淺談鄉(xiāng)政府檔案管理中存在的問題

尹成立

【文章摘要】

鄉(xiāng)政府檔案記載著鄉(xiāng)政府在過去工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種歷史記錄，是過去鄉(xiāng)政府重要工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行留下的軌跡;是今后鄉(xiāng)政府工作的重要導(dǎo)航。那么做好鄉(xiāng)政府檔案管理工作對(duì)促進(jìn)鄉(xiāng)社會(huì)和諧發(fā)展有著重要的意義。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，過去的鄉(xiāng)政府檔案管理存在著諸多問題，已嚴(yán)重地阻礙著今天現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理模式的需要，那么解決這些問題對(duì)鄉(xiāng)政府檔案管理今后的發(fā)展起著促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】

鄉(xiāng)政府;檔案管理;問題及對(duì)策

1 當(dāng)前我國鄉(xiāng)政府檔案管理中存在的問題

1.1 從上到下都對(duì)檔案管理重視的程度不夠

按照科學(xué)的檔案管理方法，檔案分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個(gè)級(jí)別，鄉(xiāng)政府檔案管理也應(yīng)按著這幾個(gè)等級(jí)進(jìn)行合理的分類，實(shí)行科學(xué)的管理。而現(xiàn)實(shí)中更多的檔案是無分類，隨便擺放，堆積如山，隨便讓人兼并代。鄉(xiāng)政府的領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為有個(gè)房間存放著，不丟了就行。這樣的領(lǐng)導(dǎo)讓這樣不負(fù)責(zé)任的人員兼管就出現(xiàn)了征兵入伍、提升村干部現(xiàn)編檔案，過去的工作痕跡讓老百姓回憶補(bǔ)記錄的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員無專業(yè)知識(shí)

檔案管理不是任何人員都能勝任的，它要求管理者具有一定的專業(yè)能力和自身的道德修養(yǎng)水平。但某些鄉(xiāng)政府檔案管理者是用從未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、其他崗位人員隨便兼并代的管理方式。這樣就自然而然地形成了鄉(xiāng)政府檔案管理人員如同走馬燈似地輪換，久而久之就是新人不知過去的事;老人久了也記不起以前的事。大家都管理過檔案，大家都不會(huì)管理檔案，這樣的情況在鄉(xiāng)政府非常普遍。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，成本投入幾乎為零

鄉(xiāng)政府檔案室大部分還是過去的舊房，通風(fēng)不好，潮濕陰暗，檔案架早已腐爛，但這樣的條件鄉(xiāng)政府卻無經(jīng)費(fèi)投入，隨著社會(huì)的發(fā)展，鄉(xiāng)政府的人員辦公大樓從新建筑了、鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)的車輛從新購置了，鄉(xiāng)政府的主要領(lǐng)導(dǎo)從新調(diào)動(dòng)了，但鄉(xiāng)政府的檔案室還是那個(gè)檔案室，管理模式還是那個(gè)管理模式。

1.4無檔案管理制度

鄉(xiāng)政府的檔案里包含著重要文件和一些機(jī)密，所以鄉(xiāng)政府檔案管理應(yīng)用科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋９苤贫ǎ缡占⒈９堋⒔栝?、存檔等等制度。但有的鄉(xiāng)政府這些制度都是流于形式給別人看的;有些鄉(xiāng)政府連這些制度都沒有，更談不上在具體實(shí)際工作中運(yùn)用這些制度。再加上管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案管理無程序，丟失嚴(yán)重，管護(hù)意識(shí)薄弱，這樣就形成檔案丟的丟、篡改的篡改、霉?fàn)€的霉?fàn)€，使檔案失去其自身的價(jià)值所在，嚴(yán)重地?fù)p壞了檔案的真實(shí)性和可利用性。

2 針對(duì)當(dāng)前我國鄉(xiāng)政府對(duì)檔案管理中存在問題應(yīng)采取的措施

2.1 加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量

首先要加強(qiáng)鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度，從根本上解決對(duì)檔案管理的麻木不仁、監(jiān)督不到位的現(xiàn)象，讓他們把此項(xiàng)工作列入政府工作計(jì)劃。其次讓檔案管理者本人對(duì)自己的崗位給予高度重視，知道自己崗位的特殊性和重要性，更知道自己在此崗位的責(zé)任之重大。

2.2 加強(qiáng)檔案管理人員的在崗培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

鄉(xiāng)政府的檔案記載著鄉(xiāng)政府過去重要的工作，是過去重要工作留下的痕跡，所以鄉(xiāng)政府的檔案管理工作也顯得尤為重要，那么加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，首先讓檔案管理人員們知法、懂法，讓檔案管理人員詳細(xì)知道自己的業(yè)務(wù)職責(zé)，嚴(yán)格地按照檔案管理的規(guī)章制度要求自己，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感。讓檔案管理人員都必須持證上崗，專崗專人管理檔案，尤其是在職檔案管理人員的任免與調(diào)動(dòng)必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查與批準(zhǔn)，杜絕檔案管理工作表面上看是兼并帶實(shí)際上是無人管理的混亂狀態(tài)。

2.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，逐步使檔案管理工作電子信息化

傳統(tǒng)的檔案管理工作業(yè)務(wù)量大，差錯(cuò)率高，效率低，保密性低，使一些人有可趁之危。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息現(xiàn)代化已攝入我們工作里的各個(gè)方面，檔案管理信息化更顯得重要，它可以使繁瑣的工作瞬間完成并能達(dá)到信息共享，同時(shí)也給鄉(xiāng)政府的其他工作帶來方便。所以與檔案管理有關(guān)的軟硬件的投入，加強(qiáng)專業(yè)人員的上機(jī)操作水平培訓(xùn)應(yīng)該是刻不容緩的，也只有這樣才真正地體現(xiàn)政府采購預(yù)算中原則之一的遵循緩、急、輕、重原則。這是因?yàn)槁毠さ母吲渲秒娔X、寬敞明亮的辦公大樓、主要領(lǐng)導(dǎo)的小車遠(yuǎn)遠(yuǎn)起不到這么多的作用。

2.4 加強(qiáng)檔案管理工作中制度的制定與落實(shí)

制度是約束人們行為的準(zhǔn)則，鄉(xiāng)政府檔案管理制度是檔案管理人員在實(shí)際工作中行為依據(jù).所以檔案管理工作制度制定要詳細(xì)全面，并在實(shí)際工作中逐步完善;鄉(xiāng)政府檔案管理工作的制度落實(shí)是管理制度的體現(xiàn)與升華，二者有機(jī)地結(jié)合才能體現(xiàn)科學(xué)管理檔案的意義。監(jiān)督工作對(duì)檔案管理工作起到了不可缺少的補(bǔ)充作用。只有制度、落實(shí)、監(jiān)督相互制衡相互制約，鄉(xiāng)政府檔案管理工作才能與現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，才能避免那些鄉(xiāng)政府檔案管理中不應(yīng)該發(fā)生的亂、丟、霉、篡改現(xiàn)象。

3 結(jié)語

總之，鄉(xiāng)政府是老百姓的衣食父母，他們的工作好與壞應(yīng)留下軌跡，鄉(xiāng)政府檔案管理工作在這點(diǎn)起著重要的作用。要做好這項(xiàng)看不起眼，實(shí)為難做的工作更為重要。這里需要鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與責(zé)任心以及職業(yè)道德的水平，還需要基礎(chǔ)設(shè)施的前期投入和后期的軟件開放與利用等等大量工作，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，為了使鄉(xiāng)政府檔案管理工作更好地服務(wù)于老百姓、服務(wù)于民生、服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展我想是值得的，是勢(shì)在必行的。

【參考文獻(xiàn)】

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