實(shí)現(xiàn)研究所信息化建設(shè)的思考

引言：研究所的基本文檔和資料要做好管理工作必須要按照有效的方式進(jìn)行整理，而以計(jì)算機(jī)智能處理為依托的信息管理系統(tǒng)由于其精確、高效的文檔管理技術(shù)因此越來(lái)越受各科研所關(guān)注。目前已經(jīng)有許多研究所引用了信息管理技術(shù)來(lái)對(duì)其內(nèi)部機(jī)密或普通的文檔進(jìn)行有效管理。本文主要探討了研究所信息化管理方法使用前和使用時(shí)應(yīng)注意的問題。

一、序言

高科技的迅速發(fā)展為現(xiàn)代資料管理提供了更為高效的方法，其中信息化管理技術(shù)就是使用范圍較廣的一種手段。在各類研究所里借助科學(xué)的信息管理手段可以幫助研究人員共享資源，進(jìn)行高效網(wǎng)絡(luò)交流和互動(dòng)，在確保信息能夠并僅在內(nèi)部流動(dòng)的情況下實(shí)現(xiàn)高效、快捷的科研信息和資料管理。近年來(lái)許多研究所和科研院校開始使用電子信息管理技術(shù)并取得了較好的成效，由此可見實(shí)現(xiàn)信息化管理是勢(shì)在必行的。但由于科研資料的機(jī)密性和管理技術(shù)的不夠完整性，科研工作人員在進(jìn)行具體的信息管理工作時(shí)會(huì)遇到了一些問題，這就有待相關(guān)科技人員努力去解決并為科研工作者和其他人提供更好的信息管理技術(shù)。

二、在研究所引進(jìn)信息管理技術(shù)的基本前提

1.明白研究所資料信息化管理的重要性

這是一個(gè)知識(shí)爆炸的時(shí)代，科研工作者每天要應(yīng)對(duì)繁多的數(shù)據(jù)和資料，要閱讀大量文獻(xiàn)，以便指導(dǎo)自己實(shí)驗(yàn)和創(chuàng)新。他們必須將龐雜、混亂的信息進(jìn)行分類整理然后有序研讀，這是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。在沒有意識(shí)到信息管理技術(shù)的重要性之前，科研工作者只能借助簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，而這種技術(shù)并不高明，它只是模仿傳統(tǒng)的手工管理模式，借助電子存儲(chǔ)減少麻煩，計(jì)算機(jī)管理操作起來(lái)也并不快捷，因此效率不會(huì)太高。而信息化管理方式由于其統(tǒng)一的操作管理模式和系統(tǒng)的指導(dǎo)，無(wú)論科研工作者知識(shí)水平高低都能較快地進(jìn)行信息管理工作。在研究所引用信息化管理方式是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用對(duì)研究所各種檔案、資料進(jìn)行合理的分類和規(guī)整，若科研工作者對(duì)其沒有良好的認(rèn)識(shí)就難以意識(shí)到信息管理模式對(duì)推進(jìn)各項(xiàng)工作所產(chǎn)生的積極作用。

2.意識(shí)到信息管理的創(chuàng)新性

信息化的管理模式不同于傳統(tǒng)手工管理或簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，它旨在整合所有資源，在對(duì)信息分門別類的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理的連接和邏輯的排序，因此可以讓相關(guān)工作人員對(duì)信息管理工作有更全面的認(rèn)識(shí)和深刻的把握，也可以加強(qiáng)科研工作者之間的交流和互動(dòng)，鼓勵(lì)他們進(jìn)行合作創(chuàng)新。信息化管理方式的新穎之處在于對(duì)繁雜的各種資源進(jìn)行快速、系統(tǒng)、邏輯以及針對(duì)性的整理，讓人們免受繁瑣資料整理的麻煩。

3.研究所領(lǐng)導(dǎo)要首先重視信息化管理模式

實(shí)現(xiàn)研究所的信息化建設(shè)是一件極為不易的工作，要使信息化建設(shè)得以順利實(shí)施必須得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因此在引入信息管理模式進(jìn)行各項(xiàng)前，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化管理模式的充分重視及肯定，這樣科研工作者才會(huì)更加意識(shí)到信息化管理模式的重要性，并將其當(dāng)作一種有效的方式去實(shí)施。由此可見要順利在研究所中采用信息化管理模式必須要得到領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的支持和肯定。

4. 始終要以人為本開展信息化管理工作

科研工作中人始終是最為重要的因素，若是缺乏人才科研工作基本無(wú)法順利開展。同樣信息化管理的關(guān)鍵也在于人才，沒有人來(lái)實(shí)施管理工作又何來(lái)管理成效一說呢。因此無(wú)論何時(shí)何地信息管理的核心都必須放在對(duì)科研工作人員潛能的挖掘和創(chuàng)造能力的培養(yǎng)上。在進(jìn)行研究資料信息化管理時(shí)要始終以調(diào)動(dòng)負(fù)責(zé)人工作積極性為核心，在考慮工作人員需求和工作人員之間友好和諧關(guān)系的前提下，激發(fā)其創(chuàng)造性和潛能。

三、 對(duì)信息化管理工作流程有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)

信息化管理模式是科技進(jìn)步的產(chǎn)物，在具體實(shí)踐過程中還要注意與科學(xué)的進(jìn)步和技術(shù)的革新同步跟進(jìn)，進(jìn)行優(yōu)化和改革，從而使相關(guān)技術(shù)始終處于前沿，以便于更好地進(jìn)行科研工作。信息化管理方式的基本流程是對(duì)各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、傳送、回饋，整個(gè)流程會(huì)涉及到管理人員和科研工作者，要使這項(xiàng)繁雜的工作得以順利實(shí)施并高效的完成，必須要求所有人員共同參與和積極配合，這樣才能使其得以高效、高質(zhì)量的完成。一旦漏掉任何環(huán)節(jié)，都將導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和不全面，這些都不利于信息管理工作的實(shí)施和完善，因此必須避免。

四、定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和改進(jìn)

信息化管理體系的建立不是一件簡(jiǎn)單的事，其涉及的步驟繁瑣，成本較高，需要研究所花費(fèi)較大的人力、財(cái)力才能最終建立起來(lái)。因此管理人員在購(gòu)買相關(guān)設(shè)備和軟件后要做好相應(yīng)的管理和維護(hù)工作，以確保系統(tǒng)有較長(zhǎng)的壽命和高效的運(yùn)轉(zhuǎn)能力。研究所實(shí)現(xiàn)信息化管理不是朝夕間就可以完成的，隨著研究所的不斷發(fā)展及各種領(lǐng)域的拓寬，信息化管理系統(tǒng)也在不斷的擴(kuò)充與完善，因此要根據(jù)時(shí)代的前進(jìn)和技術(shù)的發(fā)展更新相應(yīng)管理技術(shù)和手段，確保信息管理體系始終處于高效運(yùn)轉(zhuǎn)的狀態(tài)，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各類人員的積極配合。為此管理人員要長(zhǎng)期做好對(duì)信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和革新工作，保證系統(tǒng)始終能以最快的速度進(jìn)行高質(zhì)量的服務(wù)。

五、確保信息管理系統(tǒng)安全和保密

1.對(duì)信息管理系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)和安保

信息化管理體系使用的各級(jí)網(wǎng)絡(luò)是其安全運(yùn)轉(zhuǎn)的基本前提。研究所的各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)大都是國(guó)家保護(hù)的機(jī)密要件，因此必須在安全保密的前提下進(jìn)行整理歸類和流轉(zhuǎn)工作。管理人員要堅(jiān)持維護(hù)各級(jí)網(wǎng)絡(luò)保證信息管理工作的安全性，在機(jī)密要件不被泄露的基本條件下設(shè)置內(nèi)部共享功能。

2.對(duì)信息化管理體系自身進(jìn)行維護(hù)和安保

研究所需要嚴(yán)格整理分類的信息資料大都是前人研究結(jié)果，這些數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，因此必須嚴(yán)格保密。整理數(shù)據(jù)和資料的工作人員在利用信息化管理模式時(shí)要在確保該方法安全可靠的前提下工作。一旦數(shù)據(jù)遭到黑客襲擊和盜取，其后果可能非常嚴(yán)重，甚至可能導(dǎo)致國(guó)家級(jí)機(jī)密泄露。為此工作人員要時(shí)刻做好信息化管理體系的維修和安全管理工作。

六、結(jié)語(yǔ)

在研究所引用信息化管理技術(shù)對(duì)其進(jìn)行有效的科研管理時(shí)，既要確保各項(xiàng)前期工作順利實(shí)施，同時(shí)還要做好對(duì)信息管理體系的維護(hù)和安全保障，以便在做好研究信息保密的前提下積極開展有效的信息化管理工作。

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（作者單位：中國(guó)電科第二十研究所）

作者簡(jiǎn)介：王斌，男。出生于1984年12月，籍貫遼寧沈陽(yáng)，就職于中電科技第二十研究所，通信事業(yè)部，助理工程師