新形勢下檔案管理工作的規范化

李文勇 阮禮銀 馬振華

【文章摘要】

新形勢下，時代的發展對檔案管理工作提出了更高的要求，就其本身來說，檔案管理工作具體環節比較復雜，需要高能力、專業化的管理人員。有效的檔案管理工作有利于信息的保存和查詢，加快相關部門的工作效率，促進檔案管理工作的順利進展，隨著時代的發展，我們也應該進一步規范檔案管理工作。因此，本文首先介紹了檔案管理工作的重要性，接著輪速了檔案管理中現存的一些問題，并最后提出了管理策略，以便實現檔案管理工作的規范化，適應新形勢的變化。

【關鍵詞】

新形勢;檔案管理;工作規范;現狀;措施

0 前言

二十一世界是知識經濟時代，隨著時代的變遷，各方面都應加以改革來滿足新形勢的要求。就檔案管理工作而言，以往的檔案管理工作已經不能適應當前時代的需求，因此我們應該認識到檔案管理的重要性，在此基礎上明確當前管理工作中存在的不足，并找出合理的解決措施來改變現狀。

1 檔案管理工作的重要性

檔案主要記錄了組織以往的事件和歷史，組織能夠從檔案中獲得組織所需要的信息和經驗，有利于組織吸取經驗，方便對日后事件的處理;另外，檔案還是一種組織文化，積淀著組織的文化內涵，因此檔案管理工作對組織具有重要的意義，有效的檔案管理工作能夠促進組織的發展。

從組織的內部來講，通過檔案管理工作，組織人員可以了解組織以往的發展歷程，幫助員工更好地掌握組織的文化精神，全面地認識組織，有利于提高員工的歷史認知水平[1]。除此之外，檔案管理記錄了組織中很多重要的內部信息，這些信息與組織日后的發展息息相關，如果泄露了這些信息，將會危及到組織的發展方向，嚴重的話還會威脅到組織的生存，所以我們要加強檔案管理工作，使其規范可靠。

從組織的未來來講，檔案管理工作有利于促進組織日后的發展。管理者的決策直接影響到組織的發展，而組織管理者的決策很大程度上要借鑒以往的經驗和相關的數據，所以管理者的決策離不開檔案管理，規范的檔案管理能夠幫助管理者做出科學、合理的選擇，促進組織未來的發展。從上面的論述中我們可以知道檔案管理工作對組織的內部和未來都有重要的發展意義，規范化的檔案管理工作有利于保存重要的信息，為組織未來的決策奠定良好的基礎，促進組織的全面發展。

2 檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作在組織的發展中占據著重要的地位，是組織管理中一項關鍵的任務。但是就目前來看，檔案管理工作中還存在一些問題，為了使檔案管理工作適應現代化的要求，實現管理工作的規范化，我們必須要明確檔案管理工作中現存的一些問題，以便能夠更好地解決這些問題。

2.1 檔案管理員沒有認識到檔案管理工作的重要性

從當前的現狀分析，我國檔案管理人員工作水平較低，很大一部分員工根本還沒有認識到檔案管理工作的重要性，因此難以實現檔案管理工作的規范化和專業化。在組織里，工作人員都把檔案管理作為一個十分簡易的工作，上層管理者也是這樣認為，導致沒有把檔案管理你重要性的理念灌輸于員工心中，從而使檔案管理工作沒有受到大家的重視。除此之外，這種長期忽視的態度也會導致工作人員的工作能力大大下降，因為管理人員并沒有把檔案管理看做一個重要的工作，所以其投入的辛勞也不會很多，更不會努力去提高自身的檔案管理水平和管理能力。

2.2 檔案管理工作信息化水平較不高

原先的檔案管理大都是采用紙質化的工作方法，這種工作方法難以實現信息長久地保存和使用，信息的準確率也會受到一定的影響，其管理效率也不會很高，而當今社會信息膨脹，工作節奏加快，所以傳統的管理方法已經不符合現代生活的要求[2]，我們要實現檔案的信息化管理。當前檔案管理的信息化水平較低，科技含量不高，信息化技術難以落實到平日的工作中，因此我們要認識到傳統工作的落后性，以此來提高工作效率，運用科技手段來提高信息處理的能力，從而實現檔案管理工作的規范化。

3 新形勢下檔案管理工作規范化的有效途徑

3.1 提高檔案管理人員的專業水平，加強管理工作的能力

我國檔案管理工作程序紛繁復雜，要想實現檔案管理工作的規范化，我們必須要提高檔案管理人員的專業能力和專業水平。就目前來看，我國檔案管理工作人員對檔案管理工作重視程度不高，其工作能力水平有限，對檔案管理工作的專業知識掌握不夠，隨著時代的發展，我國應當不斷更新檔案管理的工作方法，適當地應用科技手段來規范檔案管理工作。為此，我們首先要對檔案管理工作人員進行專門的培訓，采用講座授課、聘請專家來補充管理工作的知識，另外還要開辟實踐平臺，給檔案管理員工提供操作的機會，使理論結合實際，進而提高檔案管理員工的專業水平和工作能力。

3.2 加強管理人員的重視程度，提高管理意識

為了使檔案管理工作更加規范化、專業化，組織內部應該提高管理意識，改變原有的忽視態度，規范相關管理工作的工作流程和工作標準，把所有的資料進行集中整合和分類，并對資料進行備份，以備后續工作的使用，之后的歸檔工作與立卷工作必須詳細，嚴格對檔案進行分類歸檔，在此基礎上，我們還要保證檔案的準確性和完整性。另外，相關人員還要建立并健全完善的檔案管理規范和管理體制，把員工的具體任務和具體責任進行明確的劃分，讓員工各有所職，各得其所，對于那些態度不端正的員工要按照制度來進行處理，嚴格懲罰，從制度上來加強檔案管理工作人員的重視程度，進而提高管理意識。

3.3 提高檔案管理的信息化水平

為了適應現代化的要求，我們要利用先進科學技術，不斷更新和完善電子檔案管理系統，實現檔案管理的信息化，從而提高檔案管理的工作水平和工作效率，保證檔案存檔信息的準確性和完整性。另外，引入搜索引擎技術，便于相關信息的查找、整合和分類。除此之外，我們還要建立并健全規范的歸檔制度，進一步加強檔案歸類工作，讓相關工作人員認識到自己的責任，明確工作要求和工作指標[3]。同時，還要對檔案管理人員進行技術培訓，豐富員工的科技知識，讓員工學會利用互聯網技術來操作檔案管理，以此來提高檔案管理的信息化水平。

4 結語

我們要明確檔案管理工作的重要性，改變以往的管理工作態度，并在此基礎上，認識到當前檔案管理中存在的問題和不足，進而提高我們的管理意識，提高檔案管理人員的工作水平和專業素養，最后運用現代科技手段來實現檔案管理工作的規范化。

【參考文獻】

[1].韓梅，木雕企業檔案工作與檔案文化建設[J].辦公室業務，2012年07期.

[2].章熙昀，新形勢下木雕企業檔案管理工作的規范研究[J].華章，2011年14期.

[3].巴云紅，新形勢下事業單位的數字化檔案管理工作[J].科技傳播，2011年18期.

【作者簡介】

李文勇，男（1965.11—），漢族，籍貫：河南省商城縣人，專科，技師。研究方向：圖書管理.檔案管理