提升企業(yè)辦公室管理水平的策略研究

文軍

【文章摘要】

一個(gè)單位或者一個(gè)企業(yè)的行政管理部門最主要的機(jī)構(gòu)就是“辦公室”，辦公室承接了上級(jí)與下屬每個(gè)部門的聯(lián)系，協(xié)調(diào)每一個(gè)部門的工作，辦公室的作用在一個(gè)企業(yè)中的作用不容忽視，作為辦公室的主要工作人員承擔(dān)著辦公室的一切工作，往往這些人的工作效率直接影響著辦公室的工作效率的高低。所以，如何才能提高辦公室工作人員的工作效率，提升辦公室的管理水平有著很重要的意義。本文就針對(duì)如何提升辦公室管理水平進(jìn)行研究主要就從工作人員如何做好分內(nèi)工作，參與工作的熱情，建設(shè)一個(gè)高效率的辦公室?guī)讉€(gè)方面著手，提高企業(yè)的形象與工作效率。

【關(guān)鍵詞】

辦公室管理;工作效率;工作人員

辦公室是一個(gè)企業(yè)的綜合管理的部門，辦公室構(gòu)成了一個(gè)企業(yè)的完整體系，辦公室是上級(jí)主管部門與下級(jí)從屬部門的連接紐帶起到了橋梁的作用。辦公室的責(zé)任與職能就是綜合的引導(dǎo)下級(jí)部門聽從上級(jí)部門的安排完成好應(yīng)該完成的各項(xiàng)任務(wù)。要想履行好企業(yè)的辦公室應(yīng)有的作用與職能，首先就要參與到企業(yè)的政務(wù)以及各項(xiàng)工作中去，做好一切影單完成的任務(wù)，建立一支高效率的辦公室工作隊(duì)伍。

1 積極地參與到企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)中去，為企業(yè)提供自己的建議

辦公室的有其重要的的作用，就是要為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者與決策者提供自己的意見與建議，參與到企業(yè)的決策中去，為主要的指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)者提供一些建議。這就體現(xiàn)了辦公室是企業(yè)的核心組成部分之一。另外，辦公室也有責(zé)任協(xié)調(diào)好企業(yè)的每一個(gè)部門之間的關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)起每一個(gè)部門的工作熱情為企業(yè)服務(wù)。所以辦公室的建設(shè)工作關(guān)系到企業(yè)發(fā)展，辦公室的工作隊(duì)伍好與壞尤為重要。

1.1 要有一個(gè)”全局“意識(shí)

作為辦公室的工作人員“眼光要長(zhǎng)遠(yuǎn)”，不能只看重眼下的一點(diǎn)利益而不顧全企業(yè)未來的發(fā)展，樹立一個(gè)“全局意識(shí)”是辦公室工作人員工作的內(nèi)在要求，辦公室的工作人員有著帶領(lǐng)著企業(yè)上下員工共同努力為企業(yè)奮斗的責(zé)任，辦公室代表著上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)員工的一切指示，同時(shí)也代表著下級(jí)員工對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出的各項(xiàng)要求。辦公室的工作人員責(zé)任重大，所以，辦公室的工作人員樹立“全局意識(shí)”影響到企業(yè)的發(fā)展。另外，辦公室的工作人員千萬不能注重眼前的利益，不能只代表企業(yè)的下級(jí)員工的小部分人員的利益，在決策上要公平公正盡量符合大眾的利益，這樣他們的工作才能越來越完善。

1.2 加強(qiáng)企業(yè)的辦公室工作人員理論的學(xué)習(xí)

辦公室的工作人員要想為企業(yè)提供最優(yōu)質(zhì)的建議，提出最有效的改進(jìn)方法就需要加強(qiáng)這些工作人員的相關(guān)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，辦公室的工作人員主要就是提出改進(jìn)建議，提出提高工作的方法，以及管理好下級(jí)的工作人員主要扮演著“指揮官”的角色，而不需要參與實(shí)際的踐行中去。而理論知識(shí)的學(xué)習(xí)是一個(gè)長(zhǎng)期不斷積累的過程需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)更需要不斷的創(chuàng)新，隨著時(shí)代的發(fā)展不斷提出新的管理辦法，辦公室的工作人員需要學(xué)習(xí)與管理有關(guān)的相關(guān)理論知識(shí)，例如：行政辦法、業(yè)務(wù)熟知的各項(xiàng)理論、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)等等。辦公室的工作人員需要不斷加強(qiáng)自身的管理道德修養(yǎng)，從而提升整個(gè)辦公室的辦事效率與行政效率，達(dá)到企業(yè)效益提高的目的。

1.3 辦公室的工作人員提供的決策方案要經(jīng)過反復(fù)的研究

作為領(lǐng)導(dǎo)的主要“獻(xiàn)策人”辦公室要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成每一個(gè)工作決策，往往企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員沒有太多的實(shí)踐去深入到企業(yè)的一線工作中去實(shí)際的的考察工作狀況，只能通過辦公室提供的信息來進(jìn)行決策，所以這就需要辦公室的工作人員要為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)的科學(xué)的調(diào)查信息。這樣才能保證決策的可行性以及科學(xué)性，帶領(lǐng)企業(yè)朝著一個(gè)更好的方向發(fā)展。簡(jiǎn)單的說，辦公室的工作人員所提供的信息與調(diào)查數(shù)據(jù)往往都能左右著領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展的方向，人類社會(huì)的發(fā)展就是在不斷地循環(huán)著認(rèn)識(shí)自己，完善自己的一個(gè)過程。企業(yè)的調(diào)查研究就是在認(rèn)識(shí)企業(yè)自身存在的不足以及應(yīng)該改進(jìn)的不足之處，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出的決策也就是企業(yè)的自我改進(jìn)的過程。所以，辦公室工作人員在進(jìn)行調(diào)查研究時(shí)一定要保證調(diào)查資料的真實(shí)性與客觀性，以提高辦公室的工作效率以及整個(gè)企業(yè)的工作效率。

2 做好辦公室工作人員的本職工作，保證各項(xiàng)工作的開展

辦公室的工作人員的本職工作的開展關(guān)系到所有部門工作的開展，辦公室是一個(gè)綜合性工作極強(qiáng)的部門，這就決定了辦公室的工作性十分的復(fù)雜，要做好辦公室的各項(xiàng)工作，就要明確辦公室的工作目標(biāo)，做好本職工作。

2.1 明確自己的崗位與本職工作

首先，辦公室的工作人員要明確自身的工作特點(diǎn)，以及辦公室的工作范圍與工作崗位的各項(xiàng)職能，需要協(xié)調(diào)好與個(gè)部門之間的聯(lián)系。辦公室的本職工作包括著許多的方面的工作責(zé)任。

第一，工作的標(biāo)準(zhǔn)定為要高，不能只局限于一點(diǎn)小小的成就而沾沾自喜，辦公室的工作成果直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)好壞以及整個(gè)企業(yè)的未來發(fā)展，所以辦公室的工作職能關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的發(fā)展而非個(gè)人利益的好與壞。

第二，辦公室需要應(yīng)對(duì)企業(yè)的各種突發(fā)的事件，企業(yè)所處的位置直接影響到辦公室的工作環(huán)境，企業(yè)大多數(shù)都在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)往往復(fù)雜多變，出現(xiàn)的狀況也無法估量，這就需要辦公室的工作人員要提前做好預(yù)警工作，對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況做好準(zhǔn)備，更要提高辦公室處理突發(fā)事件的工作效率，保證其的正常運(yùn)行與工作。

第三，辦公室的協(xié)調(diào)工作的任務(wù)繁重，辦公室溝通著上級(jí)與下屬部門之間的聯(lián)系，要想提高效率與工作質(zhì)量，協(xié)調(diào)與統(tǒng)一十分重要，所以辦公室的每一名工作人員都要明確自身的崗位與職責(zé)，每一個(gè)員工的工作效率與行為都知己影響著工作的結(jié)果。要做到每項(xiàng)工作的責(zé)任都有承擔(dān)人，做好自己的分內(nèi)工作，協(xié)調(diào)好部門之間的關(guān)系。

2.2 找出工作規(guī)律，做好每一項(xiàng)工作

辦公室的工作雖然存在著一定突發(fā)性風(fēng)險(xiǎn)以及隨時(shí)都有可能面對(duì)著不同的工作難題，但是辦公室的工作也存在著一定的規(guī)律性，這就需要辦公室的工作人員自己找出其工作的特點(diǎn)與規(guī)律找到規(guī)律去辦事往往都十分的簡(jiǎn)單。辦公室的工作規(guī)律主要表現(xiàn)在實(shí)踐的規(guī)律性以及工作程序的單一性，只要辦公室的工作人員能抓住這兩個(gè)工作規(guī)律就可以簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率，使得辦公室的工作變得越來越簡(jiǎn)單，達(dá)到事半功倍的成效。

辦公室的工作主要就是分工解決上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的每一項(xiàng)工作任務(wù)，只有相互協(xié)作與配合個(gè)才能完成好每一項(xiàng)工作任務(wù)，辦公室的管理工作做得好直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展，所以，提高辦公室的工作管理十分重要，促使企業(yè)能夠朝著更好的方向發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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