如何保管好電子檔案信息

白艷

摘要：長期保存的CAD電子文件對計算機設備的依賴很強，雖然耐久性光盤載體可以保存較長時間，但若干年后，很可能出現保管完好的電子文件載體找不到讀取的設備，導致文件無法識讀。因此，CAD電子文件歸檔時必須注明其形成的軟件和存儲的格式，以防今后隨著軟件的更新換代最初的格式無法讀出。為此，對需要長久保存的CAD電子文件，除嚴格按要求接收、存檔外，還必須定期對其存儲介質進行檢查、復制，防止信息損失。有條件的企業，可隨著計算機設備的更新，將原文件在新的硬件、軟件中轉換格式，以確保CAD電子檔案的長期可讀。

一、轉變觀念，提高認識

傳統的科技檔案管理主要是對紙質文件進行驗收、歸檔，而新時期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業的核心技術安全也得不到有效的監控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設施和相應的管理平臺（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業實現科技檔案信息化管理基礎工作之一。企業只有實現了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實現科技檔案信息資源科學管理和高效利用。

二、制定標準，明確要求

CAD電子文件的歸檔管理是一項系統工程，企業檔案部門單靠自身的力量遠遠不夠，必須與文件形成部門及信息技術部門相互合作。因此，企業必須參照國家及檔案行業相關標準，制定出切實可行的《電子文件歸檔與管理規范》，明確規定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應的文件格式，對電子文件的運行環境、操作平臺等要求進行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準確性、有效性。一是內部文件。以年份、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。

二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

三、及時歸檔，確保質量

雖然企業各部門平時都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設備老化或頻繁更新，導致很多CAD電子文件在設備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發生，技術人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時通過計算機網絡向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對歸檔的CAD電子文件應及時進行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確保科技檔案的完整收集和安全保存。

四、提高技能，適應需求

CAD電子文件被檔案部門正式接收后，就成為企業科技檔案的重要組成部分。在電子環境中，如果檔案人員不能積極介入CAD電子文件的形成和保管過程，那么就不可能更好地對其進行鑒定、保存、編目或者提供利用。因此，檔案人員必須在專業人員的指導下學會運用專門的檔案管理平臺，科學有效地接收管理CAD電子文件，以適應企業檔案管理的需求。

五、全程控制，確保質量

CAD電子文件在定稿、打印成底圖之后，極易被忽視。它們或遭隨意增、刪、改，或被無意清除，或被新文件覆蓋，致使原有的文件面目全非，失去了歸檔、保管的意義。因此，企業必須嚴格執行有關標準，規范CAD電子文件的形成、批準、審批、審定、邏輯歸檔等環節要求，使其歸檔準確、完整、有效。

六、定期核查，及時整改

CAD電子檔案的收集、歸檔，必須經過版本鑒定，僅做簡單的整理與保存，將可能導致其版本與底圖不一致。因此，必須定期對邏輯歸檔的CAD電子檔案進行核查。重點核查歸檔文件是否完整，檔案形成過程的手續是否齊全，是否符合歸檔要求，等等。對不符合要求的應立即退回原移交部門，限期整改，確保CAD電子檔案與圖紙的一致性。

科技電子文件檔案種類較多，可以先按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應附上電子文件內容說明和注意事項。

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月的工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附有移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

二是賬簿。會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統一，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。