié)省大量人力和物力，庫房緊張將不再是檔案管理中的主要矛盾。

—?—?磁性介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，且壽命短。電子檔案的載體雖有許多優(yōu)點(diǎn)，但較紙質(zhì)介質(zhì)脆弱，容易受環(huán)境影響，并且壽命一般不會超過20年。這就使電子檔案在保管條件上有特別的要求：電子檔案必須存放在專用庫房中，對室內(nèi)溫濕度要嚴(yán)格控制，還要有防塵、防火，特別是防磁場.

這樣，庫房環(huán)境的造價(jià)可能要高些，但紙質(zhì)檔案保管中的裱糊、殺蟲等工作內(nèi)容則可省去。另外，由于磁性介質(zhì)壽命極限短，而且經(jīng)常有意外損壞現(xiàn)象，所以電子檔案必須定期備份，這是不同于紙質(zhì)檔案的特殊工作內(nèi)容，而且十分重要。

2、電子檔案的本質(zhì)特性及對檔案管理工作的深遠(yuǎn)影響

—?—?無原件性。電子檔案沒有草稿、手跡，也不象紙質(zhì)檔案有字跡材料及字跡等方面的特征，可以據(jù)此判斷其是否原件。由于沒有這些外在特征，因而電子檔案原始性不易被認(rèn)定，也在一定程度上削弱了其法律憑證價(jià)值。而檔案的最基本內(nèi)涵就是它的原始憑證價(jià)值，因此電子檔案的出現(xiàn)對傳統(tǒng)的檔案理論形成了新的挑戰(zhàn)。但無原件性也使檔案的利用、保護(hù)擺脫了原件的束縛，因?yàn)橹灰獩]有人為的改動(dòng)，正本與副本沒有任何差別。

3、電子計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對電子檔案信息處理帶來的改變。

——首先，鑒定工作完全變成機(jī)上操作，即在機(jī)上調(diào)閱、審讀檔案，標(biāo)注保管期限，并用刪除指令刪除需銷毀的檔案，這樣鑒定和銷毀工作變得十分輕松，不用像紙質(zhì)檔案鑒定那樣大動(dòng)干戈地去搬動(dòng)一卷卷的案卷。

——其次，電子檔案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編目，?自動(dòng)檢索，這也是信息處理自動(dòng)化的重要標(biāo)志。傳統(tǒng)檔案工作中為達(dá)到查找利用目的，必須對檔案層層編目，制作檢索卡，利用手工檢索，但檢索速度慢，且準(zhǔn)備工作量大。電子檔案則可實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索，而且可借助數(shù)據(jù)庫管理程序，對檔案內(nèi)容任意整序、分類、排列、索引，甚至可以實(shí)現(xiàn)定位查找。這樣，繁瑣的編目工作不再是查找利用的前提，即使需要編目，也比較簡單易行。

4、電子檔案信息的易控性和可共享性對提供利用電子檔案的新要求電子檔案信息具有易控性和可共享性。

——信息的易控性，指電子檔案信息容易被修改、復(fù)制、刪除和銷毀，而且不像紙質(zhì)檔案有跡可查。因此，要充分利用計(jì)算機(jī)的限讀功能、反刪除、反復(fù)制、反銷毀功能，防止檔案泄密，也再一次說明了備份制度的重要性。信息的可共享性，指電子檔案可通過局域網(wǎng)絡(luò)多終端、多用戶提供利用。

5、電子檔案的查詢與利用

——隨著辦公自動(dòng)化及標(biāo)準(zhǔn)化，檔案資料借閱可直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦理，使檔案工作者從傳統(tǒng)的手工抄寫及人工查詢中解脫出來。目前我公司檔案資料一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室各個(gè)部門，查找檢索非常古老費(fèi)時(shí)，存儲空間很大，并且維護(hù)起來也不容易。

6、結(jié)語

——在網(wǎng)絡(luò)和信息時(shí)代，各企業(yè)，設(shè)計(jì)文件電子化檔案管理必將對提高質(zhì)量、縮短時(shí)間、促進(jìn)國內(nèi)外交流、增強(qiáng)市場競爭力起到重要作用。文件電子化檔案管理其應(yīng)用前景十分廣闊，也是對傳統(tǒng)檔案管理模式的重大改革，對保存檔案的最終目的即查閱利用檔案提供最佳的解決方案。